PAGE一補資助檔案管理制度總則目的為加強和規(guī)范一補資助檔案管理，確保檔案資料的真實、完整、安全和有效利用，保障一補資助工作的順利開展，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和教育資助政策，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的一補資助工作所形成的各類檔案資料管理，包括資助申請、審核、審批、資金發(fā)放等全過程產(chǎn)生的文件、材料、記錄等。基本原則1.真實性原則：檔案資料應如實反映一補資助工作的實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存一補資助工作各環(huán)節(jié)的相關資料，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案資料的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，保證檔案整理、保管、利用等工作有序進行。5.保密性原則：對涉及學生個人隱私和敏感信息的檔案資料，嚴格保密，防止信息泄露。檔案管理職責分工資助管理部門職責1.負責制定和完善一補資助檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督和檢查各部門及相關人員的檔案管理工作。3.負責收集、整理、審核和保管一補資助工作中形成的各類檔案資料。4.按照規(guī)定的期限和要求，對檔案進行分類、編號、裝訂、上架等整理工作。5.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。6.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。7.負責檔案的鑒定、銷毀等工作，并做好相關記錄。各部門職責1.按照本制度要求，負責本部門在一補資助工作中形成的檔案資料的收集、整理和移交工作。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準確歸檔。3.配合資助管理部門做好檔案的審核、查詢、利用等工作。檔案管理人員職責1.認真學習和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務知識，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責檔案資料的日常收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。4.負責檔案的借閱、查閱登記工作，嚴格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案的安全。5.積極為檔案利用者提供服務，及時、準確地查找和提供所需檔案資料。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。7.完成領導交辦的其他檔案管理工作任務。檔案的收集與整理收集范圍1.資助政策文件：包括國家、地方及本公司/組織發(fā)布的一補資助相關政策法規(guī)、通知、辦法等。2.資助申請材料：學生提交的一補資助申請表、家庭經(jīng)濟情況證明材料（如低保證、殘疾證、扶貧手冊等）、學生身份證明材料等。3.審核審批材料：各級審核審批過程中形成的意見、報告、會議記錄等。4.資金發(fā)放材料：資金發(fā)放憑證、銀行對賬單、學生簽收記錄等。5.其他相關材料：與一補資助工作有關的調查記錄、統(tǒng)計報表、宣傳資料等。收集要求1.各部門應及時將在一補資助工作中形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應真實、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行格式轉換和存儲，確保其可讀性和可利用性。整理方法1.分類：按照資助項目、時間順序、保管期限等進行分類。例如，可分為學前教育資助檔案、義務教育資助檔案等；也可按照年度進行分類，每年度內再按照資助環(huán)節(jié)進行細分。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.裝訂：將同一類別的檔案資料按照一定順序進行裝訂，確保整齊、牢固。對于紙張較大的文件，應進行折疊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，以便快速檢索和查閱檔案。檔案的保管保管期限1.一補資助檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.具有重要查考利用價值的檔案，如資助政策文件、重大資助項目資料等，應永久保管。3.其他一般性檔案，如資助申請材料、審核審批記錄等，保管期限為[X]年。保管場所1.應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等要求。2.庫房內配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。保管措施1.對檔案進行分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質等情況，應及時采取措施進行修復或處理。3.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴禁無關人員進入庫房。檔案管理人員離開庫房時，應關好門窗，切斷電源。4.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因導致數(shù)據(jù)丟失。檔案的利用利用范圍1.本公司/組織內部工作人員因工作需要查閱一補資助檔案。2.上級主管部門、審計部門、紀檢部門等因工作檢查、審計、監(jiān)督等需要查閱檔案。3.司法機關因辦案需要查閱檔案。利用手續(xù)1.本公司/組織內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.上級主管部門、審計部門、紀檢部門等查閱檔案，應出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。3.司法機關查閱檔案，應出具相關法律文書，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。利用方式1.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請，及時提供所需檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.查閱檔案一般應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出庫房。如需帶出，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案資料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由資助管理部門牽頭，組織相關人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、性質、利用價值等因素，綜合判斷檔案是否仍需保存。對于失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，報公司/組織領導審批。2.審批通過后，檔案管理部門應按照規(guī)定的方式進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀清冊》等相關資料歸檔保存。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.建立健全一補資助檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.公司/組織內部審計部門應將檔案管理工作納入審計范圍，對檔案的真實性、完整性、規(guī)范性等進行審計監(jiān)督。3.設立舉報信箱和舉報電話，接受社會公眾對一補資助檔案管理工作的監(jiān)督和舉報。檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的質量，如是否真實、完整、規(guī)范，簽字蓋章是否齊全等。3.檔案保管場所的安全狀況，如防火、防潮、防蟲、防盜等措施是否落實到位。檢查結果處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，責令相關部門限期整改。2.整改完成