PAGE學(xué)校檔案管借閱制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本借閱制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、教職工及學(xué)生因工作、學(xué)習(xí)需要借閱學(xué)校檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.遵循借閱審批流程，保證借閱活動有序進(jìn)行。4.提高檔案利用效率，滿足合理的借閱需求。二、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.學(xué)校綜合管理類檔案，如學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、會議紀(jì)要等。2.教學(xué)管理類檔案，包括教學(xué)計(jì)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)生成績等。3.科研管理類檔案，如科研項(xiàng)目申報材料、研究成果等。4.人事管理類檔案，如教職工履歷、考核評價等。5.財(cái)務(wù)管理類檔案，如財(cái)務(wù)報表、賬目憑證等（根據(jù)財(cái)務(wù)保密規(guī)定，部分內(nèi)容借閱需特殊審批）。6.學(xué)生管理類檔案，如學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲記錄等。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案。2.正在形成過程中，尚未整理歸檔的重要文件資料。3.經(jīng)學(xué)校認(rèn)定需特殊保管，限制流通的檔案。三、借閱申請與審批（一）借閱申請流程1.借閱人需填寫《學(xué)校檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對申請進(jìn)行審查，并簽署意見。（二）審批權(quán)限1.一般性檔案借閱，由所在部門負(fù)責(zé)人審批即可。2.涉及重要事項(xiàng)、機(jī)密信息或跨部門的檔案借閱，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.對于限制借閱的檔案，除上述審批外，還需學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）審批時間檔案管理部門應(yīng)在收到完整的借閱申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。如遇特殊情況需延長審批時間，應(yīng)及時向借閱人說明原因。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限規(guī)定1.短期借閱：一般不超過[X]個工作日，適用于日常工作中臨時查閱的一般性檔案。2.中期借閱：期限為[X]個工作日至[X]個月，主要針對階段性工作所需的檔案。3.長期借閱：最長不超過[X]個月，用于重大項(xiàng)目研究、長期教學(xué)任務(wù)等情況。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還所借檔案，如有特殊情況需要延期歸還，必須提前向檔案管理部門提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還檔案時，借閱人需確保檔案的完整性和整潔性，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。五、借閱方式與檔案使用（一）借閱方式1.現(xiàn)場借閱：借閱人可到學(xué)校檔案管理部門指定地點(diǎn)，在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱檔案。2.電子借閱：對于已數(shù)字化的檔案，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，借閱人可通過學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行在線查閱，但不得擅自下載、傳播。（二）檔案使用規(guī)范1.借閱人只能在規(guī)定的借閱場所使用檔案，不得將檔案帶出學(xué)校或轉(zhuǎn)借他人。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印或摘錄，并進(jìn)行登記。3.借閱人在使用檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案保管與安全（一）檔案保管責(zé)任1.檔案管理部門應(yīng)妥善保管檔案，確保檔案存放環(huán)境安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和整理，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。（二）安全保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.借閱場所應(yīng)設(shè)置必要的安全設(shè)施，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.對于涉及機(jī)密的檔案，借閱人應(yīng)簽署保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案借閱情況進(jìn)行檢查。2.檔案管理部門應(yīng)建立借閱檔案臺賬，詳細(xì)記錄借閱人、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息，以便隨時接受監(jiān)督檢查。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)借閱人違反本制度規(guī)定，檔案管理部門應(yīng)及時發(fā)出書面通知，要求其限期整改。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告處分；對于情節(jié)嚴(yán)重，造成檔案丟失、損壞、泄密等后果的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)解