PAGE人事檔案保管與保護制度一、總則（一）目的為了加強公司人事檔案的保管與保護工作，確保人事檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案應如實反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等信息。2.完整性原則：確保人事檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護人事檔案的內(nèi)容，防止信息泄露。4.安全性原則：采取有效措施保障人事檔案的實體安全，防止檔案損壞、丟失。二、檔案管理職責（一）人力資源部門職責1.負責制定和完善人事檔案保管與保護制度，并組織實施。2.集中管理公司員工的人事檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放。3.負責檔案材料的收集、整理、鑒別、歸檔和保管工作，保證檔案材料的質(zhì)量。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)，做好登記和記錄。5.定期對人事檔案進行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。6.負責檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案管理人員職責1.遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，嚴格履行崗位職責。2.負責檔案的日常保管和維護工作，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔。3.對檔案材料進行分類、編號、裝訂和上架，保證檔案排列有序。4.協(xié)助人力資源部門做好檔案材料的收集、整理和歸檔工作。5.負責檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，及時催還逾期借閱的檔案。6.定期對檔案進行盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。（三）各部門職責1.負責本部門員工檔案材料的形成、積累和整理工作，并及時移交人力資源部門。2.配合人力資源部門做好檔案的查閱、借閱等相關工作。3.對本部門員工檔案信息的真實性負責，不得提供虛假材料。三、檔案收集與整理（一）檔案材料收集范圍1.員工履歷材料，包括個人簡歷、學歷學位證書、培訓證書等。2.員工考核材料，如年度考核表、績效考核記錄等。3.員工獎懲材料，包括獎勵決定、處罰通知等。4.員工工資、福利、保險等材料。5.員工職務任免、職稱評定材料。6.員工黨團組織關系材料。7.其他與員工相關的重要材料。（二）檔案材料收集要求1.各部門應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保材料的及時、準確和完整。2.收集的檔案材料應真實可靠，字跡清晰，格式規(guī)范。3.對于新形成的檔案材料，應在規(guī)定時間內(nèi)移交人力資源部門。（三）檔案整理1.人力資源部門檔案管理人員按照檔案管理的有關規(guī)定，對收集到的檔案材料進行分類、鑒別和整理。2.檔案材料應按照類別和時間順序進行排列，編制目錄和索引，便于查找和利用。3.對破損、褪色的檔案材料應進行修復或復制，確保檔案的完整性。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的人事檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備和防蟲藥品。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案存放方式1.檔案應采用密集架存放，按照類別和年度順序排列，便于查找和管理。2.每個檔案架應標明編號，每個檔案盒應標明員工姓名、檔案編號等信息。3.對重要檔案和長期保存的檔案應進行備份，備份檔案應異地存放。（三）檔案保管期限1.人事檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保存的檔案包括員工履歷材料、重要獎懲材料、職務任免材料等。3.長期保存的檔案包括員工考核材料、工資福利材料等，保管期限為[X]年。4.短期保存的檔案包括一般性的通知、證明等，保管期限為[X]年。（四）檔案定期檢查1.人力資源部門應定期對人事檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、安全性等方面。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理，如補充檔案材料、修復破損檔案等。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和人力資源部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案應在檔案管理人員指定的地點進行，并由檔案管理人員在場監(jiān)督。3.查閱檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（二）借閱權限1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，應填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、人力資源部門負責人和公司分管領導批準后，方可借閱。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（三）查閱與借閱登記1.檔案管理人員應對查閱和借閱檔案的情況進行詳細登記，包括查閱或借閱時間、查閱或借閱人姓名、部門、查閱或借閱內(nèi)容、批準人等信息。2.查閱或借閱登記記錄應妥善保存，以備查詢。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工因工作調(diào)動、辭職、退休等原因離開公司的，人力資源部門應及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保檔案的安全和準確轉(zhuǎn)遞。（二）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.檔案管理人員填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞時間等信息。2.將檔案材料進行密封，并在封口處加蓋騎縫章。3.通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字蓋章。（三）轉(zhuǎn)遞記錄1.檔案管理人員應對檔案轉(zhuǎn)遞的情況進行詳細記錄，包括轉(zhuǎn)遞時間、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞方式、接收單位回執(zhí)等信息。2.轉(zhuǎn)遞記錄應妥善保存，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司人事檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。2.提高檔案管理的效率和準確性，方便員工和相關部門查詢和利用檔案信息。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員應及時將檔案材料的信息錄入人事檔案信息管理系統(tǒng)，確保信息的準確和完整。2.對檔案信息進行定期維護和更新，保證信息的時效性。（三）信息安全管理1.加強人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限和密碼，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對涉及員工個人隱私的信息應嚴格保密，不得隨意公開。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關人員。2.查閱和借閱檔案時，應要求查閱或借閱人員遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.對涉及公司商業(yè)秘密和員工個人隱私的檔案材料，應采取特殊的保密措施。（二）安全防范1.加強檔案庫房的安全管理，安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設備等，確保庫房安全。2.對檔案管理人員進行安全教育，提高安全意識，防止發(fā)生火災、水災等事故。3.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反檔案管理規(guī)定，擅自涂改、抽取、撤換檔案材料的。2.未經(jīng)批準查閱、借閱檔案或轉(zhuǎn)借他人的。3.泄露檔案內(nèi)容，造成不良影響的。4.因保管不善，導致檔案損壞、丟失的。（二）處理措施1.對違反檔案管理規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)行為給公司或員工造成損