PAGE鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各項工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門及所屬事業(yè)單位在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案室負(fù)責(zé)集中管理本機(jī)關(guān)的各類檔案，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則。檔案應(yīng)如實反映鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各項工作的歷史過程和實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則。全面收集、整理鎮(zhèn)機(jī)關(guān)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作和社會利用提供便利。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置鎮(zhèn)機(jī)關(guān)設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理人員，檔案室直屬鎮(zhèn)機(jī)關(guān)辦公室領(lǐng)導(dǎo)。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門及所屬事業(yè)單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編目、上架，建立科學(xué)的檔案檢索體系，便于檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實體安全。5.按照規(guī)定向區(qū)檔案局移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，并接受區(qū)檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。6.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.組織開展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，具備專業(yè)知識和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理質(zhì)量。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，認(rèn)真登記查閱情況，及時催還借出的檔案。5.負(fù)責(zé)檔案信息化錄入工作，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整。6.參與檔案鑒定、銷毀等工作，嚴(yán)格按照程序辦理相關(guān)手續(xù)。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.鎮(zhèn)機(jī)關(guān)制定的各類政策文件、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、紀(jì)要等。3.鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門在履行職能過程中形成的業(yè)務(wù)文件、報表、合同、協(xié)議、項目資料等。4.鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的人事檔案，包括干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資等材料。5.鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的基建檔案，包括工程項目的立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等文件資料。7.鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等資料。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.文件材料形成部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門的檔案，并定期移交檔案室。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。2.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理。3.財務(wù)檔案按照會計檔案管理辦法進(jìn)行整理。4.基建檔案按照工程項目進(jìn)行整理，分別立卷歸檔。5.聲像檔案按照內(nèi)容、時間順序進(jìn)行整理，注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、事由等信息。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.文書檔案分為黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作等類別，再按照年度、保管期限進(jìn)行細(xì)分。2.人事檔案分為履歷類、自傳類、考核類、學(xué)歷學(xué)位類、培訓(xùn)類、職業(yè)資格類、黨團(tuán)類、獎勵類、處分類、工資福利類、任免類、出國（境）類、其他類等十大類。3.財務(wù)檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他會計資料等類別。4.基建檔案分為項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別。5.聲像檔案分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等類別。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的形式，如“2023永久001”。2.人事檔案編號：按照干部人事檔案管理規(guī)定的編號方法執(zhí)行。3.財務(wù)檔案編號：根據(jù)會計檔案管理辦法的要求進(jìn)行編號。4.基建檔案編號：以工程項目名稱為基礎(chǔ)，按照文件形成順序進(jìn)行編號。5.聲像檔案編號：按照照片、錄音、錄像的順序分別編號，如“ZP20230101001”（照片）、“LY20230101001”（錄音）、“LX20230101001”（錄像）。五、檔案的保管（一）保管場所檔案室應(yīng)具備適宜的保管條件，配備專用檔案柜、檔案架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防鼠設(shè)備等。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.檔案柜、檔案架應(yīng)堅固耐用，符合檔案保管要求，便于檔案的存放和查找。2.檔案盒應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的無酸檔案盒，規(guī)格統(tǒng)一，質(zhì)量良好。（三）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案分類存放于檔案柜、檔案架上。2.同一類別的檔案應(yīng)按照年度、保管期限順序排列，便于查找和管理。3.對重要檔案和利用率較高的檔案應(yīng)設(shè)置專柜存放，便于優(yōu)先提供利用。（四）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.人事檔案的保管期限按照干部人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.財務(wù)檔案的保管期限按照會計檔案管理辦法執(zhí)行。4.基建檔案的保管期限自工程項目竣工驗收合格之日起計算，一般不少于該工程的使用年限。5.聲像檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和保存價值確定。（五）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色、霉變等檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整和安全。（六）檔案安全管理1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)，建立健全檔案安全管理制度。2.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房安全。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防鼠等工作，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品、防鼠器具等。4.對電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲等安全措施，防止電子檔案信息丟失或泄露。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，確保檔案在利用過程中的安全。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍本鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，可查閱本機(jī)關(guān)保管的檔案。外單位查閱本鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案，需經(jīng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫《檔案查閱登記表》，方可查閱。（三）查閱方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案進(jìn)行查閱。2.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）借閱規(guī)定1.本鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（五）利用效果反饋1.檔案利用部門應(yīng)在檔案利用工作結(jié)束后，及時向檔案室反饋檔案利用效果，包括利用檔案解決的問題、取得的成效等。2.檔案室應(yīng)定期對檔案利用效果進(jìn)行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案利用效率。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由鎮(zhèn)機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案室管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員為成員。（二）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合本鎮(zhèn)機(jī)關(guān)的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的形成背景、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用等方面綜合考慮，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組定期對保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定檔案的存毀。2.對涉及本鎮(zhèn)機(jī)關(guān)重要歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動、重要人物等具有長遠(yuǎn)歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，可繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、自動化檢索和智能化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工1.對重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制體系，對掃描圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，便于計算機(jī)檢索和利用。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案管理需求的檔案管理軟件，建立檔案管理信息系統(tǒng)。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢