PAGE檔案館內(nèi)部檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館內(nèi)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合與共享，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門之間檔案的移交工作，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等各類檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：移交的檔案應(yīng)真實(shí)反映本公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，保持檔案的完整性和原始性。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：檔案移交應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)進(jìn)行，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。4.責(zé)任明確原則：明確檔案移交過程中各部門和人員的職責(zé)，確保檔案移交工作順利進(jìn)行。二、檔案移交的范圍與要求（一）移交范圍1.文書檔案：包括本公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類文件、通知、報(bào)告、決議、合同等。2.科技檔案：涵蓋科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的技術(shù)文件、圖紙、資料等。3.人事檔案：包含員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案：涉及會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，如市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等形成的各類業(yè)務(wù)記錄和資料。（二）移交要求1.檔案整理規(guī)范：移交的檔案應(yīng)按照國(guó)家和本公司/組織規(guī)定的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.內(nèi)容完整準(zhǔn)確：檔案內(nèi)容應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，圖表、數(shù)據(jù)等準(zhǔn)確無誤。3.載體質(zhì)量合格：檔案載體應(yīng)符合耐久性要求，如紙質(zhì)檔案應(yīng)使用優(yōu)質(zhì)紙張，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并確保可讀性。4.移交清單清晰：移交檔案時(shí)應(yīng)同時(shí)提交詳細(xì)的移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。三、檔案移交的流程（一）移交準(zhǔn)備1.確定移交部門和接收部門：根據(jù)檔案的形成部門和保管職責(zé)，明確檔案移交部門和接收部門。2.編制移交清冊(cè)：移交部門負(fù)責(zé)編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)列出擬移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、形成時(shí)間等信息。移交清冊(cè)應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.檔案整理與審核：移交部門對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行全面整理和自查，確保檔案符合移交要求。接收部門對(duì)移交清冊(cè)進(jìn)行初步審核，如有疑問及時(shí)與移交部門溝通。（二）移交實(shí)施1.現(xiàn)場(chǎng)移交：移交部門和接收部門共同進(jìn)行檔案的現(xiàn)場(chǎng)移交，雙方核對(duì)移交清冊(cè)內(nèi)容與實(shí)際檔案，確保檔案數(shù)量、內(nèi)容等準(zhǔn)確無誤。2.簽字確認(rèn)：雙方在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)，明確檔案移交的時(shí)間、內(nèi)容、雙方責(zé)任等信息。簽字后的移交清冊(cè)作為檔案移交的重要憑證。3.電子檔案移交：對(duì)于電子檔案，移交部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求，將電子檔案數(shù)據(jù)移交給接收部門，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。接收部門應(yīng)進(jìn)行電子檔案的接收和驗(yàn)收，確保數(shù)據(jù)能夠正常讀取和使用。（三）移交后的處理1.檔案上架：接收部門將接收的檔案及時(shí)上架存放，按照檔案分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.更新檔案管理系統(tǒng)：接收部門應(yīng)及時(shí)在本部門的檔案管理系統(tǒng)中更新檔案信息，包括檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、存放位置等，確保檔案管理系統(tǒng)與實(shí)際檔案情況一致。3.定期核對(duì)：接收部門應(yīng)定期對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問題及時(shí)與移交部門溝通解決。四、檔案移交的時(shí)間規(guī)定（一）定期移交1.年度檔案移交：各部門應(yīng)在每年[具體日期]前，將上一年度形成的檔案整理完畢并移交至檔案館。2.項(xiàng)目檔案移交：對(duì)于重大項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作，項(xiàng)目結(jié)束后[具體時(shí)長(zhǎng)]內(nèi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將項(xiàng)目檔案整理移交至檔案館。（二）臨時(shí)移交1.機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動(dòng)：因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)等原因，涉及檔案移交的，相關(guān)部門應(yīng)在變動(dòng)發(fā)生后[具體時(shí)長(zhǎng)]內(nèi)完成檔案移交工作。2.特殊情況：遇有特殊情況需要臨時(shí)移交檔案的，移交部門應(yīng)提前與接收部門協(xié)商確定移交時(shí)間，并按照規(guī)定辦理移交手續(xù)。五、檔案移交的責(zé)任分工（一）移交部門責(zé)任1.檔案整理與準(zhǔn)備：負(fù)責(zé)按照要求對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案符合移交標(biāo)準(zhǔn)。2.編制移交清冊(cè)：準(zhǔn)確編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案信息，并對(duì)移交清冊(cè)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。3.現(xiàn)場(chǎng)移交配合：在檔案移交現(xiàn)場(chǎng)，積極配合接收部門進(jìn)行檔案核對(duì)和清點(diǎn)工作，解答接收部門提出的疑問。4.問題整改：對(duì)接收部門提出的檔案問題，及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案質(zhì)量符合要求。（二）接收部門責(zé)任1.審核移交清冊(cè)：對(duì)移交部門提交的移交清冊(cè)進(jìn)行認(rèn)真審核，如有異議及時(shí)與移交部門溝通協(xié)商。2.檔案接收與驗(yàn)收：負(fù)責(zé)接收移交的檔案，并按照規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收，確保檔案數(shù)量、內(nèi)容、質(zhì)量等符合要求。3.檔案保管與利用：對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和有效利用。4.反饋問題：及時(shí)向移交部門反饋檔案接收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，并跟蹤問題整改情況。（三）檔案館責(zé)任1.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門之間的檔案移交工作，制定檔案移交計(jì)劃和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案移交工作的開展。2.業(yè)務(wù)指導(dǎo)：為各部門提供檔案整理、編目等方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案移交工作規(guī)范有序。3.檔案保管與利用：負(fù)責(zé)接收和保管各部門移交的檔案，建立全公司/組織統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.監(jiān)督檢查：定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反檔案移交制度的行為進(jìn)行糾正和處理。六、檔案移交的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案館負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案移交工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案移交情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.審計(jì)監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案移交的合規(guī)性、真實(shí)性和完整性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：制定檔案移交工作考核指標(biāo)，包括檔案移交的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性、檔案整理質(zhì)量等方面。2.考核周期：每年對(duì)各部門檔案移交工作進(jìn)行一次考核。3.結(jié)果應(yīng)用：將檔案移交工作考核結(jié)果納入部門績(jī)效考核體系，對(duì)檔案移交工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的部門進(jìn)行督促整改，并根據(jù)情況進(jìn)行相應(yīng)的處罰。七、檔案移交過程中的保密與安全（一）保密要求1.人員保密：參與檔案移交工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，對(duì)在移交過程中知悉的檔案內(nèi)容和機(jī)密信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.環(huán)境保密：檔案移交應(yīng)在安全、保密的環(huán)境中進(jìn)行，避免檔案信息被不當(dāng)獲取或泄露。（二）安全措施1.檔案載體安全：在檔案移交過程中，要確保檔案載體的安全，防止檔案損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。對(duì)于電子檔案，要采取加密、備份等安全措施，確保數(shù)據(jù)安全。2.交接過程安全：檔案移交現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作，確