PAGE學校財會檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強學校財會檔案管理，確保財會檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合學校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門涉及財會工作形成的各類檔案，包括會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務預決算資料、稅務資料、資產(chǎn)清查資料以及其他與財會業(yè)務相關的文件、記錄等。（三）管理原則1.統(tǒng)一領導，分級管理。學校財會檔案管理工作在學校領導的統(tǒng)一領導下，由財務部門負責組織實施，并接受檔案管理部門的監(jiān)督指導。2.依法依規(guī)，確保質量。嚴格遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，保證財會檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)符合要求，確保檔案質量。3.安全保密，便捷利用。采取有效措施保障財會檔案的安全與保密，防止檔案損壞、丟失和泄密；同時，要便于檔案的查閱、使用，提高檔案利用效率。二、管理職責（一）財務部門職責1.負責組織本部門財會檔案的收集、整理、裝訂、保管和移交工作。2.按照檔案管理要求，定期對財會檔案進行分類、編號、編目，編制檔案檢索工具，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。3.建立健全財會檔案借閱、查閱登記制度，嚴格履行審批手續(xù)，及時記錄檔案借閱、查閱情況。4.負責對已到保管期限的財會檔案提出鑒定意見，會同檔案管理部門等相關部門進行鑒定銷毀工作。5.配合檔案管理部門做好財會檔案的統(tǒng)計、清查等工作。（二）檔案管理部門職責1.負責制定學校財會檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導財務部門做好財會檔案的收集、整理、歸檔等工作，對檔案整理質量進行檢查和驗收。3.負責接收財務部門移交的財會檔案，按照檔案管理要求進行統(tǒng)一保管，并提供必要的保管條件。4.建立財會檔案庫房管理制度，確保檔案存放安全，定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.負責辦理財會檔案的查閱、借閱手續(xù)，對查閱、借閱情況進行登記和監(jiān)督。6.會同財務部門等相關部門對已到保管期限的財會檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)學校批準后組織實施銷毀工作，并做好銷毀記錄。（三）其他部門職責各部門應積極配合財務部門和檔案管理部門做好本部門涉及財會業(yè)務檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單、轉賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細賬（包括各類明細分類賬）、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等。3.財務報告：月度、季度、年度財務報表及附注，財務情況說明書等。4.財務預決算資料：年度預算編制、執(zhí)行情況報告，財務決算報告等。5.稅務資料：納稅申報表、稅務審計報告、稅務發(fā)票存根等。6.資產(chǎn)清查資料：資產(chǎn)清查報告、盤點表、評估報告等。7.其他與財會業(yè)務相關的文件、記錄：如財務制度、財務分析報告、經(jīng)濟合同、銀行對賬單、余額調(diào)節(jié)表等。（二）收集要求1.財務部門應按照會計核算和財務管理的要求，及時收集各類財會資料，確保資料的真實性、準確性和完整性。2.對于外來文件和資料，如發(fā)票、銀行對賬單等，應在收到后及時進行核對、整理，并妥善保管。3.各部門應將涉及財會業(yè)務的文件、記錄定期移交財務部門，由財務部門統(tǒng)一進行整理歸檔。（三）整理方法1.會計憑證的整理每月終了，由會計人員對當月的會計憑證進行分類整理，按照憑證編號順序排列，檢查憑證的張數(shù)、附件是否齊全。摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整。將整理好的會計憑證，加上封面和封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)，并由會計主管人員和裝訂人員在封面上簽章。裝訂時應使用棉線在左上角裝訂牢固，保證憑證的整齊、牢固，便于翻閱。2.會計賬簿的整理年度終了，各種賬簿在結轉下年、建立新賬后，一般應將舊賬集中統(tǒng)一整理。對于活頁賬簿，應抽出空白頁，撤去賬夾，用質地較好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)，并由記賬人員和會計主管人員簽章。會計賬簿應按照總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等順序進行編號、編目，編制賬簿目錄，以便查閱。3.財務報告及其他資料的整理財務報告應按照月度、季度、年度分別整理，裝訂成冊，并加蓋單位公章。財務預決算資料、稅務資料、資產(chǎn)清查資料等應按照類別進行整理，分別編制目錄，注明資料名稱、年度、編號等信息。其他與財會業(yè)務相關的文件、記錄應按照時間順序或重要性進行排列，分類整理歸檔。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.財務部門應在會計年度終了后，按照檔案整理要求，對當年形成的財會檔案進行整理、裝訂，編制檔案清冊，于次年上半年移交檔案管理部門歸檔。2.移交檔案時，財務部門應填寫檔案移交清冊，詳細注明檔案名稱、年度、卷號、冊數(shù)、起止日期、應保管期限等內(nèi)容，并由交接雙方簽字確認。3.檔案管理部門接收檔案后，應按照檔案保管要求進行分類存放，并建立檔案臺賬，記錄檔案的入庫、保管、查閱、借閱等情況。（二）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿中總賬、明細賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務報告中月度、季度財務報表保管期限為10年，年度財務報表永久保管。4.財務預決算資料、稅務資料、資產(chǎn)清查資料等保管期限根據(jù)相關規(guī)定執(zhí)行，一般為10年或永久保管。5.其他與財會業(yè)務相關的文件、記錄，按照其重要性和實際需要確定保管期限，一般不少于10年。（三）保管措施1.檔案管理部門應設置專門的財會檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設施設備，確保檔案存放安全。2.檔案應分類存放在檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。3.庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。4.定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質等情況，應及時采取措施進行處理，并做好記錄。5.對電子財會檔案，應采用安全可靠的存儲介質進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.校內(nèi)各部門因工作需要查閱財會檔案時，應填寫《財會檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，報財務部門負責人審批。2.財務部門負責人根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，批準后由財務部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.查閱人員只能在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱時應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞。4.查閱涉及機密的財會檔案，應經(jīng)學校主管領導批準，并嚴格遵守保密規(guī)定。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱財會檔案的，必須填寫《財會檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)財務部門負責人審核，學校主管領導批準后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。如確需復制或摘錄，應經(jīng)財務部門負責人同意，并注明出處。4.借閱人員歸還檔案時，應確保檔案的完整性和整潔性，由財務部門管理人員進行核對驗收。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學校成立由財務部門、檔案管理部門等相關人員組成的財會檔案鑒定小組，負責對已到保管期限的財會檔案進行鑒定。（二）鑒定方法1.鑒定小組應根據(jù)國家法律法規(guī)和學校實際情況，對已到保管期限的財會檔案進行逐卷審查，分析檔案的價值和保存必要性。2.對于涉及學校重要經(jīng)濟決策、歷史財務數(shù)據(jù)等具有重要價值的檔案，應適當延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。3.鑒定過程中，應詳細記錄檔案的鑒定情況，包括檔案名稱、年度、保管期限、鑒定意見等，并由鑒定小組成員簽字確認。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確需銷毀的財會檔案，由財務部門編制《財會檔案銷毀清冊》，詳細注明檔案名稱、年度、卷號、冊數(shù)、起止日期、應保管期限、已保管期限及其銷毀原因等內(nèi)容。2.《財會檔案銷毀清冊》經(jīng)財務部門負責人審核，