PAGE機(jī)關(guān)單位檔案收集制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在機(jī)關(guān)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)單位各部門在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案收集工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機(jī)關(guān)單位的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門應(yīng)按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地收集本部門工作活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.及時(shí)歸檔原則檔案形成部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交綜合檔案室，避免檔案積壓、散失，確保檔案的時(shí)效性。4.便于利用原則檔案收集工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案服務(wù)機(jī)關(guān)工作的效率。二、檔案收集范圍（一）文書檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括命令、決定、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、批復(fù)等。2.本機(jī)關(guān)形成的文件材料，如黨組（委）文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、信息等。3.下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告及本機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示等。4.機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門之間的來往文件，如函件、通知、報(bào)告等。（二）科技檔案1.基本建設(shè)項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段形成的文件材料，如圖紙、圖表、報(bào)告、合同等。2.設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備儀器的購(gòu)置、安裝調(diào)試、使用維護(hù)、報(bào)廢等過程中形成的文件材料，如說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。3.科研項(xiàng)目檔案，包括科研項(xiàng)目的開題報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果、鑒定驗(yàn)收等文件材料。（三）人事檔案1.干部職工的履歷材料、自傳、鑒定、考核、考察、任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。2.學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、培訓(xùn)、工資、黨團(tuán)材料等。3.其他可供組織參考的材料，如體檢表、政審材料、出國(guó)（境）材料等。（四）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告，如月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.其他會(huì)計(jì)核算資料，如銀行對(duì)賬單、稅務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。（五）聲像檔案1.照片檔案，包括機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、重要會(huì)議、重大事件、領(lǐng)導(dǎo)視察等方面的照片。2.錄音檔案，如會(huì)議錄音、講座錄音、采訪錄音等與機(jī)關(guān)工作相關(guān)的音頻資料。3.錄像檔案，如工作匯報(bào)錄像、活動(dòng)記錄錄像、宣傳片等視頻資料。（六）電子檔案1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的電子文件，如電子公文、電子報(bào)表、電子審批文件等。2.業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、人事管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。3.其他通過電子設(shè)備存儲(chǔ)的與機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件資料，如電子郵件、電子文檔等。三、檔案收集職責(zé)分工（一）綜合檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案收集制度和工作流程，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集工作。2.定期組織檔案收集工作培訓(xùn)，提高各部門檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。3.接收、整理、保管各部門移交的檔案，建立健全檔案管理制度和檢索體系，確保檔案的安全和有效利用。4.對(duì)檔案收集工作進(jìn)行檢查和考核，對(duì)表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案收集制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案收集工作的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集工作的順利開展。2.負(fù)責(zé)本部門工作活動(dòng)中各類檔案的收集、整理和初步分類，按照檔案形成的時(shí)間順序和類別進(jìn)行排列，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容和質(zhì)量，確保交接清楚、責(zé)任明確。4.積極配合綜合檔案室的檔案收集工作，提供必要的協(xié)助和支持，如補(bǔ)充檔案材料、說明檔案情況等。四、檔案收集工作流程（一）文件材料的形成與積累1.各部門工作人員在日常工作中應(yīng)注意文件材料的形成和積累，按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份或采取其他保護(hù)措施，防止文件丟失、損壞。（二）定期收集1.各部門應(yīng)每月或每季度對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行一次集中收集，由檔案管理人員進(jìn)行初步整理和分類。2.在收集過程中，應(yīng)檢查文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的文件材料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）整理歸檔1.各部門檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的規(guī)范要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行進(jìn)一步整理，包括分類、編號(hào)、編目、裝訂等。2.將整理好的檔案編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。3.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。（四）移交1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度整理好的檔案移交綜合檔案室。2.移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.綜合檔案室接收檔案后，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。五、檔案收集的質(zhì)量要求（一）完整性1.檔案應(yīng)涵蓋機(jī)關(guān)單位工作活動(dòng)的各個(gè)方面，包括決策、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)形成的文件材料。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大事件、重點(diǎn)項(xiàng)目等應(yīng)形成專題檔案，全面反映其過程和結(jié)果。3.檔案的附件、補(bǔ)充材料等應(yīng)齊全完整，與主件一并歸檔。（二）準(zhǔn)確性1.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際工作情況相符。2.文件材料的題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的主要內(nèi)容，日期、編號(hào)等信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）系統(tǒng)性1.檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.檔案的編號(hào)、編目等應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于管理和利用。（四）規(guī)范性1.文件材料應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的紙張和書寫材料，字跡應(yīng)清晰、工整。2.檔案的裝訂應(yīng)符合要求，整齊美觀，便于翻閱。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。六、檔案收集的時(shí)間要求（一）日常文件材料收集各部門應(yīng)在文件材料辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行收集整理，確保檔案的時(shí)效性。（二）定期檔案移交各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前將上一年度的檔案移交綜合檔案室，不得拖延。（三）特殊情況處理對(duì)于緊急或重要的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集整理并移交綜合檔案室，確保檔案的完整性和安全性。七、檔案收集的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案收集工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的范圍、質(zhì)量、時(shí)間等方面。檢查周期為每[X]個(gè)月一次。（二）不定期抽查綜合檔案室可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門的檔案收集工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于檔案收集工作做得好的部門，應(yīng)予以表?yè)P(yáng)和推廣；對(duì)于存在問題的部門，應(yīng)下達(dá)整改通知書，要求其限期整改。2.整改后仍不符合要求的部門，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案收集的安全管理（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露檔案信息。2.在檔案收集、整理、移交等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息被竊取或篡改。（二）實(shí)體安全1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案實(shí)體的安全。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案實(shí)體存在的問題，如紙張老化、字跡褪色等。（三）電子檔案安全1.建立健全電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸、利用等環(huán)節(jié)