PAGE檔案館大樓管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范檔案館大樓的管理，確保檔案的安全保管、有效利用，為公司/組織的各項工作提供有力的支持。適用范圍本制度適用于檔案館大樓內(nèi)所有區(qū)域，包括檔案庫房、辦公區(qū)域、查閱區(qū)域等，以及所有進入大樓的人員和使用的設(shè)備。管理原則1.安全第一原則：確保檔案實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失、泄露。2.規(guī)范管理原則：嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，建立健全各項管理制度，規(guī)范管理流程。3.服務(wù)至上原則：以服務(wù)公司/組織各項工作為宗旨，為檔案查閱利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。人員管理工作人員職責(zé)1.檔案管理人員負責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等工作。嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。定期對檔案進行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題。為檔案查閱利用者提供服務(wù)，辦理查閱登記手續(xù)，協(xié)助查閱檔案。2.大樓安保人員負責(zé)檔案館大樓的安全保衛(wèi)工作，維護大樓秩序。嚴格執(zhí)行門禁制度，對進出大樓的人員和車輛進行登記、檢查。定期巡邏大樓，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告并處理。協(xié)助檔案管理人員做好檔案的安全防范工作。3.大樓保潔人員負責(zé)檔案館大樓內(nèi)公共區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生保潔工作。定期對檔案庫房、辦公區(qū)域、查閱區(qū)域等進行清潔消毒，保持環(huán)境整潔。及時清理垃圾，確保垃圾日產(chǎn)日清。愛護大樓內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)損壞及時報告。人員培訓(xùn)1.檔案管理人員培訓(xùn)定期組織檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識、操作技能等。鼓勵檔案管理人員參加檔案專業(yè)技術(shù)職稱考試，提升專業(yè)素養(yǎng)。2.大樓安保人員培訓(xùn)定期組織安保人員參加安全保衛(wèi)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高安全防范意識和應(yīng)急處置能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括安全保衛(wèi)法律法規(guī)、安全防范知識、應(yīng)急處置技能等。安保人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴格遵守工作紀律。3.大樓保潔人員培訓(xùn)定期組織保潔人員參加環(huán)境衛(wèi)生保潔業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高保潔質(zhì)量。培訓(xùn)內(nèi)容包括環(huán)境衛(wèi)生保潔知識、清潔消毒方法、設(shè)施設(shè)備維護保養(yǎng)等。保潔人員應(yīng)遵守工作規(guī)范，愛護大樓內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，保持良好的工作形象。人員考核1.建立人員考核制度，對檔案管理人員、大樓安保人員、大樓保潔人員的工作表現(xiàn)進行定期考核。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果進行獎懲，激勵工作人員積極工作，提高工作質(zhì)量。檔案管理檔案收集1.明確檔案收集范圍，包括公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.制定檔案收集計劃，定期收集檔案，確保檔案的完整性。3.檔案形成部門應(yīng)及時將檔案整理后移交檔案管理人員，移交時應(yīng)辦理交接手續(xù)。檔案整理1.按照檔案分類標準對檔案進行分類，確保分類科學(xué)、合理。2.對檔案進行編號、編目，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案查詢利用。3.對檔案進行裝訂、裝盒，確保檔案整齊、美觀。檔案保管1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。3.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列上架，便于查找和管理。檔案利用1.建立檔案查閱利用制度，明確查閱利用的范圍、程序、手續(xù)等。2.檔案查閱利用者應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供檔案，并做好查閱記錄。4.檔案查閱利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案進行銷毀，銷毀時應(yīng)嚴格按照程序進行，確保檔案信息安全。3.檔案銷毀應(yīng)填寫銷毀清冊，并由相關(guān)人員簽字確認。大樓安全管理門禁管理1.建立門禁制度，嚴格控制人員和車輛進出檔案館大樓。2.工作人員應(yīng)佩戴工作證，憑證進出大樓。3.外來人員進入大樓應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門或人員批準，并進行登記，領(lǐng)取臨時出入證后，方可進入。4.車輛進入大樓應(yīng)進行登記，并按指定地點停放。安全保衛(wèi)1.加強大樓安全保衛(wèi)工作，實行24小時值班制度。2.安保人員應(yīng)定期巡邏大樓，重點檢查檔案庫房、辦公區(qū)域、查閱區(qū)域等的安全情況。3.安裝監(jiān)控設(shè)備，對大樓內(nèi)的人員和車輛進行實時監(jiān)控，確保安全。4.制定應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。消防安全1.建立消防安全制度，明確消防安全責(zé)任。2.配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查、維護。3.保持消防通道暢通，嚴禁在消防通道內(nèi)堆放雜物。4.定期組織消防安全培訓(xùn)和演練，提高工作人員的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。大樓環(huán)境管理環(huán)境衛(wèi)生保潔1.制定環(huán)境衛(wèi)生保潔標準，明確保潔范圍、保潔頻次、保潔質(zhì)量等要求。2.大樓保潔人員應(yīng)按照保潔標準進行作業(yè)，確保公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生整潔。3.定期對檔案庫房、辦公區(qū)域、查閱區(qū)域等進行清潔消毒，防止疾病傳播。設(shè)施設(shè)備管理1.建立設(shè)施設(shè)備管理制度，對大樓內(nèi)的設(shè)施設(shè)備進行登記、編號、建賬。2.設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進行維護保養(yǎng)，確保正常運行。3.設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障應(yīng)及時報修，維修人員應(yīng)及時進行維修，并做好維修記錄。信息化管理檔案信息化建設(shè)1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步推進檔案管理信息化。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。數(shù)據(jù)安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、用戶認證等措施，確保數(shù)據(jù)安全。2.定期對數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格控制用戶權(quán)限，