PAGE行政事業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織行政事業(yè)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工形成的行政事業(yè)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案的集中管理和日常維護(hù)工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和操作規(guī)范。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、安全防護(hù)和保密工作，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定為查閱、借閱人員提供服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱和利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件材料。2.本公司/組織形成的各類文件、報(bào)告、決議、決定、通知、紀(jì)要等。3.本公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.本公司/組織召開(kāi)的各類會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。5.本公司/組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)文件材料，如合同、協(xié)議、項(xiàng)目方案、招投標(biāo)文件等。6.本公司/組織的人事檔案材料，包括員工的入職登記表、履歷表、考核表、任免文件等。7.本公司/組織的財(cái)務(wù)檔案材料，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。8.本公司/組織的設(shè)備檔案材料，包括設(shè)備的購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、維修記錄等。9.本公司/組織的基建檔案材料，包括工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集到本部門。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁、丟失。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)備份，防止損壞或丟失。（三）整理方法1.分類。按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、設(shè)備管理類、基建管理類等。2.編號(hào)。對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等，以便快速檢索。4.裝訂。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本公司/組織的重要文件、決議、決定、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，向上級(jí)報(bào)告清查情況。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。3.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.本公司/組織員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.外單位人員借閱本公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)同意。（四）借閱期限1.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得逾期不還。（五）歸還要求1.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合判斷。（二）鑒定組織1.公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（三）鑒定方法1.鑒定工作小組應(yīng)逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿但仍具有一定利用價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員的監(jiān)督下進(jìn)行。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀結(jié)束后，應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。開(kāi)發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（四）信息安全保障1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)