PAGE工程檔案收集及移交制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案的管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的各類檔案資料的收集、整理、移交及管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種文件資料，保證檔案資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案資料的內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，符合工程實(shí)際。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)工程檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。5.及時(shí)性原則：在工程建設(shè)過(guò)程中及時(shí)收集、整理檔案資料，確保檔案資料與工程進(jìn)度同步。二、工程檔案的分類與內(nèi)容（一）前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件：環(huán)境影響報(bào)告書、環(huán)境影響報(bào)告表等。3.建設(shè)用地文件：土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等。4.工程勘察、設(shè)計(jì)文件：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件等。（二）工程管理文件1.工程招投標(biāo)文件：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。2.工程合同文件：工程承包合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。3.工程開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案等。4.工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)、施工許可證等。5.工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告等。6.工程安全管理文件：安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故處理報(bào)告等。7.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。（三）施工文件1.建筑工程施工文件：地基與基礎(chǔ)工程施工文件、主體結(jié)構(gòu)工程施工文件、建筑裝飾裝修工程施工文件等。2.安裝工程施工文件：電氣安裝工程施工文件、給排水及采暖工程施工文件、通風(fēng)與空調(diào)工程施工文件等。3.施工技術(shù)交底、施工日志、工程變更通知等。4.材料、構(gòu)配件、設(shè)備質(zhì)量證明文件：產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量保證書等。5.隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。（四）工程竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：工程竣工驗(yàn)收申請(qǐng)表、工程竣工驗(yàn)收意見書等。2.工程竣工決算報(bào)告：工程竣工結(jié)算書、工程竣工決算審計(jì)報(bào)告等。3.工程質(zhì)量保修書：質(zhì)量保修范圍、期限、責(zé)任等內(nèi)容。4.工程竣工圖：建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。（五）其他文件1.工程聲像資料：工程建設(shè)過(guò)程中的照片、錄像、錄音等資料。2.工程電子檔案：與工程相關(guān)的電子文件、數(shù)據(jù)等。三、工程檔案收集職責(zé)分工（一）項(xiàng)目建設(shè)單位1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)工程檔案的收集工作，制定檔案收集計(jì)劃，并監(jiān)督實(shí)施。2.對(duì)各參建單位的檔案收集工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。3.收集和整理項(xiàng)目前期文件、工程管理文件等。（二）勘察設(shè)計(jì)單位1.負(fù)責(zé)收集和整理工程勘察、設(shè)計(jì)文件及相關(guān)變更文件。2.按照合同要求，及時(shí)向建設(shè)單位提交完整的勘察設(shè)計(jì)檔案資料。（三）施工單位1.負(fù)責(zé)收集和整理施工過(guò)程中形成的各類文件資料，包括施工文件、質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。2.對(duì)施工資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保資料與工程進(jìn)度同步。3.在工程竣工后，按照要求向建設(shè)單位移交施工檔案資料。（四）監(jiān)理單位1.負(fù)責(zé)收集和整理工程監(jiān)理文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。2.對(duì)施工單位的檔案資料進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保施工資料符合要求。3.在工程竣工后，向建設(shè)單位移交監(jiān)理檔案資料。（五）材料設(shè)備供應(yīng)商1.負(fù)責(zé)提供所供應(yīng)材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、產(chǎn)品說(shuō)明書等資料。2.確保提供的資料真實(shí)、有效，并按照合同要求及時(shí)提交給建設(shè)單位或施工單位。四、工程檔案收集要求（一）及時(shí)性1.各參建單位應(yīng)在工程建設(shè)過(guò)程中及時(shí)收集各自工作范圍內(nèi)形成的檔案資料，不得拖延。2.對(duì)于重要文件和關(guān)鍵資料，應(yīng)在形成后立即進(jìn)行收集和整理。（二）完整性1.檔案資料應(yīng)涵蓋工程建設(shè)全過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括前期準(zhǔn)備、施工過(guò)程、竣工驗(yàn)收等。2.確保各類文件資料齊全，不得遺漏重要內(nèi)容。（三）準(zhǔn)確性1.檔案資料的內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，與工程實(shí)際情況相符。2.對(duì)文件資料中的數(shù)據(jù)、文字等進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。（四）真實(shí)性1.檔案資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.所有文件資料應(yīng)具有可追溯性，能夠證明其來(lái)源和真實(shí)性。（五）規(guī)范性1.檔案資料的格式、內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求。2.采用統(tǒng)一的紙張、字體、裝訂方式等，確保檔案資料的規(guī)范性。五、工程檔案整理要求（一）分類整理1.根據(jù)工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，確保同一類資料集中存放。2.每一類資料應(yīng)按照時(shí)間順序或邏輯順序進(jìn)行排列，便于查找和使用。（二）編號(hào)標(biāo)識(shí)1.對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.在檔案資料上標(biāo)注清晰的編號(hào)和標(biāo)識(shí)，便于識(shí)別和管理。（三）編制目錄1.為每一類檔案資料編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括資料名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。2.目錄應(yīng)與檔案資料一一對(duì)應(yīng)，方便查閱和檢索。（四）裝訂成冊(cè)1.對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得散頁(yè)。2.采用統(tǒng)一的裝訂方式，如左側(cè)裝訂，裝訂厚度應(yīng)適中，便于翻閱。（五）電子檔案整理1.對(duì)工程電子檔案進(jìn)行分類整理，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)。2.電子檔案應(yīng)采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS等，便于長(zhǎng)期保存和查閱。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行命名和標(biāo)識(shí)，確保文件名和文件夾名清晰反映檔案內(nèi)容。六、工程檔案移交流程（一）施工單位移交1.工程竣工后，施工單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成施工檔案資料的整理工作，并向監(jiān)理單位提交檔案資料審核申請(qǐng)。2.監(jiān)理單位對(duì)施工單位提交的檔案資料進(jìn)行審核，審核合格后簽署審核意見。3.施工單位將審核通過(guò)的檔案資料移交建設(shè)單位，移交時(shí)應(yīng)填寫工程檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）監(jiān)理單位移交1.監(jiān)理單位在工程竣工后，將整理好的監(jiān)理檔案資料移交建設(shè)單位。2.移交時(shí)應(yīng)填寫監(jiān)理檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）勘察設(shè)計(jì)單位移交1.勘察設(shè)計(jì)單位在工程竣工后，將工程勘察、設(shè)計(jì)文件及相關(guān)變更文件移交建設(shè)單位。2.移交時(shí)應(yīng)填寫勘察設(shè)計(jì)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（四）建設(shè)單位匯總移交1.建設(shè)單位收到各參建單位移交的檔案資料后，進(jìn)行匯總整理。2.對(duì)匯總后的工程檔案進(jìn)行審核，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.在工程竣工驗(yàn)收備案前，將工程檔案移交至當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門，并辦理移交手續(xù)。七、工程檔案移交時(shí)間要求（一）施工單位1.工程竣工后[X]個(gè)工作日內(nèi)，向監(jiān)理單位提交檔案資料審核申請(qǐng)。2.監(jiān)理單位審核通過(guò)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案資料移交建設(shè)單位。（二）監(jiān)理單位工程竣工后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將監(jiān)理檔案資料移交建設(shè)單位。（三）勘察設(shè)計(jì)單位工程竣工后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將勘察設(shè)計(jì)檔案資料移交建設(shè)單位。（四）建設(shè)單位1.收到各參建單位移交的檔案資料后[X]個(gè)工作日內(nèi)，完成匯總整理和審核工作。2.在工程竣工驗(yàn)收備案前[X]個(gè)工作日內(nèi)，將工程檔案移交至當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門。八、工程檔案保管與利用（一）保管要求1.建設(shè)單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.對(duì)工程檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案臺(tái)賬，便于查詢和管理。3.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的安全和完整。（二）利用要求1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案資料，并做好查閱記錄。3.查閱人員不得擅自涂改、損毀、丟失檔案資料，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.外單位查閱工程檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)建設(shè)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)工程檔案的收集、整理、移交及管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，以及移交時(shí)間、保管情況等。（二）考核評(píng)價(jià)