PAGE檔案館規(guī)章制度大學(xué)大學(xué)檔案館規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大學(xué)檔案館的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，保障學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于大學(xué)檔案館全體工作人員以及校內(nèi)各部門(mén)、各單位涉及檔案形成、移交、利用等相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校各類(lèi)檔案由檔案館集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和管理方法，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，為學(xué)校師生和社會(huì)各界提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理體制與職責(zé)（一）管理體制學(xué)校設(shè)立檔案館，作為學(xué)校檔案工作的歸口管理部門(mén)，在學(xué)校黨委和行政的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)全校檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全校各類(lèi)檔案，維護(hù)檔案的安全與完整。3.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立健全檔案信息資源庫(kù)。4.組織檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和統(tǒng)計(jì)。5.開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。6.開(kāi)展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高全校師生的檔案意識(shí)。7.指導(dǎo)校內(nèi)各部門(mén)、各單位的檔案工作，監(jiān)督、檢查檔案管理情況。8.參與學(xué)校重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（三）校內(nèi)各部門(mén)、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位各類(lèi)檔案的形成、積累、整理和歸檔工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案工作的具體實(shí)施。3.按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，定期向檔案館移交應(yīng)歸檔的檔案。4.積極配合檔案館開(kāi)展檔案利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定等工作，支持檔案信息化建設(shè)。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍學(xué)校在教學(xué)、科研、管理、基建、設(shè)備、外事等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的文件材料，均屬歸檔范圍。具體包括：1.黨群類(lèi)：學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委等組織形成的文件材料；2.行政類(lèi)：學(xué)校行政機(jī)構(gòu)形成的文件材料；3.教學(xué)類(lèi)：教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、學(xué)科建設(shè)等方面形成的文件材料；4.科研類(lèi)：科研項(xiàng)目申報(bào)、研究、成果鑒定等過(guò)程中形成的文件材料；5.基建類(lèi)：基本建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件材料；6.設(shè)備類(lèi)：儀器設(shè)備購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)等過(guò)程中形成的文件材料；7.外事類(lèi)：學(xué)校對(duì)外交流合作、出訪來(lái)訪等活動(dòng)中形成的文件材料；8.財(cái)會(huì)類(lèi)：學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)核算等方面形成的文件材料；9.學(xué)生類(lèi)：學(xué)生招生、學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲、畢業(yè)等環(huán)節(jié)形成的文件材料；10.聲像類(lèi)：學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料；11.電子類(lèi)：學(xué)校在信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，符合形成規(guī)律和特點(diǎn)。2.歸檔文件應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.歸檔文件應(yīng)采用統(tǒng)一的紙張、書(shū)寫(xiě)材料和裝訂方式，確保整齊規(guī)范。4.電子文件歸檔應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)、各單位應(yīng)于次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并向檔案館移交。2.基建項(xiàng)目、科研項(xiàng)目等重大活動(dòng)結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案整理歸檔，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案館。3.設(shè)備到貨驗(yàn)收合格后，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將設(shè)備檔案整理歸檔并移交檔案館。（四）移交手續(xù)1.各部門(mén)、各單位向檔案館移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案館對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。3.檔案移交清單應(yīng)作為檔案管理的重要依據(jù)，妥善保存。四、檔案的整理與分類(lèi)（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法學(xué)校檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法進(jìn)行整理。具體如下：1.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類(lèi)。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照校內(nèi)各部門(mén)、各單位或問(wèn)題性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。3.保管期限：根據(jù)檔案的價(jià)值確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：將學(xué)校各部門(mén)、各單位形成的檔案分別作為一個(gè)全宗進(jìn)行整理。2.分類(lèi)：按照年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限的分類(lèi)方法，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)。3.編號(hào)：對(duì)每一份歸檔文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，便于查找和利用。5.裝訂：對(duì)歸檔文件進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案館應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.檔案庫(kù)房應(yīng)嚴(yán)格控制溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，并按照保管期限和年度順序排列，便于查找和管理。4.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）檔案的保護(hù)1.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全保管，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和辯證的分析方法，從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案館館長(zhǎng)及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的價(jià)值確定其保管期限。2.分析檔案的形成背景、內(nèi)容、用途等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.參考同類(lèi)檔案材料的保存情況，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。（四）保管期限的劃分1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。3.短期保管的檔案：凡是反映學(xué)校局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。（五）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容。3.經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案館會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同銷(xiāo)毀檔案。4.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底。5.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守機(jī)密的原則，在確保檔案安全的前提下，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。（二）利用范圍1.本校師生因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.校外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，可查閱、借閱本校相關(guān)檔案。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，利用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）利用手續(xù)1.本校師生查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。2.校外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向?qū)W校有關(guān)部門(mén)提交查閱、借閱申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，持單位介紹信到檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。3.利用者查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案館或轉(zhuǎn)借他人。（四）利用方式1.查閱：利用者可在檔案館查閱室查閱檔案，檔案館工作人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案帶出檔案館工作人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供必要的檔案復(fù)印件或摘錄，并加蓋檔案館印章。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）利用監(jiān)督1.檔案館工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用過(guò)程的監(jiān)督，確保利用者遵守檔案利用規(guī)定。2.對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，檔案館應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.圖像處理：對(duì)掃描后的電子圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的電子圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.著錄標(biāo)引：對(duì)電子檔案進(jìn)行著錄標(biāo)引，確保電子檔案能夠準(zhǔn)確檢索和利用。（三）信息化管理系統(tǒng)1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、利用等全過(guò)程管理功能。2.通過(guò)信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和在線利用，提高檔案服務(wù)的便捷性和高效性。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、檔案工作人員職責(zé)（一）館長(zhǎng)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案館的管理工作，制定工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.組織檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案館工作人員的隊(duì)伍建設(shè)，組織開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.協(xié)調(diào)與學(xué)校各部門(mén)、各單位的關(guān)系，爭(zhēng)取各方對(duì)檔案工作的支持。5.參與學(xué)校檔案工作的決策和規(guī)劃，為學(xué)校發(fā)展提供檔案信息服務(wù)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等具體工作，確