PAGE單位檔案室借閱制度一、總則（一）目的為加強單位檔案室檔案資料的管理，確保檔案資料的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，充分發(fā)揮檔案資料的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位全體員工及因工作需要借閱檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保護(hù)檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，積極為單位各項工作提供檔案信息服務(wù)，提高檔案利用效率。二、檔案借閱范圍（一）可供內(nèi)部借閱的檔案1.本單位形成的各類文件、資料、報表、合同、協(xié)議等檔案。2.已歸檔的業(yè)務(wù)檔案，如項目檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等，但涉及保密內(nèi)容的部分需按相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）可供外部單位或個人借閱的檔案1.經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，與外部單位合作項目相關(guān)的檔案資料。2.法律法規(guī)允許公開或提供給外部單位查閱的檔案信息。三、借閱申請與審批（一）內(nèi)部借閱申請與審批1.員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對借閱申請進(jìn)行審批，簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，借閱人持申請表到檔案室辦理借閱手續(xù)。（二）外部單位或個人借閱申請與審批1.外部單位或個人需借閱檔案時，應(yīng)提前向本單位相關(guān)部門提交書面申請，說明借閱目的、檔案名稱及數(shù)量等內(nèi)容。2.本單位相關(guān)部門收到申請后，進(jìn)行初步審核，并報單位領(lǐng)導(dǎo)審批。3.單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，通知檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室應(yīng)要求外部借閱人出具單位介紹信或授權(quán)委托書，并填寫《檔案借閱申請表》，明確借閱期限、歸還方式等。四、借閱期限（一）內(nèi)部借閱期限1.一般檔案資料的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案室提出申請，并經(jīng)原審批部門負(fù)責(zé)人同意。2.重要檔案或涉及機(jī)密的檔案借閱期限根據(jù)具體情況確定，原則上不超過[X]個工作日，如需特殊延長，需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）外部單位或個人借閱期限1.外部單位或個人借閱檔案的期限由單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實際情況確定，最長不超過[X]個工作日。2.如需續(xù)借，應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個工作日向本單位提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可續(xù)借。五、借閱數(shù)量與方式（一）借閱數(shù)量1.內(nèi)部員工每次借閱檔案的數(shù)量一般不超過[X]卷（冊），因工作需要確需多卷（冊）借閱的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部單位或個人借閱檔案的數(shù)量根據(jù)具體情況由單位領(lǐng)導(dǎo)確定，原則上不超過滿足其借閱目的所需的最低數(shù)量。（二）借閱方式1.檔案一般僅限在檔案室查閱，如需借出，必須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借出手續(xù)。2.檔案室應(yīng)建立檔案借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、歸還日期等信息。六、借閱要求（一）借閱人責(zé)任1.借閱人應(yīng)對所借閱的檔案妥善保管，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、批注、污損檔案。2.嚴(yán)禁將檔案轉(zhuǎn)借他人，如因工作需要與他人共同使用檔案，應(yīng)提前向檔案室說明情況，并經(jīng)批準(zhǔn)。3.借閱人在借閱期間應(yīng)確保檔案的安全，不得將檔案帶出檔案室規(guī)定的范圍，如需帶出單位，必須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況不能按時歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）檔案室管理要求1.檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照本制度辦理檔案借閱手續(xù)，認(rèn)真審核借閱申請，確保借閱行為符合規(guī)定。2.檔案室應(yīng)定期對檔案借閱情況進(jìn)行清查核對，及時催還逾期未歸還的檔案。3.檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告，并追究借閱人的責(zé)任。4.檔案室應(yīng)做好檔案借閱過程中的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露。七、保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案。2.檔案中明確標(biāo)注為保密的內(nèi)容。（二）保密措施1.借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.在查閱保密檔案時，應(yīng)在檔案室指定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.如需復(fù)印、摘抄保密檔案內(nèi)容，必須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印件、摘抄件應(yīng)與原件同等對待，嚴(yán)格保密。4.檔案室工作人員應(yīng)對保密檔案的借閱情況進(jìn)行嚴(yán)格登記，確保檔案的流向可追溯。八、歸還與驗收（一）歸還要求1.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前，將所借閱的檔案完整無損地歸還至檔案室。2.歸還檔案時，借閱人應(yīng)填寫《檔案歸還登記表》，注明歸還日期、檔案是否完好等情況。（二）驗收程序1.檔案室工作人員收到歸還的檔案后，應(yīng)及時進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、是否有損壞等。如發(fā)現(xiàn)檔案有短缺、損壞等情況，應(yīng)立即向借閱人核實，并要求借閱人說明原因。3.對于驗收合格的檔案，檔案室工作人員應(yīng)在《檔案歸還登記表》上簽字確認(rèn)，并將檔案歸還原位。九、違規(guī)處理（一）內(nèi)部違規(guī)處理1.內(nèi)部員工如有違反本制度的行為，如擅自超期借閱、轉(zhuǎn)借檔案、損壞檔案等，檔案室應(yīng)及時發(fā)出書面通知，要求其限期整改。2.情節(jié)較輕的，給予批評教育；情節(jié)嚴(yán)重的，按照單位相關(guān)規(guī)定給予警告、罰款等處分；造成檔案丟失、損壞或泄密的，依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。（二）外部違規(guī)處理1.外部單位或個人如有違反本制度的行為，如逾期未歸還檔案、擅自涂改檔案、泄露檔案內(nèi)容等，本單位應(yīng)及時與其溝通，要求其立即糾正違規(guī)行為。2.如外部單位或個人拒不整改，本單位有權(quán)停止其繼續(xù)借閱檔案，并依法追究其法律責(zé)任。同時，本單位應(yīng)視