PAGE股權(quán)投資檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司股權(quán)投資檔案管理，規(guī)范股權(quán)投資檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作，確保股權(quán)投資檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為公司股權(quán)投資業(yè)務(wù)提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有股權(quán)投資項目從項目立項至項目結(jié)束后相關(guān)檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司股權(quán)投資檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.真實完整原則檔案資料應(yīng)如實反映股權(quán)投資項目的全過程，確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案信息安全，防止檔案資料泄露。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司股權(quán)投資檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、分類、編號、裝訂、保管公司股權(quán)投資項目的各類檔案資料。3.建立健全股權(quán)投資檔案管理臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.按照規(guī)定的保管期限，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.為公司各部門及相關(guān)人員查閱檔案提供服務(wù)，并做好查閱登記工作。6.定期對股權(quán)投資檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項目檔案資料的收集、整理和歸檔工作，并確保檔案資料的真實、完整和及時。2.在項目實施過程中，督促相關(guān)人員及時將工作中形成的各類文件材料移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門對項目檔案進(jìn)行整理、分類和編號等工作。4.按照檔案管理部門的要求，提供項目相關(guān)的資料和信息，配合檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門在股權(quán)投資項目中形成的文件材料的收集、整理和保管工作，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。2.在工作中應(yīng)積極配合檔案管理部門的檔案管理工作，按照檔案管理要求提供相關(guān)資料和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍股權(quán)投資檔案資料主要包括但不限于以下幾類：1.項目立項文件包括項目可行性研究報告、立項申請、立項批復(fù)等。2.投資決策文件包括投資決策委員會會議紀(jì)要、投資決策文件等。3.投資協(xié)議及相關(guān)文件包括投資協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議、增資協(xié)議等，以及與投資相關(guān)的法律意見書、盡職調(diào)查報告等。4.項目實施過程文件包括項目盡職調(diào)查資料、資產(chǎn)評估報告、審計報告、項目進(jìn)展情況報告、項目變更文件等。5.項目投后管理文件包括投后管理計劃、定期報告、重大事項報告、風(fēng)險預(yù)警及處置文件等。6.項目退出文件包括項目退出方案、退出交易文件、清算報告等。7.其他相關(guān)文件包括與股權(quán)投資項目有關(guān)的往來函件、會議記錄、財務(wù)報表、稅務(wù)資料等。（二）收集要求1.項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時組織相關(guān)人員收集項目各階段形成的文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其真實性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲。（三）整理方法1.分類按照股權(quán)投資項目的不同階段和文件材料的性質(zhì)，將檔案分為項目立項、投資決策、投資協(xié)議、項目實施、投后管理、項目退出等類別。2.編號對每一份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用“年份+項目序號+文件序號”的格式。3.裝訂對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨(dú)成冊。四、檔案的保管（一）保管期限股權(quán)投資檔案的保管期限分為永久、定期兩種。1.永久保管的檔案包括投資決策文件、投資協(xié)議及相關(guān)重要文件等，應(yīng)長期保存。2.定期保管的檔案定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。具體保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)確定。（二）保管方式及場所1.紙質(zhì)檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時保存的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類存儲，便于查找和利用。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全存放。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對已到保管期限的檔案應(yīng)及時進(jìn)行鑒定和處理。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱股權(quán)投資檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位查閱公司股權(quán)投資檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)審批后，查閱人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場監(jiān)督查閱人查閱，查閱人不得擅自將檔案帶出查閱現(xiàn)場。4.查閱人查閱檔案時，應(yīng)保持檔案資料的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印或復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱股權(quán)投資檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對已到保管期限的股權(quán)投資檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對已無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，可予以銷毀。2.對仍有一定保存價值，但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實際情況延長保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。3.對涉及公司重大權(quán)益、法律糾紛等重要檔案，應(yīng)永久保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出鑒定意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因、銷毀時間、監(jiān)銷人等內(nèi)容，銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司股權(quán)投資檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入將股權(quán)投資檔案資料進(jìn)行電子化錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。錄入的檔案信息應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保電子檔案的真實性和完整性。2.系統(tǒng)功能模塊檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析、鑒定銷毀等功能模塊，滿足公司檔案管理的各項工作需求。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時更新檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，保證電子檔