PAGE建設(shè)集團(tuán)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)建設(shè)集團(tuán)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在集團(tuán)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于建設(shè)集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司、項(xiàng)目部等所有部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則集團(tuán)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映集團(tuán)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集、整理和保存集團(tuán)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及集團(tuán)機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。（四）管理職責(zé)1.集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)；制定和完善檔案管理制度；負(fù)責(zé)集團(tuán)各類檔案的集中收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并按規(guī)定定期向集團(tuán)辦公室移交檔案；配合集團(tuán)辦公室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.項(xiàng)目部負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)；接受集團(tuán)辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。二、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類包括集團(tuán)行政事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)察、法務(wù)管理等方面形成的檔案。2.工程建設(shè)類包括工程項(xiàng)目前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程施工文件、工程監(jiān)理文件、工程竣工驗(yàn)收文件等。3.經(jīng)營管理類包括市場(chǎng)營銷、合同管理、招投標(biāo)文件、客戶關(guān)系管理等方面形成的檔案。4.科技研發(fā)類包括集團(tuán)科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定等方面形成的檔案。5.聲像電子類包括照片、錄音、錄像、電子文件等。（二）編號(hào)規(guī)則1.行政管理類檔案編號(hào)采用“行政[年份][流水號(hào)]”的格式，如“行政[2023]001”。2.工程建設(shè)類檔案編號(hào)按照工程項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行分類，每個(gè)工程項(xiàng)目檔案編號(hào)為“工程[項(xiàng)目編號(hào)][檔案類別代碼][流水號(hào)]”，如“工程[202301][A][001]”，其中“A”為檔案類別代碼，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行細(xì)分。3.經(jīng)營管理類檔案編號(hào)采用“經(jīng)營[年份][流水號(hào)]”的格式，如“經(jīng)營[2023]001”。4.科技研發(fā)類檔案編號(hào)按照科研項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行分類，每個(gè)科研項(xiàng)目檔案編號(hào)為“科研[項(xiàng)目編號(hào)][檔案類別代碼][流水號(hào)]”，如“科研[2023重點(diǎn)01][A][001]”。5.聲像電子類檔案編號(hào)采用“聲像[年份][流水號(hào)]”的格式，如“聲像[2023]001”。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門和項(xiàng)目部應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等各種載體形式。3.對(duì)重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和整理。（二）整理方法1.行政管理類檔案按照文件的形成時(shí)間、內(nèi)容類別等進(jìn)行分類整理，編制目錄，裝訂成冊(cè)。2.工程建設(shè)類檔案按照工程項(xiàng)目的建設(shè)程序和檔案形成規(guī)律，進(jìn)行分類整理，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等，分別立卷歸檔。3.經(jīng)營管理類檔案按照文件的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類整理，如合同檔案、招投標(biāo)檔案等，建立相應(yīng)的檔案目錄。4.科技研發(fā)類檔案按照科研項(xiàng)目的研究階段和成果形式進(jìn)行分類整理，包括立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、論文著作、專利證書等。5.聲像電子類檔案對(duì)照片、錄音、錄像等進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息；對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，確保電子文件的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所集團(tuán)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如破損、霉變等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)聲像檔案應(yīng)妥善保管，防止磁帶、光盤等載體損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織與方法1.集團(tuán)辦公室定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。3.對(duì)保存價(jià)值較低的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，填寫檔案銷毀清單。（三）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的檔案銷毀清單由集團(tuán)辦公室組織實(shí)施銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。3.對(duì)涉及重要機(jī)密的檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行銷毀。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.集團(tuán)辦公室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期向上級(jí)主管部門和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為集團(tuán)決策提供依據(jù)。（二）利用工作1.建立檔案查閱制度，明確查閱范圍、查閱手續(xù)和查閱方式等。2.對(duì)集團(tuán)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到集團(tuán)辦公室查閱。3.對(duì)外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.積極開發(fā)檔案信息資源，為集團(tuán)各項(xiàng)工作提供參考和依據(jù)，如編寫檔案資料匯編、提供專題檔案信息等。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立集團(tuán)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化管理和信息化利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)集團(tuán)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，具備檔案檢索、借閱審批、權(quán)限管理等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理建立數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化