PAGE審計(jì)報(bào)告檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司審計(jì)報(bào)告檔案的管理，確保審計(jì)報(bào)告檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于審計(jì)報(bào)告的查閱、利用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)所出具的各類(lèi)審計(jì)報(bào)告檔案的管理，包括但不限于財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、績(jī)效審計(jì)報(bào)告、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)報(bào)告等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：審計(jì)報(bào)告檔案由公司審計(jì)部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映審計(jì)工作的全過(guò)程和審計(jì)結(jié)果。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的審計(jì)報(bào)告檔案進(jìn)行保密管理。4.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于審計(jì)報(bào)告檔案的查閱、檢索和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）審計(jì)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審計(jì)報(bào)告檔案的收集、整理、歸檔、保管和銷(xiāo)毀等工作。2.制定審計(jì)報(bào)告檔案管理制度，并組織實(shí)施。3.對(duì)審計(jì)報(bào)告檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.按照檔案管理規(guī)定，認(rèn)真做好審計(jì)報(bào)告檔案的收集、整理、歸檔、保管和銷(xiāo)毀等工作。2.負(fù)責(zé)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、編目等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，及時(shí)催還借閱的檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)積極配合審計(jì)部門(mén)做好審計(jì)報(bào)告檔案的收集工作，及時(shí)將與審計(jì)相關(guān)的資料提交給審計(jì)部門(mén)。2.在審計(jì)工作過(guò)程中，各部門(mén)應(yīng)按照審計(jì)部門(mén)的要求提供真實(shí)、完整的資料，不得拒絕或拖延。3.未經(jīng)審計(jì)部門(mén)同意，各部門(mén)不得擅自查閱、復(fù)印或銷(xiāo)毀審計(jì)報(bào)告檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍審計(jì)報(bào)告檔案的收集范圍包括審計(jì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料，主要包括：1.審計(jì)通知書(shū)、審計(jì)工作方案、審計(jì)計(jì)劃等。2.審計(jì)證據(jù)，如審計(jì)底稿、憑證、報(bào)表、合同等。3.審計(jì)報(bào)告初稿、征求意見(jiàn)稿、正式報(bào)告及相關(guān)附件。4.被審計(jì)單位的反饋意見(jiàn)及審計(jì)部門(mén)的回復(fù)。5.審計(jì)項(xiàng)目的后續(xù)跟蹤資料，如整改報(bào)告、復(fù)查記錄等。6.與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的其他文件、資料。（二）收集要求1.審計(jì)人員應(yīng)在審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)將審計(jì)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的文件、資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份，并確保電子文件的可讀性和完整性。(三）整理方法1.按照審計(jì)項(xiàng)目的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)整理。2.對(duì)每份文件、資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、文件名稱(chēng)、日期、保管期限等內(nèi)容。4.將整理好的文件、資料按照檔案目錄順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.審計(jì)報(bào)告檔案應(yīng)在整理完畢后及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)間不得超過(guò)審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后的[X]個(gè)工作日。2.歸檔的檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，交接雙方應(yīng)簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核，審核合格后方可辦理歸檔手續(xù)。（二）保管期限審計(jì)報(bào)告檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和性質(zhì)確定，具體如下：1.涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、重大經(jīng)濟(jì)糾紛等審計(jì)報(bào)告檔案，保管期限為[X]年。2.一般財(cái)務(wù)審計(jì)、績(jī)效審計(jì)等報(bào)告檔案，保管期限為[X]年。3.專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)報(bào)告檔案，保管期限根據(jù)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)的具體要求確定。（三）保管方式1.審計(jì)報(bào)告檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱審計(jì)報(bào)告檔案，需填寫(xiě)《審計(jì)報(bào)告檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到審計(jì)部門(mén)查閱。2.公司外部人員查閱審計(jì)報(bào)告檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到審計(jì)部門(mén)查閱。3.涉及公司機(jī)密的審計(jì)報(bào)告檔案，未經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)提前向?qū)徲?jì)部門(mén)提交《審計(jì)報(bào)告檔案查閱申請(qǐng)表》，申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.審計(jì)部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出審計(jì)部門(mén)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)審計(jì)部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還審計(jì)部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱審計(jì)報(bào)告檔案，需填寫(xiě)《審計(jì)報(bào)告檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意，審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.公司外部人員原則上不得借閱審計(jì)報(bào)告檔案。如因特殊情況確需借閱的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)提前向?qū)徲?jì)部門(mén)提交《審計(jì)報(bào)告檔案借閱申請(qǐng)表》，申請(qǐng)表應(yīng)注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息。2.審計(jì)部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱檔案清單、借閱期限、歸還時(shí)間等內(nèi)容。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前向?qū)徲?jì)部門(mén)提出申請(qǐng)。4.借閱人員借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失情況，應(yīng)及時(shí)向?qū)徲?jì)部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.審計(jì)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)審計(jì)報(bào)告檔案的保密管理，制定保密制度，明確保密責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施。3.在審計(jì)工作過(guò)程中，審計(jì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守審計(jì)職業(yè)道德規(guī)范，對(duì)審計(jì)過(guò)程中知悉的公司機(jī)密予以保密。4.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人員不得將審計(jì)報(bào)告檔案帶出公司或向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.審計(jì)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案保管場(chǎng)所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行檢查，確保安全設(shè)施的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)和傳輸，應(yīng)采取安全可靠的技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。4.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保檔案的安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。七、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.審計(jì)報(bào)告檔案保管期滿(mǎn)，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可予以銷(xiāo)毀。2.因特殊原因需要提前銷(xiāo)毀的檔案，須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的檔案進(jìn)行清理，編制《審計(jì)報(bào)告檔案銷(xiāo)毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、文件名稱(chēng)、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《審計(jì)報(bào)告檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)