PAGE新華書店檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)新華書店檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在書店經(jīng)營(yíng)管理、文化傳承等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于新華書店總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、門市部等部門的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是新華書店在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：新華書店的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映書店的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理書店在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及商業(yè)秘密、敏感信息等檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)新華書店檔案的集中管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類、整理，并定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，定期清理過(guò)期檔案，做好檔案的銷毀工作。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和統(tǒng)計(jì)工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。5.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為書店的經(jīng)營(yíng)管理提供決策依據(jù)。6.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)水平，不斷改進(jìn)檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.書店行政管理文件，包括上級(jí)文件、書店發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)etc.2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)文件，如圖書采購(gòu)合同、銷售記錄、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)管理文件，包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.人力資源管理文件，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。5.圖書出版相關(guān)文件，如選題策劃、編輯加工、校對(duì)記錄等。6.市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)文件，如促銷方案、廣告宣傳資料等。7.門店管理文件，如門市部運(yùn)營(yíng)記錄etc.8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。3.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行編目、裝訂，編制頁(yè)碼，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。4.對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方案1.行政管理類：包括上級(jí)文件、書店發(fā)文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：圖書采購(gòu)、銷售、庫(kù)存管理、市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷活動(dòng)等文件。3.財(cái)務(wù)管理類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)等文件。4.人力資源管理類：?jiǎn)T工檔案、招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核等文件。5.圖書出版類：選題策劃、編輯、校對(duì)、印刷等文件。6.門店管理類：門市部運(yùn)營(yíng)、客戶服務(wù)、店面裝修等文件。7.其他類：如榮譽(yù)證書、合同協(xié)議、重要信件等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次分類編號(hào)法，按照大類、屬類、小類等依次編號(hào)。2.編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，具有唯一性，便于識(shí)別和管理。3.例如，行政管理類檔案編號(hào)為XG01001，其中XG表示行政管理類，01表示上級(jí)文件屬類，001表示該屬類下的第一份文件。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映書店主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)書店有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。定期保管的檔案在保管期滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀。（二）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度適宜（14℃24℃），相對(duì)濕度在45%60%之間。3.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。（三）檔案的存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次排列上架，不得隨意堆放。3.對(duì)珍貴、易損檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合考慮其保存價(jià)值，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)鑒定確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，并報(bào)經(jīng)書店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期等信息。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)書店主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。2.外單位查閱或借閱新華書店檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)書店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如實(shí)反映檔案管理工作的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，為書店的決策提供依據(jù)。3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。（二）信息化管理1.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子