PAGE工商局檔案安全制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工商局檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工商行政管理工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》以及國家有關(guān)檔案安全管理的規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局機(jī)關(guān)各科室、直屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)以及所屬事業(yè)單位的檔案安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則檔案安全是檔案管理工作的首要任務(wù)，要始終把確保檔案的實(shí)體安全和信息安全放在首位，采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。2.預(yù)防為主原則樹立預(yù)防意識，強(qiáng)化日常管理，加強(qiáng)對檔案安全風(fēng)險(xiǎn)的分析和評估，提前采取防范措施，將安全隱患消除在萌芽狀態(tài)。3.制度管人原則建立健全檔案安全管理制度，明確各部門和人員的職責(zé)，通過制度規(guī)范檔案管理行為，確保檔案安全工作落到實(shí)處。4.科學(xué)管理原則運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段和科學(xué)的管理方法，提高檔案安全管理的效率和水平，保障檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局領(lǐng)導(dǎo)為組長，各相關(guān)科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全局檔案安全管理工作，研究解決檔案安全管理中的重大問題，決策檔案安全管理工作的重要事項(xiàng)。（二）檔案管理部門本局設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作，并具體組織實(shí)施檔案安全管理制度。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和本局檔案安全管理制度，制定檔案安全管理工作的具體措施和辦法。2.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，包括檔案的存放、整理、清點(diǎn)、檢查等工作，確保檔案存放有序、安全。3.建立健全檔案安全管理臺賬，記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況，做到賬目清晰、賬物相符。4.加強(qiáng)對檔案安全設(shè)施設(shè)備的管理和維護(hù)，確保消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防火、防塵、防光、防磁等設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。5.組織開展檔案安全檢查和隱患排查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改安全隱患，對重大安全隱患要及時(shí)報(bào)告檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。6.負(fù)責(zé)檔案信息安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。7.組織檔案管理人員參加檔案安全培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全意識和業(yè)務(wù)水平。8.配合有關(guān)部門做好檔案安全事故的調(diào)查處理工作，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善檔案安全管理制度。（三）各部門職責(zé)本局各科室、直屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)以及所屬事業(yè)單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并按照檔案管理部門的要求，做好檔案的安全保管和利用工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.對本部門保管的檔案進(jìn)行妥善保管，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失。3.嚴(yán)格按照檔案利用制度，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案利用過程中的安全。4.配合檔案管理部門做好檔案安全檢查和隱患排查工作，及時(shí)反饋本部門檔案安全管理情況。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的形成、積累和歸檔工作同步進(jìn)行。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，反映本部門工作活動(dòng)的全過程，不得擅自涂改、偽造、損毀文件材料。3.對重要文件材料和具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)文件和電子數(shù)據(jù)，并確保兩者內(nèi)容一致。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照國家有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和本局檔案分類方案，對收集的文件材料進(jìn)行科學(xué)分類、編號、編目和裝訂。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)保持文件材料的原有順序，不得隨意打亂或重新排列。對破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制后再進(jìn)行整理。3.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、存儲(chǔ)安全。四、檔案保管安全（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防火、防塵、防光、防磁等功能，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜門窗、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。4.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)，應(yīng)隨手關(guān)門，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火和存放易燃、易爆物品。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，不得混存。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。3.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）溫濕度控制1.檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測庫房溫濕度變化情況，并根據(jù)需要采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。（四）安全檢查與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每周進(jìn)行一次常規(guī)檢查，重點(diǎn)檢查檔案的存放情況、安全設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況、溫濕度控制情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并采取措施進(jìn)行整改。對重大安全隱患，應(yīng)立即報(bào)告檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并采取臨時(shí)防護(hù)措施，確保檔案安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。對發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。4.應(yīng)定期對檔案安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。消防器材應(yīng)定期檢查、更換，防盜門窗應(yīng)保持完好無損，溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行調(diào)試和維護(hù)。五、檔案利用安全（一）利用制度1.建立健全檔案利用制度，明確檔案查閱、借閱的范圍、程序和要求。2.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換、標(biāo)注、污損檔案。3.外單位人員因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本局檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫房。4.本局工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。5.外單位人員因工作需要借閱本局檔案的，應(yīng)按照上述查閱檔案的審批程序辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求歸還檔案。借閱重要檔案的，還應(yīng)簽訂保密協(xié)議，確保檔案安全。（二）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，對檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、利用人等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記臺賬應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用過程進(jìn)行監(jiān)督，確保利用人按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱檔案，防止檔案損壞、丟失和泄密。2.對利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。六、檔案信息安全（一）信息系統(tǒng)安全1.建立健全檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改和丟失。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，配備防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)設(shè)施，定期進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，并及時(shí)修復(fù)發(fā)現(xiàn)的安全漏洞。3.對檔案信息系統(tǒng)的用戶賬號和密碼應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格管理，定期更換密碼，嚴(yán)禁使用弱密碼。用戶賬號應(yīng)實(shí)行實(shí)名制，一人一號，不得混用。4.應(yīng)建立檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的異地存儲(chǔ)設(shè)備上。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（二）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保數(shù)據(jù)安全。3.應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)安全審計(jì)制度，對檔案數(shù)據(jù)的訪問、操作等情況進(jìn)行審計(jì)和記錄，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.加強(qiáng)對檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全管理，采取防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.嚴(yán)禁在檔案管理網(wǎng)絡(luò)中使用未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備和軟件，不得隨意接入外部網(wǎng)絡(luò)。如需接入外部網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并采取必要的安全防護(hù)措施。3.應(yīng)定期對檔案管理網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理網(wǎng)絡(luò)安全問題。（四）人員安全管理1.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和業(yè)務(wù)水平，使其熟悉檔案信息安全管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，掌握檔案信息安全管理的技術(shù)方法和操作技能。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其在檔案信息安全管理方面的責(zé)任和義務(wù)，嚴(yán)禁泄露檔案信息。3.對涉及檔案信息安全的人員變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行安全審查和交接，確保檔案信息安全不受影響。七、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確檔案安全事故的應(yīng)急處置流程、責(zé)任分工和保障措施等。2.檔案安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本局實(shí)際情況，定期進(jìn)行修訂和完善，確保其科學(xué)性、實(shí)用性和可操作性。（二）應(yīng)急處置流程1.檔案安全事故發(fā)生后，檔案管理人員應(yīng)立即報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人，并采取必要的應(yīng)急措施，如保護(hù)現(xiàn)場、搶救檔案等。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)立即報(bào)告檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并組織相關(guān)人員進(jìn)行應(yīng)急處置。3.檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)根據(jù)事故情況，迅速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織開展應(yīng)急救援工作，及時(shí)向上級主管部門和有關(guān)部門報(bào)告事故情況。4.在應(yīng)急處置過程中，應(yīng)采取有效措施，保護(hù)檔案的安全，盡量減少事故損失。對受損檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救和修復(fù)，確保檔案的完整性和可用性。5.應(yīng)急處置結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對事故原因進(jìn)行調(diào)查分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，完善檔案安全管理制度。（三）應(yīng)急保障措施1.建立檔案安全應(yīng)急物資儲(chǔ)備制度