PAGE檔案信息化管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案信息化管理，有效保護和利用檔案信息資源，提高公司管理效率和決策科學(xué)性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案信息化管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理和信息化建設(shè)的法律法規(guī)，確保檔案信息化管理工作合法合規(guī)。2.真實性原則：保證檔案信息的真實性、完整性，如實記錄公司各項活動和業(yè)務(wù)往來。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.便捷性原則：充分利用信息技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和便捷性，方便檔案的查詢、利用和共享。二、檔案信息化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案信息化管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.規(guī)劃和建設(shè)公司檔案信息化系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和功能性。3.組織檔案的數(shù)字化錄入、存儲、整理和分類，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.對檔案信息化系統(tǒng)的運行進(jìn)行監(jiān)控和維護，及時處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案信息化管理工作，開展檔案信息化培訓(xùn)和宣傳。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并上傳至檔案信息化系統(tǒng)。3.負(fù)責(zé)本部門電子檔案的日常管理和維護，確保電子檔案的安全和有效利用。4.配合檔案管理部門開展檔案信息化相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.為檔案信息化系統(tǒng)提供技術(shù)支持和保障，確保系統(tǒng)的正常運行。2.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行系統(tǒng)安全防護，制定并實施數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方案。3.根據(jù)檔案信息化管理的需求，對信息技術(shù)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級。三、檔案信息化建設(shè)與規(guī)劃（一）系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)1.建立涵蓋公司各類檔案的集中式電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理的工作效率，減少人工操作，降低檔案管理成本。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息不被非法獲取、篡改和泄露。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入與存儲：支持多種格式的檔案文件錄入，包括文檔、圖片、音頻、視頻等，并按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如關(guān)鍵詞檢索、分類檢索、日期檢索等，方便快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理：根據(jù)用戶角色和職責(zé)，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。4.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的規(guī)范化管理。5.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類型、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。6.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。（三）系統(tǒng)選型與建設(shè)1.根據(jù)公司檔案管理需求和信息技術(shù)發(fā)展趨勢，進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)的選型。2.選擇具有良好穩(wěn)定性、安全性和擴展性的系統(tǒng)平臺，確保系統(tǒng)能夠滿足公司未來發(fā)展的需要。3.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，嚴(yán)格按照項目管理的要求，制定詳細(xì)的項目計劃，明確各階段的任務(wù)和時間節(jié)點。4.加強系統(tǒng)建設(shè)過程中的溝通協(xié)調(diào)，及時解決項目中出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)按時、高質(zhì)量上線運行。四、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化流程1.檔案收集：各部門按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門產(chǎn)生的檔案收集整理，移交至檔案管理部門。2.檔案整理：檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.數(shù)字化錄入：采用專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和軟件，將紙質(zhì)檔案逐頁進(jìn)行掃描，生成電子圖像文件。對掃描后的圖像文件進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。將處理后的圖像文件進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.數(shù)據(jù)掛接：將錄入的電子檔案數(shù)據(jù)與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掛接，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。5.質(zhì)量審核：對數(shù)字化后的檔案進(jìn)行質(zhì)量審核，檢查圖像清晰度、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、掛接完整性等，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。（二）數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)1.掃描分辨率：根據(jù)檔案內(nèi)容和用途，確定合理的掃描分辨率，一般不低于300dpi。2.圖像格式：采用通用的圖像格式，如JPEG、TIFF等，確保圖像的通用性和可讀性。3.數(shù)據(jù)錄入規(guī)范：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編目要求，準(zhǔn)確錄入檔案的相關(guān)信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.存儲格式：電子檔案數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，采用集中存儲或分布式存儲方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問性。五、檔案信息安全管理（一）安全策略制定1.制定檔案信息安全管理制度和安全策略，明確安全管理目標(biāo)、原則和措施。2.根據(jù)公司實際情況，確定檔案信息安全的保護級別，采取相應(yīng)的安全防護措施。（二）人員安全管理1.加強對檔案管理人員的安全意識教育，提高其安全防范能力。2.對涉及檔案信息管理的人員進(jìn)行背景審查，簽訂保密協(xié)議，明確其安全責(zé)任和義務(wù)。（三）系統(tǒng)安全防護1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）、防病毒軟件等技術(shù)手段，對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全防護，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。3.建立系統(tǒng)訪問控制機制，對用戶的登錄、操作等進(jìn)行權(quán)限管理，防止非法訪問和越權(quán)操作。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的安全性。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的地理位置，防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失時能夠快速恢復(fù)。（五）安全審計與監(jiān)控1.建立檔案信息安全審計機制，對系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)訪問等進(jìn)行審計記錄，以便及時發(fā)現(xiàn)安全問題。2.對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況，確保系統(tǒng)的正常運行。六、檔案利用與服務(wù)（一）利用流程1.申請：用戶根據(jù)工作需要，填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息。2.審批：檔案管理部門對用戶的申請進(jìn)行審批，根據(jù)用戶權(quán)限和檔案利用規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)申請。3.提供利用：經(jīng)審批同意后，檔案管理部門按照用戶要求，提供檔案的查閱、借閱或復(fù)制服務(wù)。4.歸還：用戶在利用期限結(jié)束后，及時歸還檔案，檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。（二）服務(wù)方式1.現(xiàn)場查閱：用戶可到檔案管理部門指定的場所，進(jìn)行檔案的查閱。2.借閱：對于確需借出檔案的用戶，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。3.復(fù)制：根據(jù)用戶需求，為其提供檔案的復(fù)制服務(wù)，復(fù)制的檔案應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門的印章。（三）服務(wù)質(zhì)量保障1.建立檔案利用服務(wù)評價機制，定期收集用戶反饋意見，對服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估。2.根據(jù)用戶反饋意見，及時改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作，提高服務(wù)水平和質(zhì)量。七、檔案信息化培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.根據(jù)公司檔案信息化管理的需求和員工的實際情況，制定年度檔案信息化培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)對象等。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案信息化管理制度：講解公司檔案信息化管理的相關(guān)制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，使員工了解檔案信息化管理的要求和規(guī)范。2.檔案信息化系統(tǒng)操作：培訓(xùn)檔案信息化系統(tǒng)的操作方法和技巧，包括檔案錄入、檢索查詢、借閱管理等功能的使用。3.信息安全知識：普及檔案信息安全知識，提高員工的安全意識和防范能力。（三）培訓(xùn)方式1.集中培訓(xùn)：定期組織員工進(jìn)行集中培訓(xùn)，邀請專業(yè)講師進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解檔案信息化管理的相關(guān)知識和技能。2.在線培訓(xùn)：利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，提供在線培訓(xùn)課程，員工可以根據(jù)自己的時間和需求進(jìn)行學(xué)習(xí)。3.現(xiàn)場指導(dǎo)：在員工實際操作過程中，檔案管理部門安排專人進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，及時解決員工遇到的問題。（四）宣傳工作1.利用公司內(nèi)部刊物、宣傳欄、電子郵件等渠道，宣傳檔案信息化管理的重要性和相關(guān)知識。讓員工了解檔案信息化管理對公司發(fā)展的積極作用，提高員工對檔案信息化管理工作的重視程度。2.定期發(fā)布檔案信息化管理工作動態(tài)和成果，展示公司檔案信息化建設(shè)的進(jìn)展和成效，增強員工對檔案信息化管理工作的認(rèn)同感和參與感。八、檔案信息化管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.檔案管理部門定期對各部門的檔案信息化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、數(shù)字化錄入、存儲、利用等環(huán)節(jié)。2.建立監(jiān)督檢查記錄制度，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄，并要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核辦法1.制定檔案信息化管理工作考核指標(biāo)體系，對各部門的檔案信息化管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括檔案收集完整性、數(shù)字化錄入準(zhǔn)確率、系統(tǒng)操作規(guī)范性、信息安全管理情況、檔