PAGE省社保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我省社保檔案管理，確保社保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我省實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我省各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)以及參與社保業(yè)務(wù)相關(guān)的單位和部門(mén)在社保業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：社保檔案應(yīng)如實(shí)反映社保業(yè)務(wù)辦理的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋社保業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料，保證檔案資料的全面性。3.安全性原則：采取有效措施保障社保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案整理、保管、利用等工作有序進(jìn)行。5.保密性原則：對(duì)于涉及個(gè)人隱私等敏感信息的社保檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（四）管理職責(zé)1.省社保管理部門(mén)負(fù)責(zé)全省社保檔案管理制度的制定、修訂和組織實(shí)施。對(duì)全省社保檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。負(fù)責(zé)全省社保檔案的集中存儲(chǔ)和保管（根據(jù)實(shí)際情況確定是否集中存儲(chǔ)）。2.各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本地區(qū)社保檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。建立健全本機(jī)構(gòu)社保檔案管理工作制度，明確崗位職責(zé)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。定期向省社保管理部門(mén)報(bào)送社保檔案管理工作情況。3.相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，負(fù)責(zé)及時(shí)將形成的社保檔案資料移交至檔案管理部門(mén)，并配合做好檔案管理相關(guān)工作。按照檔案管理要求，規(guī)范業(yè)務(wù)操作流程，確保檔案資料的質(zhì)量。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.參保登記檔案：包括參保單位和個(gè)人的基本信息登記表、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、身份證等相關(guān)證明材料。2.繳費(fèi)申報(bào)檔案：繳費(fèi)基數(shù)申報(bào)表格、工資報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等與繳費(fèi)相關(guān)的資料。3.待遇審核與支付檔案：待遇申請(qǐng)表格、身份證明、病歷、診斷證明、退休審批表等各類(lèi)證明材料。4.關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)檔案：轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表格、參保繳費(fèi)憑證、個(gè)人賬戶(hù)信息等資料。5.基金財(cái)務(wù)管理檔案：財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、基金收支明細(xì)等。6.業(yè)務(wù)審批檔案：各類(lèi)業(yè)務(wù)審批文件、會(huì)議紀(jì)要等。7.其他相關(guān)檔案：包括社保政策宣傳資料、業(yè)務(wù)培訓(xùn)記錄、信訪(fǎng)投訴處理材料等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料整理齊全，移交至檔案管理部門(mén)。2.移交的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照社保業(yè)務(wù)類(lèi)別，將檔案分為參保登記、繳費(fèi)申報(bào)、待遇審核與支付、關(guān)系轉(zhuǎn)移接續(xù)、基金財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)審批等類(lèi)別。2.編號(hào)：為每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢(xún)和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案夾或檔案盒進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于檢索。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理部門(mén)收到移交的檔案資料后，按照整理方法進(jìn)行分類(lèi)整理。2.將整理好的檔案資料按照編號(hào)順序依次裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)范圍等信息。3.建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔日期、編號(hào)、題名、移交部門(mén)等信息，并定期進(jìn)行核對(duì)。（二）保管期限1.永久保管：涉及社保政策法規(guī)制定、重大業(yè)務(wù)決策、重要權(quán)益記錄等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：[X]年保管期限：一般業(yè)務(wù)流程中形成的、在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案。[X]年保管期限：相對(duì)時(shí)效性較短的業(yè)務(wù)檔案。（三）保管要求1.保管場(chǎng)所：應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案裝具：使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案架、檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊。3.溫濕度控制：庫(kù)房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。4.定期檢查：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施處理。5.數(shù)字化管理：對(duì)重要的社保檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。同時(shí)，要做好電子檔案的備份和安全管理，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。四、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.參保單位和個(gè)人依法依規(guī)查閱本人的社保檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因工作需要依法查閱社保檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.復(fù)?。焊鶕?jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件，但應(yīng)注明“復(fù)印件與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.摘錄：利用者如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在摘錄內(nèi)容上簽字確認(rèn)。（三）借閱規(guī)定1.社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（四）特殊利用規(guī)定1.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因工作需要查閱、借閱社保檔案的，應(yīng)出具正式的協(xié)助查詢(xún)通知書(shū)或借閱函，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。2.涉及社保檔案的司法案件，應(yīng)按照司法程序進(jìn)行處理，檔案管理部門(mén)應(yīng)積極配合，提供必要的檔案資料。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干、財(cái)務(wù)人員等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)編制擬銷(xiāo)毀檔案清單，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.將擬銷(xiāo)毀檔案清單提交鑒定小組進(jìn)行審核，經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)本機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的銷(xiāo)毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門(mén)留存，一份交本機(jī)構(gòu)紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)備案。4.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。六、檔案管理的信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立全省統(tǒng)一的社保檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、檢索查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶(hù)權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息安全。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案整理要求，及時(shí)將紙質(zhì)檔案信息錄入系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）信息安全保障1.加強(qiáng)社保檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密存儲(chǔ)等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露和被非法篡改。2.制定信息安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)錄入員等人員的安全職責(zé)，定期進(jìn)行安全培訓(xùn)和應(yīng)急演練。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)本機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的日常監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）上級(jí)監(jiān)督省社保管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)全省社保檔案管理工作進(jìn)行