PAGE水庫檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水庫檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在水庫運(yùn)行管理、工程維護(hù)、調(diào)度決策、安全評估等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)與水庫相關(guān)的各類檔案資料的管理，包括水庫規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)施工、運(yùn)行管理、維護(hù)檢修、安全監(jiān)測等全過程形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)水庫檔案資料的集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映水庫建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)等實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)。3.分類科學(xué)原則按照檔案資料的形成領(lǐng)域、時間順序、重要程度等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的丟失、損壞、泄露，確保檔案資料的安全性。二、檔案資料的分類與編號（一）分類1.規(guī)劃設(shè)計類包括水庫規(guī)劃報告、可行性研究報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等。2.建設(shè)施工類涵蓋工程建設(shè)項目審批文件（如立項批復(fù)、環(huán)境影響評價批復(fù)等）、招投標(biāo)文件、施工合同、施工組織設(shè)計、施工日志、工程變更文件、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、竣工報告、竣工驗收文件等。3.運(yùn)行管理類有水庫調(diào)度運(yùn)行方案、調(diào)度指令、水位流量觀測記錄、水質(zhì)監(jiān)測報告、工程巡查記錄、運(yùn)行維護(hù)計劃、設(shè)備運(yùn)行記錄、安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案及演練記錄等。4.維護(hù)檢修類包含設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢修計劃、檢修報告、更換零部件記錄、維修費(fèi)用清單等。5.安全監(jiān)測類涉及安全監(jiān)測設(shè)施布置圖、監(jiān)測數(shù)據(jù)記錄、監(jiān)測分析報告、安全評價報告等。6.其他類如與水庫相關(guān)的科研成果、技術(shù)總結(jié)、會議紀(jì)要、來往文件、榮譽(yù)證書等。(二)編號1.檔案編號采用“大類編號小類編號流水號”的結(jié)構(gòu)。2.大類編號：按照上述分類，分別用一位數(shù)字表示，如“1”代表規(guī)劃設(shè)計類，“2”代表建設(shè)施工類等。3.小類編號：根據(jù)各大類下的具體類別，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示水庫規(guī)劃報告，“02”表示可行性研究報告等。4.流水號：按照檔案資料形成的先后順序，用四位數(shù)字表示。例如，某水庫規(guī)劃設(shè)計類中的可行性研究報告編號為：1020001。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門和崗位人員負(fù)責(zé)及時收集各自工作中形成的與水庫相關(guān)的檔案資料，并按照規(guī)定定期移交至檔案管理機(jī)構(gòu)或檔案管理人員。2.在項目建設(shè)、運(yùn)行管理、維護(hù)檢修等活動結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將完整的檔案資料收集齊全，確保無遺漏。3.對于外部單位提供的與水庫有關(guān)的文件、資料等，應(yīng)及時進(jìn)行簽收、登記，并納入檔案資料管理范圍。（二）整理1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，確保同一類別的檔案資料集中存放。2.對每份檔案資料進(jìn)行核對，檢查其完整性和準(zhǔn)確性，如有缺失或錯誤，及時與相關(guān)部門或人員溝通補(bǔ)充或更正。3.按照檔案編號規(guī)則對檔案資料進(jìn)行編號，并編制相應(yīng)的目錄清單，目錄清單應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便于查找和利用。4.對破損、褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的可讀性和完整性。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案資料應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)按照分類順序依次排列，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.檔案管理人員應(yīng)建立檔案歸檔臺賬，詳細(xì)記錄檔案資料的歸檔時間、編號、名稱、數(shù)量等信息，以便于查詢和統(tǒng)計。3.對于電子檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的電子目錄，確保電子檔案資料的可檢索性和安全性。（二）保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案資料的安全存放。2.檔案資料應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和管理。3.定期對檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行補(bǔ)救。4.對電子檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要定期對電子檔案資料進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其準(zhǔn)確性和完整性。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在45%60%之間。五、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。2.涉及重要機(jī)密或敏感信息以及需經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)的檔案資料，查閱人應(yīng)按照規(guī)定履行相應(yīng)的審批手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱本公司/組織水庫檔案資料的，應(yīng)提前向本公司/組織提出書面申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人審批同意后，由檔案管理機(jī)構(gòu)安排專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。（二）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對查閱檔案資料的人員進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱人姓名、所在部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、審批情況等信息。2.查閱人應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用管理1.檔案資料的利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途進(jìn)行，不得擅自更改、擴(kuò)散或用于其他非法目的。2.對于利用檔案資料形成的成果，如研究報告、工作總結(jié)等，應(yīng)注明檔案資料的來源，并按照規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。3.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案資料的查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，了解檔案資料的利用需求和利用效果，為檔案資料的管理和開發(fā)提供依據(jù)。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的重要性、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案資料進(jìn)行綜合評估，確定其保管期限。3.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案資料，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫《檔案鑒定銷毀申請表》，報本公司/組織負(fù)責(zé)人審批。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。2.檔案資料的銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案資料無法恢復(fù)。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案鑒定銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在檔案銷毀登記簿上。3.對于電子檔案資料的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的軟件工具進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除或覆蓋，確保電子數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。同時，要對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀，防止數(shù)據(jù)泄露。七、檔案資料管理人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的水庫檔案資料管理制度。2.負(fù)責(zé)水庫檔案資料的集中統(tǒng)一管理，組織檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等工作。3.定期對檔案資料進(jìn)行統(tǒng)計分析，掌握檔案資料的動態(tài)情況，為公司/組織的決策提供依據(jù)。4.加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)和管理，確保檔案資料的安全存放。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案資料管理制度，做好檔案資料的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管等具體工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3.按照規(guī)定為查閱檔案資料的人員提供服務(wù)，做好查閱登記和利用管理工作，確保檔案資料