PAGE海爾集團(tuán)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)海爾集團(tuán)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高集團(tuán)管理水平和工作效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于海爾集團(tuán)總部及所屬各子公司、分公司、事業(yè)部等所有部門和員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指海爾集團(tuán)在各項(xiàng)工作活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則集團(tuán)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映集團(tuán)各項(xiàng)工作活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集、整理集團(tuán)在各個(gè)領(lǐng)域形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及集團(tuán)機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門集團(tuán)設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檔案的集中管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案工作流程和標(biāo)準(zhǔn)。3.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄密等。4.為集團(tuán)各部門和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。5.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。6.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為集團(tuán)決策提供參考依據(jù)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門檔案移交至集團(tuán)檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括集團(tuán)各類會議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理文件等。2.經(jīng)營管理類檔案：涵蓋市場營銷、財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理、質(zhì)量管理等方面的合同、協(xié)議、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。3.技術(shù)研發(fā)類檔案：涉及產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、工藝改進(jìn)等過程中的設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利文件等。4.生產(chǎn)制造類檔案：包含生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備管理、質(zhì)量檢驗(yàn)等方面的記錄、報(bào)表、操作規(guī)程等。5.企業(yè)文化類檔案：如企業(yè)宣傳資料、員工活動記錄、企業(yè)文化建設(shè)成果等。6.其他類檔案：包括對外合作項(xiàng)目檔案、重大活動檔案、榮譽(yù)證書等具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)的原則，涵蓋各項(xiàng)工作活動的全過程。3.對重要文件和關(guān)鍵資料，應(yīng)實(shí)行提前介入收集，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為行政管理類、經(jīng)營管理類、技術(shù)研發(fā)類等一級類目，再根據(jù)具體情況細(xì)分二級、三級類目。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管場所1.集團(tuán)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備檔案密集架、檔案柜、防磁柜等存儲設(shè)備，確保檔案存放有序、安全。2.安裝消防設(shè)備、溫濕度監(jiān)測設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，保障檔案庫房的安全。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案：凡是反映集團(tuán)主要職能活動和歷史面貌的，對集團(tuán)發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年。主要是集團(tuán)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。4.短期保管的檔案：保管期限為15年以下。主要是集團(tuán)在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.集團(tuán)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的和范圍，經(jīng)集團(tuán)檔案管理部門審核，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注等。（三）檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱、借閱人員姓名、部門、時(shí)間、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息，便于跟蹤管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核，報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組和集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息徹底銷毀，如采用焚燒、粉碎等方式。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，由檔案管理部門人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同參與，銷毀后在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立海爾集團(tuán)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)滿足檔案查閱和利用的要求，一般不低于300dpi。2.圖像處理對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案的題名、日期、保管期限、密級等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲將數(shù)字化檔案與對應(yīng)的電子目錄進(jìn)行掛接，存儲在檔案管理信息系統(tǒng)的存儲設(shè)備中。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案檢索提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、編號等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。2.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，方便快捷地辦理借閱手續(xù)。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。4.統(tǒng)計(jì)分析對檔