PAGE讀書館檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)圖書館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在圖書館各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于圖書館全體工作人員及與圖書館業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案管理工作。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則圖書館檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映圖書館各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理圖書館在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、圖書館商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為圖書館工作人員和讀者提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立圖書館檔案管理室，作為圖書館檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施圖書館的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查詢和利用。對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記和催還工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀工作。積極參與檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。2.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理室。協(xié)助檔案管理室開展檔案管理工作，提供有關(guān)檔案資料和信息。督促本部門工作人員及時(shí)歸檔，確保檔案的及時(shí)形成和完整收集。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類圖書館檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括圖書館的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類圖書采購(gòu)檔案：包括圖書采購(gòu)計(jì)劃、訂單、合同、驗(yàn)收記錄等。圖書編目檔案：包括圖書編目規(guī)則、書目數(shù)據(jù)、編目過程記錄等。讀者服務(wù)檔案：包括讀者借閱記錄、讀者咨詢記錄、讀者投訴處理記錄等。圖書館設(shè)施設(shè)備檔案：包括圖書館建筑設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備維護(hù)記錄等。3.文獻(xiàn)資源類圖書檔案：包括館藏圖書的分類目錄、藏書清單、圖書清點(diǎn)記錄等。期刊檔案：包括期刊訂購(gòu)清單、期刊合訂本目錄、期刊索引等。電子資源檔案：包括電子圖書、數(shù)據(jù)庫(kù)的采購(gòu)合同、使用記錄、數(shù)據(jù)備份等。4.特殊載體檔案包括照片、錄音、錄像、光盤等檔案資料。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“大類代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.行政管理類：XZ2.業(yè)務(wù)管理類：YW圖書采購(gòu)檔案：YW01圖書編目檔案：YW02讀者服務(wù)檔案：YW03圖書館設(shè)施設(shè)備檔案：YW043.文獻(xiàn)資源類：WX圖書檔案：WX01期刊檔案：WX02電子資源檔案：WX034.特殊載體檔案：TZ流水號(hào)按照檔案形成的時(shí)間順序依次編排，從001開始。例如，行政管理類的第一份檔案編號(hào)為XZ001，圖書采購(gòu)檔案的第一份檔案編號(hào)為YW01001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體的資料。3.對(duì)于重要會(huì)議、活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理。4.對(duì)散存于個(gè)人手中的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催交和收集。（二）檔案整理1.檔案管理室收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄，并定期進(jìn)行備份。4.對(duì)照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行數(shù)字化處理，以便長(zhǎng)期保存和利用。五、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對(duì)珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的利用（一）檔案借閱1.圖書館工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱和編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理室對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱登記，并將檔案提供給借閱人員。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、銷毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。（二）檔案查閱1.讀者因?qū)W習(xí)、研究等需要查閱圖書館檔案，應(yīng)向圖書館提出申請(qǐng)，經(jīng)圖書館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理室安排專人協(xié)助查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理室。3.查閱人員如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理室同意，并按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)繳納復(fù)印費(fèi)用。（三）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理室應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理室定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作由檔案管理室組織，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。3.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，按照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)圖書館領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。4.檔案銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀檔案名稱和編號(hào)、銷毀數(shù)量、銷毀人員等信息，保存期限不少于[具體年限]年。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立圖書館檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括紙質(zhì)檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作。2.數(shù)字化檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，并定期進(jìn)行備份。（三）檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用1.利用檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案的收集、整理、編目、檢索、借閱等管理工作，提高檔案管理的