PAGE檔案工作室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案工作室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案工作室全體工作人員以及公司/組織內(nèi)涉及檔案管理與利用的各部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作室對(duì)公司/組織各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假和偽造檔案。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案采取保密措施，防止檔案信息泄露。4.高效利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、檔案工作室職責(zé)（一）檔案收集1.制定檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，明確各類檔案的形成部門和歸檔時(shí)間要求。2.定期對(duì)公司/組織各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保應(yīng)歸檔檔案及時(shí)收集齊全。3.主動(dòng)收集散存在公司/組織內(nèi)部各部門、個(gè)人手中的具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）檔案整理1.按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁、裝盒等加工處理，確保檔案的整齊規(guī)范。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄、存儲(chǔ)管理等工作，保證電子檔案的可讀性和可用性。（三）檔案保管1.建立檔案庫房管理制度，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（四）檔案鑒定1.定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，制定檔案保管期限表。2.對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)審批后對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理。（五）檔案利用1.建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序和審批權(quán)限。2.積極為公司/組織內(nèi)部各部門和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案信息。3.根據(jù)檔案利用需求，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。（六）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司/組織檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案主要包括公司/組織在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過程中形成的各類文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。3.會(huì)計(jì)檔案包含公司/組織在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各類會(huì)計(jì)資料。4.人事檔案涉及公司/組織員工的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、薪酬福利等方面的文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織不同業(yè)務(wù)類型，分別設(shè)立相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案類別，如市場(chǎng)營銷檔案、客戶服務(wù)檔案、合同檔案等，用于記錄和管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的相關(guān)資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號(hào)按照項(xiàng)目名稱類別流水號(hào)的順序編號(hào)。如：[項(xiàng)目名稱]設(shè)計(jì)圖紙001，代表某項(xiàng)目的第1份設(shè)計(jì)圖紙檔案。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)根據(jù)會(huì)計(jì)年度類別保管期限流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)。如：2023會(huì)計(jì)憑證定期30年001，即2023年度的第1份定期保管30年的會(huì)計(jì)憑證檔案。4.人事檔案編號(hào)以員工個(gè)人身份證號(hào)碼作為唯一標(biāo)識(shí)進(jìn)行編號(hào)。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)依據(jù)業(yè)務(wù)類別年度流水號(hào)進(jìn)行編號(hào)。如：市場(chǎng)營銷2023001，為2023年度市場(chǎng)營銷業(yè)務(wù)的第1份檔案。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在履行職能過程中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。3.公司/組織舉辦的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、活動(dòng)方案、照片、視頻等。4.公司/組織員工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、獲獎(jiǎng)證書等。5.反映公司/組織歷史沿革、發(fā)展歷程、重大事件等方面的文件材料。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍和歸檔時(shí)間要求，定期將本部門形成的檔案整理后移交檔案工作室。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署完備，紙張及載體符合要求。3.電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)確保文件格式通用、元數(shù)據(jù)完整，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和命名規(guī)則進(jìn)行保存。4.對(duì)于重要的、成套的檔案，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)的輔助材料，如項(xiàng)目背景資料、調(diào)研數(shù)據(jù)、論證報(bào)告等。（三）歸檔時(shí)間1.文書檔案一般在次年上半年完成上一年度文件材料的歸檔工作。2.科技檔案項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案工作室統(tǒng)一保管。4.人事檔案員工離職后一個(gè)月內(nèi)，所在部門應(yīng)將其人事檔案整理后移交檔案工作室。5.業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)活動(dòng)的階段性或年度進(jìn)行歸檔，具體時(shí)間由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況確定，但最遲不得超過次年上半年。五、檔案整理與編目（一）整理流程1.區(qū)分全宗將公司/組織形成的檔案按照來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，劃分為不同的全宗，每個(gè)全宗內(nèi)的檔案相對(duì)獨(dú)立、完整。2.分類根據(jù)檔案分類方案，對(duì)全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。3.排列在分類的基礎(chǔ)上，按照檔案形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列，確保檔案排列有序。4.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。5.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。（二）編目要求1.案卷目錄應(yīng)包含全宗號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目，按照案卷號(hào)順序排列。2.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等內(nèi)容，排列在卷內(nèi)文件首頁之前。3.編目信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，字跡清晰，采用統(tǒng)一的格式和字體，便于查閱和使用。六、檔案保管與保護(hù)（一）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。2.嚴(yán)格控制庫房溫度和濕度，溫度一般保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間?？膳鋫錅貪穸日{(diào)節(jié)設(shè)備，確保庫房溫濕度符合要求。3.庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、防盜門窗、除濕機(jī)、防蟲藥、擋鼠板等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。4.庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品和其他雜物。5.檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，不得隨意堆放。（二）檔案保護(hù)措施1.紙質(zhì)檔案對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)使用線繩等不易生銹、腐蝕的材料，避免使用金屬裝訂物。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.電子檔案定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，采用異地存儲(chǔ)、磁帶存儲(chǔ)等多種備份方式，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.特殊載體檔案對(duì)于照片、底片、錄音帶、錄像帶等特殊載體檔案，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進(jìn)行存放和保護(hù)。照片應(yīng)進(jìn)行沖印、裱貼，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息；底片應(yīng)存放在特制的底片袋中，防止劃傷和褪色；錄音帶、錄像帶應(yīng)定期進(jìn)行播放檢查，確保信息可讀。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案工作室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限。2.對(duì)于反映公司/組織主要職能活動(dòng)、歷史沿革、重大事件等具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于一般性事務(wù)文件、時(shí)效性較強(qiáng)且已失去參考價(jià)值的檔案，可確定較短的保管期限。3.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式、價(jià)值等因素，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（三）鑒定程序1.檔案工作室定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.將需鑒定的檔案提交給鑒定小組，鑒定小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。3.對(duì)鑒定小組提出的存毀意見進(jìn)行審核，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，確定最終的鑒定結(jié)果。（四）銷毀處理1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案工作室和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)認(rèn)真核對(duì)檔案與銷毀清冊(cè)內(nèi)容是否一致，確保銷毀工作徹底、無誤。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)存檔保存。八、檔案利用與服務(wù)（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，查閱本部門形成的檔案以及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他檔案。2.公司/組織員工因個(gè)人工作、學(xué)習(xí)、生活等需要，查閱本人人事檔案以及與個(gè)人相關(guān)的其他檔案。3.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱公司/組織檔案，但必須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員可直接到檔案工作室查閱檔案，檔案工作人員應(yīng)根據(jù)查閱需求，及時(shí)提供所需檔案，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案工作室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制對(duì)于不宜借出的檔案，可根據(jù)利用者的需求提供檔案復(fù)制件。復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)檔案工作室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（三）利用程序1.查閱程序利用者到檔案工作室查閱檔案時(shí)，應(yīng)先向檔案工作人員說明查閱需求，檔案工作人員根據(jù)需求查找檔案，并提供給利用者查閱。利用者查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱登記簿上填寫查閱日期、查閱人姓名、查閱檔案名稱及內(nèi)容等信息。2.借閱程序利用者填寫檔案借閱申請(qǐng)表后，提交給所在部門負(fù)責(zé)人簽字審核，再報(bào)檔案工作室負(fù)責(zé)人審批。檔案工作室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案工作人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容提供檔案，并辦理借閱手續(xù)，記錄借閱日期、借閱人姓名、檔案名稱及數(shù)量、借閱期限等信息。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和質(zhì)量，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。3.復(fù)制程序利用者提出檔案復(fù)制申請(qǐng)，經(jīng)檔案工作室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案工作人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋檔案工作室印章，注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無誤后，提供給利用者。（四）利用服務(wù)1.檔案工作人員應(yīng)熱情接待利用者，耐心解答利用者提出的問題，積極提供檔案利用服務(wù)。2.為方便利用者查閱檔案，檔案工作室應(yīng)建立檔案檢索系統(tǒng)，提供紙質(zhì)和電子兩種檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫等，便于利用者快速查找所需檔案。3.根據(jù)利用者的需求，檔案工作室可提供檔案編研成果，如大事記、組織沿革、專題資料匯編等，為利用者提供更全面、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量和水平。3.確保檔案信息的安全可靠，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享和利用。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理軟件選用適合公司/組織檔案管理需求的專業(yè)檔案管理軟件，該軟件應(yīng)具備檔案錄入、分類、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、權(quán)限控制等功能模塊，滿足檔案管理工作的各項(xiàng)要求。2.硬件設(shè)施配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)量的增長(zhǎng)情況，及時(shí)更新硬件設(shè)備，保證系統(tǒng)的性能和穩(wěn)定性。3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采用多種存儲(chǔ)方式對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時(shí)，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案管理1.電子文件收集與歸檔各部門在文件形成過程中，應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將電子文件收集齊全，并進(jìn)行規(guī)范整理后移交檔案工作室。檔案工作室對(duì)接收的電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)著錄等處理后，按照電子檔案存儲(chǔ)要