PAGE會計檔案室上墻制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，便于查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會計檔案管理。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。2.會計檔案室：是集中保管公司會計檔案的專門場所。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的憑證。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計分錄和摘要等內(nèi)容。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿，對某些在總賬和明細(xì)賬中未能詳細(xì)反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿，如固定資產(chǎn)備查賬、低值易耗品備查賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告，反映公司月度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財務(wù)會計報告，在月度報告基礎(chǔ)上，更全面反映季度財務(wù)情況的報告。3.半年度財務(wù)會計報告，對上半年財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性報告。4.年度財務(wù)會計報告，全面反映公司年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況的報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間差異的調(diào)節(jié)表格。2.銀行對賬單，銀行提供的反映公司銀行賬戶資金收支情況的對賬單。3.納稅申報表，記錄公司各項稅費(fèi)申報繳納情況的表格。4.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案移交情況的清單。5.會計檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計檔案保管情況的清冊。6.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀情況的清冊。7.其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，如會計電算化數(shù)據(jù)備份、財務(wù)分析報告等。三、會計檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照會計檔案的類別進(jìn)行分類，如會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料等。2.在每一類中，再按照形成時間、保管期限等進(jìn)行細(xì)分。（二）編號規(guī)則1.會計憑證：按照年度、月份和憑證序號進(jìn)行編號，如“20XX年X月001號20XX年X月XXX號”。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等分別編號，編號格式為“賬簿類別年度編號”，如“總賬20XX年01”。3.財務(wù)會計報告：按照年度和報告類別編號，如“年度財務(wù)會計報告20XX年”。4.其他會計資料：根據(jù)資料性質(zhì)和形成時間編號，如“銀行存款余額調(diào)節(jié)表20XX年X月”。（三）裝訂要求1.會計憑證：應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。裝訂時應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會計賬簿：賬簿在年度終了后，應(yīng)整理齊全，活頁賬應(yīng)抽出空白頁，再裝訂成冊，并在裝訂處加蓋騎縫章。3.財務(wù)會計報告：應(yīng)按順序裝訂，加具封面，注明單位名稱、年度、報告類別等信息。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年；年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點會計檔案應(yīng)存放在專門的會計檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對會計檔案進(jìn)行檢查和核對，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.電子會計檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、會計檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.本公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案查閱登記簿上登記查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.外部單位查閱會計檔案，如審計、稅務(wù)等部門，需持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財務(wù)部門指定專人陪同查閱，并在檔案查閱登記簿上詳細(xì)登記查閱情況。（二）查閱程序1.查閱人提出查閱申請，填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等。2.申請經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的會計檔案，并在專門的場所供查閱人查閱。3.查閱人不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換，如需復(fù)印或復(fù)制會計檔案，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理。（三）查閱登記每次查閱會計檔案都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位名稱、查閱內(nèi)容、查閱目的、批準(zhǔn)人等信息，查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。六、會計檔案的借閱（一）借閱范圍僅限于本公司內(nèi)部因工作需要借閱會計檔案，外部單位一般不得借閱。（二）借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.借閱人填寫借閱申請表，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到會計檔案室辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)申請表提供借閱檔案，并與借閱人當(dāng)面清點核對，雙方在檔案交接清單上簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。如遇特殊情況需帶出公司，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借閱的會計檔案，歸還時檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、會計檔案的移交（一）移交范圍1.公司所屬分支機(jī)構(gòu)撤銷、合并時，應(yīng)將會計檔案移交公司總部。2.公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，將部分會計檔案移交其他單位時，應(yīng)按規(guī)定辦理移交手續(xù)。（二）移交程序1.移交單位編制會計檔案移交清冊，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.交接雙方按照移交清冊所列內(nèi)容進(jìn)行當(dāng)面清點核對，并在移交清冊上簽字確認(rèn)。移交清冊一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。3.電子會計檔案的移交，應(yīng)確保電子數(shù)據(jù)的完整性和可用性，并在移交清冊中注明電子檔案的存儲介質(zhì)、存儲位置等信息。（三）監(jiān)交規(guī)定會計檔案移交時，應(yīng)由公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人或其他指定人員負(fù)責(zé)監(jiān)交，以保證移交工作的順利進(jìn)行和檔案的安全完整。八、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本公司檔案管理部門會同財務(wù)部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.公司分管領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案銷毀清冊進(jìn)行審核，并簽署意見。2.銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案管理部門、財務(wù)部門和審計部門共同派人監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。（三）特殊情況處理保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)