PAGE檔案室管理各項制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負責對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司各項活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司在經營管理活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.開展檔案利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持，積極主動地為公司領導決策、各部門業(yè)務工作和員工個人需求服務。5.組織檔案業(yè)務培訓，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。6.負責與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關單位的檔案業(yè)務聯(lián)系與交流。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、積累和整理工作，并按照公司檔案管理制度的要求，定期向檔案室移交檔案。2.明確一名檔案兼職管理人員，負責本部門檔案工作的日常管理，督促本部門員工及時將辦理完畢的文件材料歸檔，確保檔案的完整、準確和及時歸檔。3.配合檔案室做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.按照公司檔案利用規(guī)定，合理利用本部門保管的檔案，做好檔案借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會議決議、董事會決議、變更登記申請書等。2.公司經營管理活動中形成的各類文件材料，如各類合同、協(xié)議、招投標文件、財務報表、審計報告、稅務資料等。3.公司行政管理活動中形成的各類文件材料，如公文、會議紀要、工作計劃、工作總結、人事檔案、培訓資料等。4.公司生產技術活動中形成的各類文件材料，如產品研發(fā)資料、生產工藝文件、質量檢驗報告、設備檔案等。5.公司黨群工作活動中形成的各類文件材料，如黨組織文件、工會文件、共青團文件、職工活動資料等。6.公司對外宣傳活動中形成的各類文件材料，如宣傳資料、新聞報道、廣告策劃等。7.公司與外部單位往來的各類文件材料，如函件、傳真、電子郵件等。（二）檔案收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，及時將本部門在工作活動中形成的各類文件材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，格式規(guī)范。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.各部門應定期將收集的文件材料移交檔案室，移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、編目準確。3.紙質檔案與電子檔案同步整理，確保兩者內容一致。（四）檔案整理方法1.分類：根據檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、產品類等一級類目，在一級類目下再根據檔案的具體內容設置二級及以下類目。2.組卷：將具有密切聯(lián)系的文件材料組合成案卷，卷內文件應按照一定的順序排列，如批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后等。3.排列：按照分類方案，將案卷進行系統(tǒng)排列，編制案卷目錄號。4.編號：對每一卷案進行編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。5.編目：編制案卷目錄、卷內文件目錄等，對檔案的內容和形式進行詳細著錄，以便于查閱和利用。四、檔案歸檔（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.會計檔案應在會計年度終了后，由財務部門按照國家有關規(guī)定整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊，在年度終了后三個月內移交檔案室歸檔。3.工程檔案應在工程竣工驗收后三個月內歸檔。4.設備檔案應在設備開箱驗收、安裝調試、驗收合格后及時歸檔。5.科研項目檔案應在項目鑒定、驗收后歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案管理人員按照檔案整理要求，對本部門形成的文件材料進行整理、編目，填寫檔案移交清單，將整理好的檔案移交檔案室。2.檔案室對接收的檔案進行檢查、核對，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.檔案室對符合要求的檔案進行分類、編號、編目，裝入檔案盒，上架保管，并在檔案管理信息系統(tǒng)中錄入檔案信息。五、檔案保管（一）保管條件1.檔案室應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。3.檔案室應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案分類存放，不同類別的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.檔案應按照編號順序排列上架，便于存取和清點。3.對珍貴檔案、易損檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要包括：公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料；公司重要會議記錄、重大決策文件；公司年度財務決算報表、審計報告；公司與外部單位簽訂的重要合同、協(xié)議；公司重要人事任免文件；公司獲得的重要榮譽證書等。3.定期保管的檔案主要包括：公司一般性會議記錄、工作計劃、工作總結；公司一般性業(yè)務文件、合同、協(xié)議；公司行政管理文件；公司生產技術文件等。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案室應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案室牽頭，會同相關部門組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估，提出鑒定意見。2.對失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核，報公司領導批準后予以銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并填寫檔案銷毀清冊，由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認。4.檔案銷毀清冊應永久保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱、利用檔案。2.公司員工因個人工作、學習、生活等需要查閱、利用檔案。3.外部單位因工作需要查閱、利用公司檔案，須經公司領導批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱檔案，查閱時應填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內容、查閱目的等。2.借閱：檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，須經檔案室負責人批準，并填寫檔案借閱申請表，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內容、借閱期限等。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：檔案利用者如需復制檔案，須經檔案室負責人批準，并按照規(guī)定辦理復制手續(xù)。復制檔案應保證內容完整、清晰，不得對檔案進行涂改、偽造等。（三）利用要求1.檔案利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、折疊、抽取、撤換、撕毀等。2.檔案利用者應嚴格遵守保密制度，不得將檔案內容泄露給無關人員。3.檔案利用者應在規(guī)定的地點查閱、利用檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需攜帶檔案外出，須經檔案室負責人批準，并辦理相關手續(xù)。4.檔案利用完畢后，應及時歸還檔案室，歸還時應保證檔案的完整和整潔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質量，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據掛接等操作，將紙質檔案轉化為電子檔案。2.數(shù)據錄入：將檔案的元數(shù)據信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據庫。3.檔案檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速準確地查找所需檔案信息。4.檔案利用：通過檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、復制等利用功能。5.數(shù)據備份：定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據進行備份，防止數(shù)據丟失。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確安全管理責任，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護。2.采取防火墻、入侵檢測、加密技術等安全措施，防止網絡攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生。3.對檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進行權限管理，嚴格控制用戶的訪問權限，防止未經授權的訪問和操作。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案室負責對各部門檔案管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場檢查、查閱檔案、聽取匯報等方式進行