PAGE檔案文件工作制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案文件管理，確保檔案文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案文件的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案文件形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案文件管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案文件應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案文件，保證檔案文件的齊全、完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案文件進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案文件的整理、保管和分類應(yīng)便于查閱和利用，提高檔案文件的使用效率。二、檔案文件管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案文件管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案文件管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案文件的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案文件管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文件的信息化管理，提高檔案文件管理效率和服務(wù)水平。4.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案文件管理工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。5.負(fù)責(zé)檔案文件的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定提供檔案文件利用，確保檔案文件的安全。6.參與公司/組織重大活動、重要項(xiàng)目的檔案文件管理工作，對檔案文件的形成、積累和整理進(jìn)行全程跟蹤指導(dǎo)。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案文件管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案文件的收集、整理、歸檔工作，并指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)具體實(shí)施。2.兼職檔案員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集、整理本部門在工作中形成的各類檔案文件，確保檔案文件的完整、準(zhǔn)確，并按時移交檔案管理部門歸檔。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助，共同做好公司/組織的檔案文件管理工作。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織檔案文件管理制度，在工作中形成的各類文件材料應(yīng)及時整理、歸檔，不得私自留存或銷毀。2.員工查閱、借閱檔案文件應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，不得擅自將檔案文件帶出公司/組織或轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案文件上涂改、圈劃、批注、污損。3.員工對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案文件負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露檔案信息。三、檔案文件的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于以下幾類：行政管理文件，如公司/組織的章程、制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。業(yè)務(wù)管理文件，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料等。財務(wù)管理文件，如財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。人力資源管理文件，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。黨群工作文件，如黨組織文件、工會文件、共青團(tuán)文件等。其他具有保存價值的文件材料。2.公司/組織外部接收的與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料，如上級主管部門文件、合作伙伴提供的資料等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門形成的文件材料進(jìn)行收集，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具，如有破損或字跡不清的應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行收集，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.檔案文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，分類應(yīng)科學(xué)合理、便于查找。2.歸檔文件應(yīng)按照件進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。3.歸檔文件應(yīng)編制頁碼，頁碼應(yīng)標(biāo)注在文件正面的右上角或背面的左上角，空白頁不編號。4.歸檔文件應(yīng)按照分類方案和排列順序進(jìn)行編號，編號應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確，不得重號、漏號。5.歸檔文件應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目，目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案文件裝訂，一份單獨(dú)成冊。四、檔案文件的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年年底前將本部門當(dāng)年形成的檔案文件整理完畢，并移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大活動、重要項(xiàng)目形成的檔案文件，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時整理歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案文件移交檔案管理部門時，應(yīng)填寫《檔案文件移交清單》，詳細(xì)注明檔案文件的名稱、數(shù)量、起止日期等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對接收的檔案文件進(jìn)行核對、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.檔案管理部門將驗(yàn)收合格的檔案文件按照規(guī)定的分類方案和排列順序進(jìn)行上架保管，并在檔案管理信息系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案文件的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案文件應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查找。4.對重要的檔案文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份應(yīng)采用多種存儲介質(zhì)，并分別存放于不同的地點(diǎn)。5.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案文件有損壞、丟失等情況應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施。五、檔案文件的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案文件，應(yīng)填寫《檔案文件查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案文件的查閱，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。3.外部單位查閱公司/組織檔案文件，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司/組織總經(jīng)理審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案文件查閱申請表》，按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案文件，并在《檔案文件查閱登記表》上記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案文件，不得擅自將檔案文件帶出指定地點(diǎn)。4.查閱人如需復(fù)印、摘錄檔案文件，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案文件，應(yīng)填寫《檔案文件借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門借閱。2.涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案文件的借閱，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。3.外部單位借閱公司/組織檔案文件，應(yīng)持單位介紹信，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)公司/組織總經(jīng)理審批后，由檔案管理部門安排專人陪同借閱，并辦理相關(guān)手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案文件借閱申請表》，按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案文件，并在《檔案文件借閱登記表》上記錄借閱人姓名、借閱時間、借閱期限、歸還時間等信息。3.借閱人應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還檔案文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案文件上涂改、圈劃、批注、污損，如發(fā)現(xiàn)檔案文件有損壞、丟失等情況應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案文件的鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案文件價值的原則，準(zhǔn)確判定檔案文件的保管期限。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案文件的鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案文件的形成時間、來源、內(nèi)容、形式等因素，對檔案文件進(jìn)行全面審查，分析其保存價值。2.對于保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案文件，應(yīng)延長其保管期限；對于已失去保存價值的檔案文件，應(yīng)予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案文件進(jìn)行逐一核對，編制《檔案文件銷毀清單》，注明檔案文件的名稱、數(shù)量、起止日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.《檔案文件銷毀清單》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案文件應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.在銷毀檔案文件時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案文件銷毀清單》上簽字確認(rèn)。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)將《檔案文件銷毀清單》歸檔保存。七、檔案文件的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案文件統(tǒng)計制度，定期對檔案文件的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，不得虛報、瞞報、漏報。3.檔案管理部門應(yīng)定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案文件管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷、合并等原因