PAGE94年檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和移交，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本檔案移交制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案移交管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門應(yīng)確保檔案的形成過程完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況。3.及時(shí)移交原則檔案形成部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門，不得積壓或拖延。4.安全保密原則檔案管理部門應(yīng)采取有效措施，確保檔案的安全保管，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案移交的范圍（一）文書檔案1.公司/組織各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織制發(fā)的各類文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函件等。4.公司/組織內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。（二）科技檔案1.公司/組織科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、鑒定等過程中形成的文件材料。2.產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開發(fā)、生產(chǎn)、檢驗(yàn)等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的圖紙、技術(shù)文件、工藝文件等。3.設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)等記錄及相關(guān)技術(shù)資料。4.基本建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目規(guī)劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過程形成的文件材料。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)核算資料。2.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告及相關(guān)分析資料。3.稅務(wù)申報(bào)、繳納記錄及相關(guān)文件。4.審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等財(cái)務(wù)審計(jì)資料。（四）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升等手續(xù)辦理過程中形成的文件材料。2.員工工資、福利、保險(xiǎn)等相關(guān)資料。3.員工培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等記錄。4.員工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等。（五）聲像檔案1.公司/組織重大活動(dòng)、會(huì)議、慶典等的照片、錄像、錄音等資料。2.公司/組織產(chǎn)品、設(shè)備、環(huán)境等的照片、錄像資料。3.反映公司/組織發(fā)展歷程、重要事件的圖片、影像資料。（六）電子檔案1.以電子形式存在的各種文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后形成的電子副本。三、檔案移交的時(shí)間要求（一）文書檔案1.當(dāng)年形成的文書檔案，在次年上半年整理完畢并移交至檔案管理部門。2.臨時(shí)性工作或?qū)ｍ?xiàng)活動(dòng)形成的文書檔案，在工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)移交。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目、產(chǎn)品開發(fā)等任務(wù)完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)將相關(guān)檔案整理移交。2.設(shè)備采購、安裝調(diào)試完成后，使用部門應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將設(shè)備檔案移交。3.基本建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目檔案移交。（三）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)年度終了后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在次年上半年將上一年度的財(cái)務(wù)檔案整理裝訂成冊(cè)，移交至檔案管理部門。原始憑證較多的，可單獨(dú)裝訂保管，由檔案管理部門指定專人保管，保管期限滿后移交檔案室統(tǒng)一保管。2.財(cái)務(wù)審計(jì)資料在審計(jì)工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)移交。（四）人事檔案1.員工離職后，人事部門應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后一個(gè)月內(nèi)將其人事檔案整理歸檔。2.員工檔案材料發(fā)生變更后，人事部門應(yīng)及時(shí)更新檔案，并在變更事項(xiàng)確定后一個(gè)月內(nèi)將相關(guān)材料移交檔案室。（五）聲像檔案聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后半個(gè)月內(nèi)整理編輯，并及時(shí)移交至檔案管理部門。（六）電子檔案1.電子文件形成部門應(yīng)定期（每月或每季度）將電子文件備份后移交至檔案管理部門。2.電子檔案的移交時(shí)間與相應(yīng)紙質(zhì)檔案或其他載體檔案的移交時(shí)間一致。四、檔案移交的程序（一）檔案形成部門整理1.檔案形成部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類、整理、編目，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.編制檔案移交清單，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。（二）檔案管理部門審核接收1.檔案管理部門收到檔案移交清單后，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的整理質(zhì)量、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)審核合格的檔案，檔案管理部門應(yīng)辦理接收手續(xù)，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案入庫保管。3.對(duì)審核不合格的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知檔案形成部門進(jìn)行整改，整改合格后重新辦理移交手續(xù)。五、檔案移交的責(zé)任（一）檔案形成部門責(zé)任1.檔案形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀檔案。3.對(duì)移交檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如因工作失誤導(dǎo)致檔案缺失、損壞或信息錯(cuò)誤，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）檔案管理部門責(zé)任1.檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的接收、保管、利用和統(tǒng)計(jì)工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密，對(duì)檔案的保管狀況負(fù)責(zé)。3.對(duì)檔案形成部門移交的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案提出整改意見，督促檔案形成部門及時(shí)整改。六、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案移交監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案移交工作進(jìn)行檢查，確保檔案移交制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案移交情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等對(duì)公司/組織檔案移交工作的監(jiān)督檢查，積極配合并提供相關(guān)資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時(shí)整改存在的問題，不斷提高檔案移交管理水平。七、檔案移交的保密規(guī)定（一）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管檔案，防止檔案信息泄露。2.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱范圍。（二）查閱利用規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并在指定地點(diǎn)查閱。2.嚴(yán)禁私自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.查閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。八、檔案移交的信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案分類、編目、索引、權(quán)限控制、備份恢復(fù)等功能，確保電子檔案的安全和有效利用。（二）電子檔案移交要求1.電子檔案移交時(shí)應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，采用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)格式和存儲(chǔ)介質(zhì)。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案或其他載體檔案相對(duì)應(yīng)，建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于查詢和利用。3.電子檔案移