PAGE電梯一梯一檔案制度總則目的為加強(qiáng)電梯安全管理，規(guī)范電梯檔案管理工作，確保電梯運(yùn)行安全可靠，保障人員生命和財(cái)產(chǎn)安全，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。適用范圍本制度適用于公司/組織所管理的所有電梯，包括載人電梯、載貨電梯、自動(dòng)扶梯等各類(lèi)電梯設(shè)備?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)電梯安全管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整性原則：電梯檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地記錄電梯從采購(gòu)、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、改造、報(bào)廢等全過(guò)程的信息，保證檔案資料的完整性。3.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著電梯運(yùn)行過(guò)程中各種信息的變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。4.保密性原則：對(duì)涉及電梯技術(shù)資料、運(yùn)行數(shù)據(jù)等敏感信息，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。電梯檔案的內(nèi)容電梯基本信息檔案1.電梯設(shè)備臺(tái)賬記錄電梯的型號(hào)、規(guī)格、編號(hào)、制造廠家、出廠日期等基本參數(shù)。注明電梯的額定載重量、額定速度、層站數(shù)等技術(shù)指標(biāo)。2.電梯安裝資料安裝合同、安裝單位資質(zhì)證書(shū)、安裝人員資格證書(shū)。電梯安裝工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、安裝圖紙、安裝說(shuō)明書(shū)等。3.電梯使用登記資料電梯使用登記證書(shū)及相關(guān)申請(qǐng)表。電梯安全管理人員任命書(shū)及資格證書(shū)。電梯維護(hù)保養(yǎng)檔案1.維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃根據(jù)電梯使用情況和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定年度、季度、月度維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃。明確維護(hù)保養(yǎng)的項(xiàng)目、內(nèi)容、周期、責(zé)任人等。2.維護(hù)保養(yǎng)記錄每次維護(hù)保養(yǎng)的日期、內(nèi)容、維修更換的零部件清單。維護(hù)保養(yǎng)人員簽字確認(rèn)，以及使用單位安全管理人員的審核簽字。3.維修記錄電梯發(fā)生故障時(shí)的維修記錄，包括故障現(xiàn)象、原因分析、維修措施、維修時(shí)間等。維修更換的重要零部件的質(zhì)量證明文件、維修人員資質(zhì)證書(shū)等。電梯安全技術(shù)檔案1.定期檢驗(yàn)報(bào)告電梯每年定期進(jìn)行安全性能檢驗(yàn)的報(bào)告，包括檢驗(yàn)結(jié)論及整改情況。特種設(shè)備檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的資質(zhì)證書(shū)及檢驗(yàn)人員資格證書(shū)。2.安全附件及安全保護(hù)裝置校驗(yàn)、檢修記錄對(duì)電梯的限速器、安全鉗、門(mén)鎖裝置、緩沖器等安全附件及安全保護(hù)裝置進(jìn)行校驗(yàn)、檢修的記錄。校驗(yàn)、檢修單位的資質(zhì)證書(shū)及人員資格證書(shū)。3.應(yīng)急救援預(yù)案及演練記錄電梯應(yīng)急救援預(yù)案，包括應(yīng)急救援組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急救援程序、救援設(shè)備及物資清單等。每年至少進(jìn)行一次電梯應(yīng)急救援演練的記錄，包括演練時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員、演練效果評(píng)估等。電梯改造、修理檔案1.改造修理合同記錄電梯改造、修理項(xiàng)目的合同簽訂情況，包括改造修理內(nèi)容、費(fèi)用、工期等。改造修理單位的資質(zhì)證書(shū)及人員資格證書(shū)。2.改造修理技術(shù)資料改造修理方案、圖紙、技術(shù)文件等。改造修理過(guò)程中的質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。電梯報(bào)廢檔案1.報(bào)廢申請(qǐng)及審批文件使用單位提出的電梯報(bào)廢申請(qǐng)，說(shuō)明報(bào)廢原因、電梯基本情況等。公司/組織內(nèi)部的報(bào)廢審批文件，包括審批意見(jiàn)、審批人員簽字等。2.報(bào)廢處理記錄電梯報(bào)廢后的處理方式，如拆除、變賣(mài)等記錄。報(bào)廢電梯的去向及相關(guān)證明文件。電梯檔案的建立與歸檔檔案建立責(zé)任主體電梯檔案由電梯使用單位負(fù)責(zé)建立和管理，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。檔案資料收集1.在電梯采購(gòu)、安裝、調(diào)試過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)及時(shí)收集各類(lèi)原始資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.電梯投入使用后，安全管理人員應(yīng)定期收集維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、檢驗(yàn)報(bào)告等資料，并督促相關(guān)人員及時(shí)提交。檔案整理與歸檔1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類(lèi)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行整理，確保資料齊全、順序規(guī)范。2.將整理好的資料進(jìn)行歸檔，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案應(yīng)分類(lèi)裝訂成冊(cè)，并編制檔案目錄，便于查閱。電梯檔案的查閱與借閱查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部的安全管理人員、維護(hù)保養(yǎng)人員、技術(shù)人員等因工作需要，可查閱電梯檔案。2.外部單位如特種設(shè)備檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)、政府監(jiān)管部門(mén)等因履行職責(zé)需要查閱電梯檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱流程1.查閱人員填寫(xiě)《電梯檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、歸還日期等。借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱電梯檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱人員填寫(xiě)《電梯檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等。3.申請(qǐng)表經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞檔案資料。如因保管不善造成檔案丟失或損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。電梯檔案的保管與期限保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。2.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。保管期限1.電梯檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。一般情況下，電梯安裝資料、使用登記資料、定期檢驗(yàn)報(bào)告等長(zhǎng)期保存；維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等至少保存4年；應(yīng)急救援預(yù)案及演練記錄、改造修理檔案、報(bào)廢檔案等保存期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但不得少于相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限。2.超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。鑒定工作由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同進(jìn)行，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，并做好銷(xiāo)毀記錄。電梯檔案的信息化管理信息化管理系統(tǒng)建設(shè)公司/組織應(yīng)建立電梯檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電梯檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能。信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全等功能，確保檔案信息的安全可靠。數(shù)據(jù)錄入與更新檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將電梯檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，并根據(jù)電梯運(yùn)行過(guò)程中的信息變化，及時(shí)更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。數(shù)據(jù)分析與利用通過(guò)信息化管理系統(tǒng)對(duì)電梯檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，如電梯故障頻率分析、維護(hù)保養(yǎng)成本分析、運(yùn)行效率分析等，為電梯安全管理決策提供數(shù)據(jù)支持，提高電梯管理水平。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)定期對(duì)電梯檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，檔案的建立、歸檔、查閱、借閱、保管等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)和人員限期整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決?？己藱C(jī)制1.建立電梯檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入公司/組織內(nèi)部績(jī)效考核體系。