PAGE城建檔案室制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)城建檔案室的規(guī)范化管理，有效收集、整理、保管和利用城市建設(shè)檔案資料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理提供可靠依據(jù)，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本城建檔案室及相關(guān)工作人員，涵蓋城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等各類項(xiàng)目檔案的管理。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.城市規(guī)劃檔案：包括城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃等各類規(guī)劃文件、圖紙及相關(guān)資料。2.城市建設(shè)工程檔案：涵蓋建筑工程、市政工程、園林工程、人防工程等項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程形成的文件材料，如項(xiàng)目審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、監(jiān)理資料及竣工驗(yàn)收文件等。3.城市管理檔案：涉及城市環(huán)境衛(wèi)生、市政設(shè)施維護(hù)、城市交通管理等方面的檔案資料。（二）收集要求1.各項(xiàng)目建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時整理各自工作中形成的檔案資料，并在規(guī)定時間內(nèi)移交至城建檔案室。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體形式符合要求（如紙質(zhì)、電子等）。（三）收集流程1.項(xiàng)目建設(shè)單位在項(xiàng)目立項(xiàng)后，應(yīng)向城建檔案室報備項(xiàng)目基本情況，明確檔案管理責(zé)任人。2.各參建單位在項(xiàng)目建設(shè)過程中，定期將整理好并經(jīng)審核的檔案資料報送至項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理部門。3.項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理部門匯總審核后，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，統(tǒng)一向城建檔案室移交檔案資料。移交時需填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。三、檔案整理制度在整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持檔案的系統(tǒng)性。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照城市建設(shè)的不同領(lǐng)域和項(xiàng)目類型進(jìn)行分類，如規(guī)劃類、建筑工程類、市政工程類等。2.每大類下再根據(jù)文件的性質(zhì)、時間等因素進(jìn)一步細(xì)分小類。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案：對收集到的紙質(zhì)文件進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等操作。編號應(yīng)遵循唯一性原則，編目應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和特征。2.電子檔案：按照電子文件管理要求，進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)，并確保電子文件的元數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確。同時，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案保管制度（一）保管場所1.城建檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案存放1.按照檔案分類體系，將檔案有序存放在檔案架上，并在顯著位置標(biāo)注檔案類別、編號等信息，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行異地備份。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定不同檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）定期檢查1.定期對檔案進(jìn)行檢查，包括檔案的實(shí)體狀況（如紙張是否破損、字跡是否褪色等）和存儲環(huán)境（如溫濕度、防蟲情況等）。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理，如對破損檔案進(jìn)行修復(fù)、對存儲環(huán)境進(jìn)行調(diào)整等，并做好檢查記錄。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.城市規(guī)劃、建設(shè)、管理部門及相關(guān)單位因工作需要查閱城建檔案。2.社會公眾在符合法律法規(guī)規(guī)定的情況下，可申請查閱與自身權(quán)益相關(guān)的城建檔案。（二）利用流程1.查閱單位或個人應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等信息，并加蓋單位公章或個人簽字。2.城建檔案室對申請表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供查閱場所和必要的設(shè)備。3.查閱人員應(yīng)在指定場所查閱檔案，遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用登記對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用方式（查閱、復(fù)制等）等信息，以便跟蹤和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。六、檔案鑒定與銷毀制度（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由城建檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行全面審查和評估。（三）鑒定方法1.依據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進(jìn)行初步篩選。2.對篩選出的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，結(jié)合檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值、歷史意義等因素，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案保密制度（一）保密范圍城建檔案中涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案資料。（二）保密措施1.對保密檔案實(shí)行專人專柜保管，限制無關(guān)人員接觸。2.在檔案查閱、利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及保密內(nèi)容的檔案不得擅自公開或傳播。3.加強(qiáng)對工作人員保密意識的教育和培訓(xùn)，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。（三）保密監(jiān)督定期對保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對違反保密制度的行為，依法依規(guī)追究責(zé)任。八、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立高效、便捷、安全的城建檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。（二）系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)1.委托專業(yè)機(jī)構(gòu)開發(fā)或選用符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化管理系統(tǒng)，并確保系統(tǒng)功能滿足檔案管理需求。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，及時處理系統(tǒng)故障和安全漏洞。（三）數(shù)據(jù)錄入與管理1.按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.加強(qiáng)對電子數(shù)據(jù)的管理，建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）信息安全管理1.采取有效的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等，保障檔案信息化系統(tǒng)的安全。2.對系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶對檔案信息的訪問權(quán)限，防止信息泄露。九、檔案工作人員崗位職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。4.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）檔案查閱接待人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接待檔案查閱人員，受理查閱申請。2.按照規(guī)定為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，協(xié)助查閱人員查找所需檔案。3.對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定。4.做好檔案查閱登記工作，及時反饋查閱結(jié)果。（三）檔案鑒定銷毀人員職責(zé)1.參與檔案鑒定工作，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清單，組織實(shí)施檔案銷毀工