PAGE廣告部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)廣告部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣告部所有涉及的各類(lèi)檔案，包括但不限于廣告策劃方案、客戶(hù)資料、廣告設(shè)計(jì)稿件、投放合同、市場(chǎng)調(diào)研資料、活動(dòng)策劃與執(zhí)行文檔等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：廣告部檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映廣告業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集與廣告業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)文件資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密、客戶(hù)隱私等敏感信息的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案整理和存儲(chǔ)方式，提高檔案查閱效率，方便員工開(kāi)展工作。二、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.廣告策劃類(lèi)：包括廣告策劃方案、創(chuàng)意簡(jiǎn)報(bào)、市場(chǎng)分析報(bào)告等。2.客戶(hù)資料類(lèi)：涵蓋客戶(hù)基本信息、需求記錄、溝通記錄等。3.廣告設(shè)計(jì)類(lèi)：如平面設(shè)計(jì)稿件、影視廣告腳本、動(dòng)畫(huà)設(shè)計(jì)文件等。4.廣告投放類(lèi)：包含廣告投放合同、投放計(jì)劃、投放效果監(jiān)測(cè)報(bào)告等。5.市場(chǎng)調(diào)研類(lèi)：涉及市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析、消費(fèi)者研究等。6.活動(dòng)策劃與執(zhí)行類(lèi)：活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)預(yù)算、活動(dòng)總結(jié)、現(xiàn)場(chǎng)照片及視頻等。7.其他類(lèi)：如部門(mén)內(nèi)部文件、會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用字母與數(shù)字相結(jié)合的編號(hào)方式，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)結(jié)構(gòu)為：[類(lèi)別代碼（2位字母）][年份（4位數(shù)字）][順序號(hào)（4位數(shù)字）]。3.類(lèi)別代碼示例：“CG”表示廣告策劃類(lèi)“KH”表示客戶(hù)資料類(lèi)“SJ”表示廣告設(shè)計(jì)類(lèi)“TF”表示廣告投放類(lèi)“DY”表示市場(chǎng)調(diào)研類(lèi)“HD”表示活動(dòng)策劃與執(zhí)行類(lèi)“QT”表示其他類(lèi)4.例如，2023年第123號(hào)廣告策劃方案的編號(hào)為：CG20230123。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.廣告部各崗位員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將形成的各類(lèi)文件資料移交檔案管理人員。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、圖片、音頻、視頻等各種形式。3.對(duì)于重要文件的草稿、修改稿等也應(yīng)一并收集，以反映文件的形成過(guò)程。（二）整理流程1.檔案管理人員收到移交的文件資料后，首先進(jìn)行初步審核，檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)。3.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，并編制文件目錄。文件目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息。4.將文件資料按照編號(hào)順序排列，同一類(lèi)別的文件集中存放。5.對(duì)于電子文檔，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的文件夾中，文件夾結(jié)構(gòu)應(yīng)與檔案分類(lèi)一致。四、檔案歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。2.歸檔時(shí)，應(yīng)在檔案盒或文件夾上標(biāo)注檔案類(lèi)別、年份、起止編號(hào)等信息。3.建立檔案索引，便于快速查找檔案。檔案索引應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱(chēng)、存放位置等內(nèi)容。（二）存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案架應(yīng)按照檔案類(lèi)別和年份順序排列，便于檔案的存放和查找。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)備，如溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.廣告部員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)和編號(hào)等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理人員辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供檔案查閱服務(wù)，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。4.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記摘錄或復(fù)制的內(nèi)容、用途等信息。（二）借閱1.外單位人員因特殊原因需要借閱廣告部檔案時(shí)，必須持有單位介紹信，并填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱(chēng)和編號(hào)、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)廣告部負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如檔案有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密、客戶(hù)隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.在檔案查閱和借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱和借閱人員進(jìn)行保密提醒，防止信息泄露。3.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或泄露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。2.檔案鑒定工作由廣告部負(fù)責(zé)人組織，檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加。鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案的保管期限。3.對(duì)鑒定后的檔案，應(yīng)編制《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、鑒定理由等信息。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量等信息?！稒n案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)廣告部負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案銷(xiāo)毀的記錄。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理1.負(fù)責(zé)廣告部檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、查閱、借閱等日常管理工作。2.按照檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編制目錄等，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，保證檔案的完整和安全。（二）保密與安全1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行保密，防止信息泄露。2.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案安全。