PAGE山東會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)山東地區(qū)會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合山東實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于山東省行政區(qū)域內(nèi)的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義本制度所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。2.單位的檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，會(huì)同會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作。3.單位的會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、移交等工作。4.單位的信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)、備份、維護(hù)等工作，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。二、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。4.其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。（二）收集要求1.單位的會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。2.當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。（三）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證的整理分類：按照記賬憑證的種類和編號(hào)順序進(jìn)行整理，每一類記賬憑證再按照日期順序排列。粘貼：將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，要求粘貼整齊、牢固，便于翻閱。編號(hào)：對(duì)整理好的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。裝訂：使用會(huì)計(jì)憑證裝訂機(jī)將整理好的會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。2.會(huì)計(jì)賬簿的整理分類：按照賬簿的種類進(jìn)行分類，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。編號(hào)：對(duì)每一本賬簿進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。整理賬頁(yè)：將賬頁(yè)中的空白頁(yè)、隔頁(yè)等去除，保證賬頁(yè)的完整性。裝訂：使用賬簿裝訂機(jī)將整理好的賬簿裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理分類：按照財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的種類進(jìn)行分類，如月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。編號(hào)：對(duì)每一份財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。整理報(bào)告內(nèi)容：將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告中的各項(xiàng)內(nèi)容整理齊全，不得遺漏。裝訂：使用報(bào)告裝訂機(jī)將整理好的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。4.其他會(huì)計(jì)資料的整理分類：按照其他會(huì)計(jì)資料的種類進(jìn)行分類，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表等。`編號(hào)：對(duì)每一份其他會(huì)計(jì)資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。整理資料內(nèi)容：將其他會(huì)計(jì)資料中的各項(xiàng)內(nèi)容整理齊全，不得遺漏。裝訂：使用資料裝訂機(jī)將整理好的其他會(huì)計(jì)資料裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)。三、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為永久。4.其他會(huì)計(jì)資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書保管期限為永久。（二）保管要求1.單位應(yīng)當(dāng)配備必要的會(huì)計(jì)檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)按照保管期限分類存放，同一保管期限的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)集中存放。3.單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損或者變質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或者復(fù)制。4.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。（三）電子會(huì)計(jì)檔案的保管1.單位應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案的管理范圍，按照本制度的規(guī)定進(jìn)行保管。2.單位應(yīng)當(dāng)采用符合國(guó)家規(guī)定的會(huì)計(jì)核算軟件和電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。3.單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.單位應(yīng)當(dāng)建立電子會(huì)計(jì)檔案的索引和檢索系統(tǒng)，便于快速查找和利用電子會(huì)計(jì)檔案。5.單位應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全和保密。四、會(huì)計(jì)檔案的利用（一）利用范圍單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案利用制度，明確會(huì)計(jì)檔案的利用范圍和審批程序，確保會(huì)計(jì)檔案的合理利用。會(huì)計(jì)檔案的利用范圍包括：1.本單位內(nèi)部人員查閱、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案。2.本單位外部人員查閱、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用要求1.單位內(nèi)部人員查閱、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)填寫查閱、復(fù)制申請(qǐng)表，注明查閱、復(fù)制的內(nèi)容和目的，經(jīng)單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、復(fù)制。2.單位外部人員查閱、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)填寫查閱、復(fù)制申請(qǐng)表，注明查閱、復(fù)制的內(nèi)容和目的，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、復(fù)制。查閱、復(fù)制申請(qǐng)表應(yīng)當(dāng)包括查閱、復(fù)制人員的姓名、單位、聯(lián)系方式、查閱、復(fù)制的內(nèi)容和目的等信息。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)出具查閱通知書，并按照有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。單位應(yīng)當(dāng)按照查閱通知書的要求，提供相關(guān)會(huì)計(jì)檔案，并協(xié)助司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)進(jìn)行查閱。4.單位應(yīng)當(dāng)建立會(huì)計(jì)檔案利用登記制度，對(duì)查閱、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員、內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行登記，確保會(huì)計(jì)檔案的利用情況可追溯。5.單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，保護(hù)會(huì)計(jì)檔案的安全和保密，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案提供給無關(guān)人員查閱、復(fù)制，不得泄露會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和信息。五、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。2.會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。3.會(huì)計(jì)檔案鑒定應(yīng)當(dāng)以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定為依據(jù)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限、保存價(jià)值等進(jìn)行全面審查和評(píng)估。4.會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書應(yīng)當(dāng)包括會(huì)計(jì)檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定過程、鑒定結(jié)論等內(nèi)容，并由鑒定人員簽字蓋章。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序進(jìn)行銷毀：?jiǎn)挝粰n案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。`單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)（如建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案）的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各級(jí)財(cái)政部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作是否符合本制度的規(guī)定。2.會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)履行情況。3.會(huì)計(jì)檔案保管設(shè)備的配備和使用情況。4.電子會(huì)計(jì)檔案的管理情況。5.會(huì)計(jì)檔案利用制度的建立和執(zhí)行情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：各級(jí)財(cái)政部門、檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查周期一般為每年一次。2.不定期抽查：各級(jí)財(cái)政部門、檔案行政管理部門可以根據(jù)工作需要，不定期對(duì)單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：各級(jí)財(cái)政部門、檔案行政管理部門可以針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中的突出問題，開展專項(xiàng)檢查。（四）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，各級(jí)財(cái)政部門、檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)責(zé)令單