PAGE三合一檔案制度包括三合一檔案制度細則一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，使檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本三合一檔案制度。本制度旨在規(guī)范公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)，為公司的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的檔案管理工作。涵蓋公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)研發(fā)、行政管理、財務管理、人力資源管理等各個方面形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導，確保檔案管理工作的一致性和規(guī)范性。2.真實性和完整性原則檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得隨意篡改、刪減或遺漏。3.分類科學和便于利用原則按照檔案的形成領域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學分類，便于檔案的整理、保管和查找利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則加強檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄露，確保檔案信息的安全。二、檔案分類及編號規(guī)則（一）檔案分類1.行政管理類檔案包括公司設立、變更、注銷等相關文件；公司章程、管理制度、會議紀要、工作計劃與總結、行政公文、證照印章管理文件等。2.經(jīng)營管理類檔案涵蓋市場調(diào)研、營銷策劃、合同協(xié)議、招投標文件、客戶資料、業(yè)務報表等與公司經(jīng)營活動直接相關的檔案。3.生產(chǎn)研發(fā)類檔案包含產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量控制記錄、設備維護檔案、技術改造文件等。4.財務管理類檔案涉及會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告、稅務資料、資金管理文件等。5.人力資源管理類檔案有員工入職、離職、調(diào)動、培訓、考核、薪酬福利等相關文件，以及員工個人檔案。（二）編號規(guī)則1.采用“大類代碼+流水號”的編號方式。2.大類代碼：行政管理類（XZ）、經(jīng)營管理類（JY）、生產(chǎn)研發(fā)類（SC）、財務管理類（CW）、人力資源管理類（RL）。3.流水號：按照檔案形成的時間順序，從0001開始依次編號。例如，行政管理類的第一份檔案編號為XZ0001，經(jīng)營管理類的第二份檔案編號為JY0002，以此類推。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的各類文件、資料、記錄等，均應按照本制度規(guī)定進行收集歸檔。2.對外簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等文件，由簽訂部門負責收集，并及時移交檔案管理部門。3.員工個人在工作中形成的與公司業(yè)務相關的文件、報告、成果等，應提交所在部門審核后歸檔。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應按照檔案分類目錄，對各類文件進行全面收集，不得遺漏重要文件。3.對于電子文件，應同時收集其紙質(zhì)版本或進行有效的電子備份，確保文件的可讀性和可追溯性。4.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損壞或丟失。（三）收集流程1.各部門在文件形成后，由文件制作人或承辦人及時將文件整理后交部門檔案收集責任人。2.部門檔案收集責任人對收集的文件進行初步審核，確保文件內(nèi)容完整、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。3.審核通過后，部門檔案收集責任人填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份留存部門，一份隨檔案移交檔案管理部門。4.檔案管理部門收到檔案后，對移交的檔案進行再次審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。審核無誤后，在《檔案移交清單》上簽字確認，完成檔案收集工作。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的保管和利用。3.便于計算機管理和檢索，提高檔案管理的信息化水平。（二）整理方法1.行政管理類檔案按照文件的性質(zhì)、時間順序進行分類整理，同一類文件按照發(fā)文時間或事件發(fā)生時間排序。對于會議紀要，按照會議主題和時間順序整理；對于管理制度，按照發(fā)布時間和修訂情況進行整理。2.經(jīng)營管理類檔案合同協(xié)議類按照合同類別、簽訂時間進行整理；招投標文件按照項目名稱、招標時間進行整理；客戶資料按照客戶類別、建立時間進行整理。3.生產(chǎn)研發(fā)類檔案產(chǎn)品研發(fā)資料按照產(chǎn)品型號、研發(fā)階段進行整理；生產(chǎn)工藝文件按照工藝類別、生產(chǎn)批次進行整理；質(zhì)量控制記錄按照產(chǎn)品批次、檢驗項目進行整理。4.財務管理類檔案會計憑證按照月份、憑證編號順序整理；賬簿按照年度、賬簿種類進行整理；財務報表按照年度、報表種類進行整理。5.人力資源管理類檔案員工個人檔案按照員工姓名、入職時間進行整理；員工培訓檔案按照培訓項目、培訓時間進行整理；員工考核檔案按照考核年度、考核項目進行整理。（三）編目與裝訂1.整理后的檔案應進行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.檔案目錄應打印成冊，并一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨保存，便于查找利用。3.對于紙質(zhì)檔案，應按照一定的規(guī)格進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.檔案整理完成后，應及時進行歸檔，確保檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。2.歸檔的檔案應符合檔案整理規(guī)范和編號規(guī)則，檔案目錄與檔案實體應一一對應。3.檔案應按照類別和保管期限分別存放，便于管理和查找。（二）歸檔流程1.檔案管理部門根據(jù)檔案分類目錄，為整理好的檔案確定存放位置。2.將檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、編號范圍、保管期限等信息。3.將檔案目錄中的相關信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.檔案歸檔完成后，填寫《檔案歸檔登記表》，記錄檔案的歸檔時間、類別、數(shù)量等信息。六、檔案保管（一）保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲蛀、防鼠咬、防盜等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。3.檔案庫房內(nèi)應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案存放有序、便于查找。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、重要合同協(xié)議、財務審計報告、公司歷史沿革等具有重要歷史價值和查考利用價值的文件。3.長期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般性的合同協(xié)議、業(yè)務報表、生產(chǎn)工藝文件等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至1０年，主要包括臨時性的文件、資料等。（三）檔案保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全完整。2.對電子檔案應進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對于重要檔案和機密檔案，應采取加密存儲、限制訪問權限等措施，確保檔案信息的安全保密。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。七、檔案利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司的保密制度，確保檔案利用過程中的信息安全。2.遵循方便快捷、高效服務的原則，為公司內(nèi)部各部門和員工提供及時、準確的檔案利用服務。3.檔案利用應在規(guī)定的權限范圍內(nèi)進行，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應按照審批意見提供檔案，并對查閱過程進行登記。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應對借閱情況進行跟蹤，確保檔案按時歸還。3.復制如需復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理人員進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明復制日期。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、編號、利用方式、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.依據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值和歷史價值等因素，對檔案進行綜合鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定和不定期抽查鑒定。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限表和檔案利用情況，對檔案進行逐卷審查，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對于保管期限已滿但仍有重要查考利用價值的檔案，應延長保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見后，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司分管領導審批后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無