PAGE醫(yī)保局會計(jì)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)醫(yī)保局會計(jì)檔案管理，規(guī)范會計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)保局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)保局機(jī)關(guān)及所屬各單位的會計(jì)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會計(jì)檔案，是指醫(yī)保局在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映醫(yī)保局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.醫(yī)保局財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的整理、裝訂、保管等具體工作，并對會計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.醫(yī)保局檔案管理部門負(fù)責(zé)對會計(jì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管，并提供查閱、借閱等服務(wù)，同時對會計(jì)檔案的保管情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3.醫(yī)保局各相關(guān)部門應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門做好會計(jì)檔案管理工作，確保會計(jì)檔案的妥善保管和有效利用。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會計(jì)憑證1.原始憑證，包括各類發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、支付憑證等，是記錄醫(yī)保局經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的最初書面證明。2.記賬憑證，是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用于登記賬簿的憑證，明確了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計(jì)分錄和記賬方向。（二）會計(jì)賬簿1.總賬，是按照會計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，全面反映醫(yī)保局的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤等情況。2.明細(xì)賬，是根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置的賬簿，詳細(xì)記錄各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體情況。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，逐日逐筆記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、往來明細(xì)賬等，用于對特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)核算和管理。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，反映醫(yī)保局一個月的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，在月度報(bào)告的基礎(chǔ)上，更加全面地反映醫(yī)保局一個季度的財(cái)務(wù)情況。3.年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，是醫(yī)保局一年財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的綜合反映，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異，確保銀行存款賬實(shí)相符。2.銀行對賬單，是銀行記錄醫(yī)保局銀行賬戶收支情況的對賬單據(jù)。3.納稅申報(bào)表，記錄醫(yī)保局應(yīng)納稅額的計(jì)算和繳納情況。4.會計(jì)檔案移交清冊，記錄會計(jì)檔案從形成部門向檔案管理部門移交的詳細(xì)情況。5.會計(jì)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案的保管情況，包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限等。6.會計(jì)檔案銷毀清冊，記錄會計(jì)檔案銷毀的詳細(xì)情況，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因、銷毀時間等。三、會計(jì)檔案的整理（一）整理原則會計(jì)檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)分類，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。（二）整理方法1.會計(jì)憑證的整理將原始憑證按照記賬憑證的編號順序進(jìn)行排列，確保每張?jiān)紤{證都與相應(yīng)的記賬憑證對應(yīng)。對原始憑證進(jìn)行粘貼、折疊等整理，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。在記賬憑證封面注明憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計(jì)主管人員和裝訂人員等信息。2.會計(jì)賬簿的整理拆除賬簿中的空白頁，對賬簿進(jìn)行編號，確保賬簿頁碼連續(xù)。在賬簿封面注明賬簿名稱、年度、賬簿編號等信息。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的整理將月度、季度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告按照順序排列，確保報(bào)告內(nèi)容完整。在報(bào)告封面注明報(bào)告名稱、年度、月份、單位名稱等信息。4.其他會計(jì)資料的整理對銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等其他會計(jì)資料進(jìn)行分類整理，按照時間順序排列。在資料封面注明資料名稱、年度、月份等信息。四、會計(jì)檔案的裝訂（一）裝訂要求1.會計(jì)憑證應(yīng)使用專用的憑證裝訂機(jī)進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。2.裝訂后的會計(jì)憑證應(yīng)厚度適中，一般不超過2.5厘米。3.會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等其他會計(jì)資料應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。（二）裝訂順序1.會計(jì)憑證的裝訂順序?yàn)椋河涃~憑證封面、記賬憑證、原始憑證、記賬憑證封底。2.會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等其他會計(jì)資料的裝訂順序應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理安排，確保資料的完整性和有序性。五、會計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證的保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿的保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告中，月度、季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的保管期限為永久。4.其他會計(jì)資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等保管期限為10年，會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年，會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊保管期限為永久。（二）保管地點(diǎn)1.醫(yī)保局應(yīng)設(shè)置專門的會計(jì)檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.會計(jì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（三）保管措施1.建立健全會計(jì)檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，加強(qiáng)對檔案保管情況的監(jiān)督和檢查。2.定期對會計(jì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對電子會計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，異地存放。六、會計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.醫(yī)保局內(nèi)部人員查閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱會計(jì)檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂畫、拆封和抽換。3.查閱會計(jì)檔案后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《會計(jì)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.醫(yī)保局外部單位或個人因工作需要查閱或借閱會計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《會計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)醫(yī)保局財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱會計(jì)檔案時，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件及程序1.會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時，由醫(yī)保局檔案管理部門會同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，編制《會計(jì)檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計(jì)檔案銷毀清冊》經(jīng)醫(yī)保局負(fù)責(zé)人簽署意見后，報(bào)上級主管部門和同級財(cái)政部門備案。3.銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)由醫(yī)保局檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會計(jì)檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計(jì)檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告醫(yī)保局負(fù)責(zé)人。（二）特殊情況的處理1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷