PAGE小作坊檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本小作坊檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本小作坊實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本小作坊內(nèi)所有涉及生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)等活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：小作坊設(shè)立專門的檔案管理崗位，負(fù)責(zé)各類檔案的集中收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和系統(tǒng)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映小作坊各項活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的完整性和安全性。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為小作坊的生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)等提供檔案信息服務(wù)。7.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案資料的形成、積累和整理工作，保證檔案資料的質(zhì)量。4.積極配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀、利用等工作，提供必要的檔案信息和利用需求。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，妥善保管檔案，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對重要檔案要采取特殊的保管措施，確保檔案的安全。4.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，熟悉檔案內(nèi)容，及時為利用者提供準(zhǔn)確、有效的檔案信息服務(wù)。5.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。6.參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.生產(chǎn)經(jīng)營類檔案：包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、原材料采購合同、銷售合同、客戶訂單等。2.行政管理類檔案：包括小作坊的各項規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等。3.技術(shù)研發(fā)類檔案：包括研發(fā)項目立項報告、技術(shù)方案、實(shí)驗數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙、專利申請文件等。4.其他類檔案：如對外宣傳資料、榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、培訓(xùn)資料等與小作坊生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的各類文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時、準(zhǔn)確地收集本部門在工作活動中形成的各類檔案資料。2.檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。對破損、褪色的檔案要及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步收集，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份。（三）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無效的文件，對文件進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單。2.整理好的檔案資料應(yīng)定期（每季度末）向檔案管理部門移交。移交時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時間等內(nèi)容，交接雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對接收的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步審核和整理，對不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。審核無誤后，將檔案資料按照檔案分類方案進(jìn)行分類存放，并建立檔案檢索系統(tǒng)。四、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（二）分類方法本小作坊檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。1.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，不同年度的文件分別整理。2.機(jī)構(gòu)（問題）：按照小作坊內(nèi)部的部門設(shè)置或問題性質(zhì)進(jìn)行分類。如生產(chǎn)部、銷售部、行政部等部門形成的檔案分別歸類，或按照生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)等問題進(jìn)行分類。3.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案劃分為永久、定期（[X]年、[X]年）三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整和裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，保持文件的整齊牢固。2.編頁號：在每份文件的有文字頁面右上角或左上角編寫頁號，空白頁不編號。3.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫全宗號、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、起止件號、盒號等項目。5.上架：將裝盒后的檔案按照分類順序上架存放，便于查找和管理。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、吸塵器等。2.對電子檔案應(yīng)配備專用的存儲設(shè)備，并定期進(jìn)行備份，存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管要求1.按照檔案分類方案和編號順序，將檔案整齊排列上架存放，便于查找和管理。2.建立檔案保管賬目，定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。3.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等，確保檔案的安全。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度，對查閱利用后的檔案及時歸位，防止檔案丟失或損壞。（四）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況時，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.采取有效的防蟲、防霉措施，定期投放防蟲藥，保持庫房清潔衛(wèi)生，防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。3.做好檔案的防火、防盜工作，安裝防火、防盜報警裝置，配備必要的消防器材，確保檔案庫房的安全。4.對電子檔案要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止因硬件故障、軟件問題、病毒感染等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，要做好電子檔案的安全防護(hù)工作，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、保守機(jī)密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，提出檔案處置意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、價值等因素，確定其保管期限。2.分析比較法：對同類檔案進(jìn)行分析比較，參考以往的鑒定經(jīng)驗和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限。3.效益評估法：考慮檔案對小作坊生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)等活動的現(xiàn)實(shí)利用價值和潛在效益，確定檔案的保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映小作坊主要職能活動和歷史面貌的，對小作坊有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如小作坊的設(shè)立、變更、注銷文件，重要的合同協(xié)議，財務(wù)審計報告，技術(shù)專利等，應(yīng)永久保管。2.定期保管的檔案：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定[X]年、[X]年等不同的保管期限。定期保管的檔案在保管期滿后，經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的，可以銷毀。（五）銷毀程序1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、文號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報小作坊負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，作為檔案銷毀工作的記錄。七、檔案的利用與查詢（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益和小作坊的合法權(quán)益。2.服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營原則：檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞小作坊的生產(chǎn)經(jīng)營活動，為提高小作坊的經(jīng)濟(jì)效益和管理水平提供支持。3.方便快捷原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。（二）利用范圍1.本小作坊內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.外單位因工作需要查閱本小作坊檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)小作坊負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案時，須有專人陪同。3.涉及司法案件等特殊情況需要查閱檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求辦理查閱手續(xù)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（三）查詢程序1.利用者填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、歸還日期等。4.利用者查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。5.查閱完畢后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱申請表上注明歸還日期，并簽字確認(rèn)。（四）借閱規(guī)定1.本小作坊內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位借閱檔案的，須經(jīng)小作坊負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、保密責(zé)任等事項。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期