PAGE中石化檔案銷毀制度匯編一、總則（一）目的為加強中國石化集團(tuán)公司（以下簡稱“中石化”）檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案銷毀工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合中石化實際情況，制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于中石化總部及所屬各企事業(yè)單位、分公司、全資子公司、控股子公司等（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案銷毀工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案銷毀工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和中石化相關(guān)規(guī)定，確保銷毀行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案銷毀過程中，要采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露和丟失。3.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：對擬銷毀檔案進(jìn)行全面、細(xì)致的鑒定和審核，確保銷毀檔案確無保存價值。二、檔案鑒定（一）鑒定組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門牽頭，會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對本單位檔案進(jìn)行定期或不定期的鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家法律法規(guī)：根據(jù)國家關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定，如涉及重要權(quán)益、歷史研究、法律糾紛等方面的檔案，應(yīng)按照相應(yīng)要求確定保管期限。2.結(jié)合中石化實際：考慮中石化業(yè)務(wù)特點和管理需求，對于反映企業(yè)核心業(yè)務(wù)流程、重大決策、關(guān)鍵技術(shù)等方面的檔案，適當(dāng)延長保管期限；對于一般性業(yè)務(wù)資料，在滿足一定年限后進(jìn)行鑒定。3.參考檔案價值評估：綜合考慮檔案的現(xiàn)實利用價值、歷史文化價值、科學(xué)研究價值等因素，對檔案價值進(jìn)行全面評估。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門按照檔案形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行初步梳理，確定需要鑒定的檔案范圍。2.部門初審：將初步篩選的檔案分發(fā)給相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行初審，業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身工作實際，判斷檔案是否仍有保存價值，并提出初步鑒定意見。3.小組會審：檔案鑒定工作小組召開會審會議，對各業(yè)務(wù)部門提交的鑒定意見進(jìn)行集中討論和審核。結(jié)合檔案的整體情況，綜合考慮多方面因素，最終確定檔案的銷毀與否及保管期限調(diào)整意見。4.結(jié)果公示：經(jīng)鑒定工作小組審定后的檔案鑒定結(jié)果，應(yīng)在本單位內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期不少于[X]個工作日。公示期間，如有異議，相關(guān)部門或人員可向檔案鑒定工作小組提出申訴，工作小組應(yīng)進(jìn)行復(fù)核并給出答復(fù)。三、銷毀審批（一）審批流程1.填寫申請表：檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、所屬年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核：申請表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對申請表內(nèi)容進(jìn)行全面審查，重點關(guān)注檔案銷毀的必要性、合規(guī)性以及是否符合相關(guān)保密規(guī)定等。3.主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)：對于重要檔案的銷毀申請，需經(jīng)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮單位整體情況和長遠(yuǎn)發(fā)展，對檔案銷毀申請做出最終決策。（二）審批材料留存經(jīng)審批通過的《檔案銷毀申請表》及相關(guān)鑒定材料應(yīng)妥善留存，作為檔案銷毀工作的重要依據(jù)，保存期限與對應(yīng)的檔案保管期限一致。四、銷毀實施（一）銷毀方式選擇根據(jù)檔案載體形式和數(shù)量等實際情況，選擇合適的銷毀方式：1.紙質(zhì)檔案：對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。焚燒應(yīng)在符合環(huán)保要求的指定地點進(jìn)行，并確保徹底焚毀；粉碎可使用專業(yè)的碎紙設(shè)備，將檔案紙張粉碎成無法恢復(fù)信息的顆粒狀。2.電子檔案：電子檔案應(yīng)通過專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件進(jìn)行徹底刪除，確保存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)無法被恢復(fù)。刪除后的存儲介質(zhì)可根據(jù)實際情況進(jìn)行格式化、消磁或物理銷毀等處理。3.特殊載體檔案：如錄音帶、錄像帶、光盤等特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特性選擇合適的銷毀方式，如消磁、焚燒、粉碎等，確保檔案信息完全消除。（二）銷毀過程監(jiān)督1.現(xiàn)場監(jiān)督：檔案銷毀工作應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行，監(jiān)督人員應(yīng)由檔案管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門或其他獨立部門人員擔(dān)任。監(jiān)督人員要全程參與銷毀過程，確保銷毀方式正確、銷毀徹底，防止檔案丟失或信息泄露。2.記錄備案：對檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員、銷毀檔案的名稱和數(shù)量等信息。記錄應(yīng)形成書面材料，并由監(jiān)督人員和銷毀操作人員簽字確認(rèn)，作為檔案銷毀工作的重要備案資料。五、銷毀記錄與檔案管理（一）銷毀記錄內(nèi)容銷毀記錄應(yīng)包括以下詳細(xì)內(nèi)容：1.檔案基本信息：檔案名稱、編號、形成時間、保管期限、來源等。2.銷毀信息：銷毀日期、地點、方式、參與人員名單等。3.審批信息：審批部門、審批時間、審批意見等。（二）記錄保存期限銷毀記錄應(yīng)與對應(yīng)的檔案保管期限一致，確保在需要時能夠追溯檔案銷毀的全過程。（三）檔案管理后續(xù)工作1.更新檔案目錄：檔案管理部門應(yīng)及時在檔案目錄中刪除已銷毀檔案的相關(guān)信息，確保檔案目錄的準(zhǔn)確性和完整性。2.系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)：對于電子檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)同步更新系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)，刪除已銷毀檔案的記錄，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案情況相符。六、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.定期檢查：中石化總部及各單位應(yīng)定期對檔案銷毀工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括銷毀制度執(zhí)行情況、鑒定審批程序合規(guī)性、銷毀記錄完整性等。2.不定期抽查：除定期檢查外，還應(yīng)不定期對部分單位的檔案銷毀工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）責(zé)任追究1.對違規(guī)行為的界定：凡違反本制度規(guī)定，在檔案鑒定、審批、銷毀等環(huán)節(jié)存在弄虛作假、擅自銷毀檔案、未履行保密義務(wù)等行為的，均屬于違規(guī)行為。2.責(zé)任追究方式：對于違規(guī)行為，將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人給予批評教育、責(zé)令改正、警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。同時，對違規(guī)單位將進(jìn)行通報批評，并責(zé)令限期整改。整改不力的，將進(jìn)一步追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。七、附則