PAGE養(yǎng)老院檔案保存制度一、總則（一）目的為加強養(yǎng)老院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在養(yǎng)老院管理、服務(wù)、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本養(yǎng)老院各部門形成的各類檔案的保存與管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指養(yǎng)老院在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：養(yǎng)老院檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映養(yǎng)老院各項工作活動的真實情況。3.保密性原則：對涉及養(yǎng)老院機密、老人隱私等檔案信息，應(yīng)嚴格保密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理部門與職責（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案室，負責全院檔案的集中管理。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計等工作。2.對檔案進行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好登記和歸還工作。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全與完整。5.負責檔案庫房的日常管理，維護檔案存放環(huán)境。6.對各部門檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理工作，并定期移交檔案室。2.明確專人負責檔案工作，確保檔案的及時形成和規(guī)范整理。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括上級文件、養(yǎng)老院行政會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.服務(wù)管理類：老人入住檔案、健康檔案、護理記錄、服務(wù)評估資料等。3.設(shè)施設(shè)備類：養(yǎng)老院建筑圖紙、設(shè)施設(shè)備采購合同、維護保養(yǎng)記錄等。4.活動記錄類：各類文體活動、節(jié)日慶典等活動的照片、視頻、文字資料等。5.其他類：與養(yǎng)老院相關(guān)的合同協(xié)議、捐贈記錄、榮譽證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.檔案材料應(yīng)真實、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行分類，如分為行政管理、服務(wù)管理、設(shè)施設(shè)備等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持整齊美觀。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案移交檔案室歸檔。2.對于重大事件、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在事件結(jié)束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對本部門整理好的檔案進行初步審核。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。3.將檔案移交至檔案室，檔案室管理人員進行接收登記。（三）保管期限1.永久保管：涉及養(yǎng)老院重大權(quán)益、歷史沿革、重要資產(chǎn)等檔案。2.定期保管：分為30年、10年等不同期限，具體根據(jù)檔案性質(zhì)確定。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案：存放在專門的檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.電子檔案：采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，存儲在安全的環(huán)境中，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護。（五）庫房管理1.保持庫房清潔、整齊，溫度、濕度適宜。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.建立庫房巡查制度，定期檢查檔案的保管狀況。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：養(yǎng)老院工作人員因工作需要可查閱相關(guān)檔案，填寫查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后到檔案室查閱。2.外部查閱：因特殊原因需要查閱檔案的外部單位或個人，需持有單位介紹信或相關(guān)證明，經(jīng)養(yǎng)老院領(lǐng)導(dǎo)批準后，在檔案室工作人員陪同下查閱。（二）查閱程序1.用戶填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息。2.申請表經(jīng)批準后，檔案室工作人員根據(jù)申請?zhí)峁n案，并做好查閱登記。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案內(nèi)容。2.利用檔案時應(yīng)愛護檔案，不得涂改或損壞檔案。3.利用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案室工作人員進行核對和簽收。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、相關(guān)部門負責人等組成，對檔案進行綜合評估。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制銷毀清單。2.將銷毀清單報養(yǎng)老院領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，在指定地點進行銷毀，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.銷毀記錄應(yīng)長期保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立養(yǎng)老院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理、在線查閱、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.將紙質(zhì)檔案中的重要信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確、完整。2.定期對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行更新和維護，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制建立檔案工作監(jiān)督機制，定期對各部門檔案工作進行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的收集、整理、歸檔情況。2.檔案的保管狀況。3.檔案查閱、利用制度的執(zhí)