PAGE企業(yè)人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人員檔案管理，確保人員檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，充分發(fā)揮人員檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集員工各類信息，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工檔案信息，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的崗位變動(dòng)、工作業(yè)績(jī)等情況及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址。3.婚姻狀況、家庭成員信息。（二）學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷1.最高學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件。2.參加的各類培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、課程內(nèi)容、培訓(xùn)證書等。（三）工作經(jīng)歷1.歷任工作單位、職位、工作時(shí)間。2.工作職責(zé)、工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲情況。（四）職業(yè)資格證書1.專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能等級(jí)證書。2.證書取得時(shí)間、有效期。（五）勞動(dòng)合同1.與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本。2.續(xù)簽、解除、終止勞動(dòng)合同的相關(guān)記錄。（六）薪酬福利記錄1.工資發(fā)放記錄、獎(jiǎng)金分配情況。2.社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金繳納記錄。（七）績(jī)效考核記錄1.各年度、季度績(jī)效考核結(jié)果。2.績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃及實(shí)施情況。（八）培訓(xùn)與發(fā)展記錄1.內(nèi)部培訓(xùn)參與情況、培訓(xùn)考核成績(jī)。2.外部培訓(xùn)申請(qǐng)及反饋。3.個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及實(shí)施進(jìn)展。（九）獎(jiǎng)懲記錄1.公司內(nèi)部的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)文件及證書。2.違紀(jì)違規(guī)處理決定、通報(bào)批評(píng)等記錄。（十）其他重要信息1.員工參與的重要項(xiàng)目、取得的突出成果。2.獲得的專利、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)情況。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放《員工檔案信息登記表》，要求員工如實(shí)填寫個(gè)人基本信息、學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交相關(guān)證明材料，如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、職業(yè)資格證書復(fù)印件等。3.人力資源部門對(duì)新員工提交的資料進(jìn)行審核，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。審核無誤后，將資料整理歸檔，建立新員工檔案。（二）檔案資料收集1.人力資源部門定期收集員工的各類信息，如績(jī)效考核結(jié)果、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。2.各部門應(yīng)及時(shí)將涉及本部門員工的相關(guān)資料報(bào)送人力資源部門，確保檔案信息的時(shí)效性。3.員工個(gè)人如有信息變更，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交變更申請(qǐng)及相關(guān)證明材料，人力資源部門審核后及時(shí)更新檔案內(nèi)容。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類整理，確保同一類別的資料集中存放。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。3.檔案資料應(yīng)保持整潔、清晰，不得隨意涂改、損壞。（二）分類方法1.個(gè)人基本信息類：按照員工姓名建立文件夾，將個(gè)人基本信息資料統(tǒng)一存放。2.學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷類：按照學(xué)歷層次和培訓(xùn)類型分別建立文件夾，存放相應(yīng)的證書、培訓(xùn)記錄等資料。3.工作經(jīng)歷類：按照工作時(shí)間順序，為每位員工建立工作經(jīng)歷檔案，存放歷任工作單位的相關(guān)資料。4.職業(yè)資格證書類：按照證書類型建立文件夾，存放各類職業(yè)資格證書復(fù)印件及相關(guān)證明材料。5.勞動(dòng)合同類：按照合同簽訂時(shí)間順序，存放與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本及相關(guān)變更記錄。6.薪酬福利記錄類：按照時(shí)間順序，存放工資發(fā)放記錄、社保公積金繳納記錄等資料。7.績(jī)效考核記錄類：按照考核周期，為每位員工建立績(jī)效考核檔案，存放考核結(jié)果及相關(guān)分析報(bào)告。8.培訓(xùn)與發(fā)展記錄類：按照培訓(xùn)類型和時(shí)間順序，存放內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的相關(guān)資料及個(gè)人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。9.獎(jiǎng)懲記錄類：按照獎(jiǎng)懲類型和時(shí)間順序，存放公司內(nèi)部的表彰、獎(jiǎng)勵(lì)文件及違紀(jì)違規(guī)處理決定。10.其他重要信息類：按照信息類別，存放員工參與的重要項(xiàng)目、取得的突出成果等相關(guān)資料。五、檔案保管與保密（一）保管要求1.公司設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。2.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全、完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露員工檔案信息。2.查閱檔案必須經(jīng)過規(guī)定的審批程序，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案保管室。4.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施進(jìn)行保護(hù)。六、檔案查閱與借閱（一）查閱流程1.因工作需要查閱檔案的，查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。3.人力資源部門負(fù)責(zé)人審批通過后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案保管室。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。（二）借閱流程1.因特殊原因需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理人員辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并要求借閱人簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。七、檔案轉(zhuǎn)移與銷毀（一）檔案轉(zhuǎn)移1.員工離職時(shí)，人力資源部門應(yīng)在辦理離職手續(xù)的同時(shí)，將員工檔案進(jìn)行整理。2.如員工到新單位工作需要轉(zhuǎn)移檔案的，人力資源部門應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)為員工辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，將檔案密封后移交員工本人或新單位指定的接收部門。3.檔案轉(zhuǎn)移過程中，應(yīng)做好交接記錄，確保檔案轉(zhuǎn)移的準(zhǔn)確性和安全性。（二）檔案銷毀1.對(duì)于已超過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，由人力資源部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。4.檔案銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀申請(qǐng)表》一同存檔，以備查閱。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立人員檔案信息化管理系統(tǒng)，將員工的各類檔案信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、修改、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案管理人員和相關(guān)部門查閱和使用檔案信息。（二）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對(duì)電子檔案系統(tǒng)的操作進(jìn)行記錄，以便于審計(jì)和追溯。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)公司人員檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)本部門員工檔案資料的收集、整理和保管工作，并接受人力資源部門的監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。2.檔案建立、收集、整理、分類、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)移、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況和數(shù)據(jù)安全情況。（三）檢查方式1.定期檢查：人力資源部門定期對(duì)公司人員檔案管理情況進(jìn)行全面檢查，每年至少進(jìn)行一次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，人力資源部門不定期對(duì)部分部門的人員檔案管理情況進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的突出問題或重要事項(xiàng)，開展專項(xiàng)檢查。（四）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。2.整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)向人力資源部門提交整改報(bào)告，