PAGE學(xué)習(xí)部檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)習(xí)部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學(xué)習(xí)部工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于學(xué)習(xí)部全體成員在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)習(xí)部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)習(xí)部工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)習(xí)部檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索工具，方便檔案查詢。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好借閱登記和歸還工作，確保檔案安全。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級報(bào)告。5.積極開展檔案編研工作，為學(xué)習(xí)部工作提供參考依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門工作中形成的文件、資料、記錄等的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔和保管工作，提供必要的支持和配合。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)習(xí)部工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知等文件材料。2.各類學(xué)習(xí)活動(dòng)的策劃方案、組織實(shí)施記錄、活動(dòng)照片、視頻等。3.學(xué)習(xí)部成員的基本信息、考核記錄、獎(jiǎng)懲情況等。4.與其他部門或外部單位的往來文件、信函、協(xié)議等。5.學(xué)習(xí)部舉辦的各類講座、培訓(xùn)、研討會(huì)等的相關(guān)資料。6.學(xué)習(xí)部獲得的各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌等。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案形成的時(shí)間順序、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對每份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。4.將文件材料按照分類順序依次排列，裝入檔案盒或文件夾，并在盒（夾）面上標(biāo)明類別、年度、起止時(shí)間等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.年度檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.專項(xiàng)活動(dòng)檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對收集整理好的文件材料進(jìn)行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核后的文件材料按照歸檔順序裝入檔案盒或文件夾，并填寫檔案盒（夾）封面和脊背的相關(guān)信息。3.將檔案盒或文件夾放入檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度等信息。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映學(xué)習(xí)部主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對學(xué)習(xí)部工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對學(xué)習(xí)部工作有查考利用價(jià)值的檔案，可分別定為30年或10年保管。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對重要檔案應(yīng)采取備份、異地存放等措施，防止檔案丟失或損壞。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.學(xué)習(xí)部成員因工作需要查閱檔案。2.其他部門或單位因工作需要查閱與學(xué)習(xí)部相關(guān)的檔案。3.外單位或個(gè)人因研究等特殊需要查閱學(xué)習(xí)部檔案，須經(jīng)學(xué)習(xí)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱時(shí)間、用途等信息。2.經(jīng)檔案管理人員審核后，報(bào)學(xué)習(xí)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.借閱人憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請表》到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案。2.借閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱，不得帶出檔案庫房。3.需要復(fù)印檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在復(fù)印件上注明用途。4.借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限表，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)習(xí)部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門代表組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，確定其保存價(jià)值。2.對照檔案保管期限表，對檔案的保管期限進(jìn)行重新審定。3.對失去保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，報(bào)學(xué)習(xí)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理人員造具《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立學(xué)習(xí)部檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。（二）數(shù)字化檔案采集1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為清晰可讀的PDF或TIFF格式。2.對電子文件應(yīng)進(jìn)行規(guī)范整理，確保文件格式統(tǒng)一、命名規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢：通過關(guān)鍵詞、分類、編號等方式對檔案進(jìn)行快速檢索查詢。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理提供決策依據(jù)。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放