PAGE培育機(jī)構(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培育機(jī)構(gòu)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本培育機(jī)構(gòu)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存機(jī)構(gòu)在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及機(jī)構(gòu)機(jī)密和敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)定，具備一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理流程進(jìn)行操作，保證檔案的質(zhì)量。3.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括機(jī)構(gòu)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會(huì)議紀(jì)要，工作計(jì)劃與總結(jié)，規(guī)章制度，人事檔案，財(cái)務(wù)檔案等。2.教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、教材、教學(xué)課件、學(xué)生成績記錄、教學(xué)評(píng)估資料等。3.培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)方案、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、學(xué)員考核資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：項(xiàng)目申報(bào)材料、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目執(zhí)行報(bào)告、業(yè)務(wù)往來信函等。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料，記錄機(jī)構(gòu)重要活動(dòng)、教學(xué)培訓(xùn)場景等。6.實(shí)物檔案：機(jī)構(gòu)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物。（二）檔案編號(hào)1.采用“年度類別流水號(hào)”的編號(hào)方式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：根據(jù)檔案分類，用大寫字母表示，如“A”代表行政檔案，“B”代表教學(xué)檔案等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定。例如：2023A001，表示2023年形成的第一份行政檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于機(jī)構(gòu)外部發(fā)來的文件，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)簽收，并及時(shí)移交至檔案管理部門。3.聲像檔案和實(shí)物檔案由形成部門或相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)收集，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀，便于查閱和保管。4.對(duì)于破損或褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，移交時(shí)需填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案，退回原部門重新整理。3.檔案歸檔應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，確保檔案按時(shí)歸入相應(yīng)的類別和年度。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.檔案應(yīng)按照類別和年度順序排列存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本機(jī)構(gòu)員工因工作需要查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.涉及機(jī)構(gòu)機(jī)密的檔案，查閱人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱證。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在查閱登記冊上簽字確認(rèn)。（三）檔案利用1.機(jī)構(gòu)內(nèi)部因工作需要利用檔案資料，可根據(jù)規(guī)定進(jìn)行復(fù)印、摘抄等操作，但需在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行。2.外單位利用檔案資料，需經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理部門可根據(jù)情況收取一定的費(fèi)用。3.檔案利用過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始風(fēng)貌，不得隨意涂改、損壞檔案。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等參加。2.鑒定小組根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清單。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清單經(jīng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)指定監(jiān)銷人員，對(duì)銷毀情況進(jìn)行監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)長期保存，以備查考。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、在線查閱、遠(yuǎn)程利用等功能，方便機(jī)構(gòu)員工和相關(guān)人員使用檔案。（二）信息化管理措施1.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.在檔案管理信息系統(tǒng)中，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等管理，實(shí)現(xiàn)