PAGE環(huán)保系統(tǒng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司環(huán)保系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司環(huán)保工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門與環(huán)保系統(tǒng)相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、污染防治設(shè)施運行記錄、環(huán)保項目資料、環(huán)境管理體系文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司環(huán)保系統(tǒng)檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實反映公司環(huán)保工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料完整。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善環(huán)保系統(tǒng)檔案管理的具體辦法和流程。2.負(fù)責(zé)公司環(huán)保系統(tǒng)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的齊全完整。3.建立環(huán)保系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對檔案進行鑒定和銷毀，對保管期限已滿、失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。5.負(fù)責(zé)對各部門環(huán)保系統(tǒng)檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門環(huán)保系統(tǒng)文件材料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交歸檔。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案的完整準(zhǔn)確，并配合檔案管理部門做好檔案的移交和歸檔工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.環(huán)境監(jiān)測方面：包括各類環(huán)境監(jiān)測報告、監(jiān)測數(shù)據(jù)記錄、監(jiān)測計劃、監(jiān)測方案等。2.污染防治設(shè)施運行管理：污染防治設(shè)施運行記錄、維護保養(yǎng)記錄、故障處理記錄、運行效果評估報告等。3.環(huán)保項目管理：環(huán)保項目立項文件、可行性研究報告、環(huán)境影響評價文件、項目設(shè)計文件、施工資料、驗收報告等。4.環(huán)境管理體系文件：環(huán)境方針、目標(biāo)、指標(biāo)、管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格等。5.環(huán)保法律法規(guī)及政策文件：國家和地方有關(guān)環(huán)保的法律法規(guī)、政策標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件等。6.環(huán)保培訓(xùn)資料：培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核資料等。7.環(huán)保會議資料：會議通知、會議紀(jì)要、會議決議等。8.其他與環(huán)保系統(tǒng)相關(guān)的文件材料，如環(huán)保投訴處理記錄、環(huán)保應(yīng)急預(yù)案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照環(huán)保系統(tǒng)檔案的類別，分為環(huán)境監(jiān)測檔案、污染防治設(shè)施運行檔案、環(huán)保項目檔案、環(huán)境管理體系檔案、環(huán)保法律法規(guī)及政策檔案、環(huán)保培訓(xùn)檔案、環(huán)保會議檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。例如，環(huán)境監(jiān)測檔案編號為“HJJC年份序號”，污染防治設(shè)施運行檔案編號為“WYZL年份序號”等。3.裝訂：對紙質(zhì)文件進行整理裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保文件整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的環(huán)保系統(tǒng)檔案整理完畢，移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大環(huán)保項目或突發(fā)事件相關(guān)檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或事件處理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案移交檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，符合要求的予以接收歸檔，并將檔案移交清單存檔。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重要環(huán)保決策、重大環(huán)保項目、環(huán)境管理體系核心文件、環(huán)保法律法規(guī)及政策長期有效的文件等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他環(huán)保系統(tǒng)檔案根據(jù)其重要程度和使用價值，確定保管期限為[X]年、[X]年等，到期后經(jīng)鑒定可進行銷毀或繼續(xù)保存。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對紙質(zhì)檔案進行分類存放，確保檔案存放有序、便于查找。2.電子檔案：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新。同時，對電子檔案進行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全。3.檔案庫房管理：檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。五、檔案的利用與借閱（一）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱環(huán)保系統(tǒng)檔案，可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，在檔案管理部門指定的地點進行查閱。查閱時應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.復(fù)印：如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案管理人員進行復(fù)印，并登記復(fù)印內(nèi)容和用途。3.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（二）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。2.借閱期間應(yīng)愛護檔案，不得丟失、損壞、涂改檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定，確定其是否仍有保存必要。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對于仍有一定利用價值但保管期限已滿的檔案，可經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后繼續(xù)保存一段時間。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制檔案銷毀清單，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員在指定地點進行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等，記錄由檔案管理部門保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的環(huán)保系統(tǒng)檔案信息化管理平臺，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理平臺，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整。2.定期對檔案信息化管理平臺的數(shù)據(jù)進行