PAGE檔案庫房管理制度意義一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫房管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在檔案庫房管理方面的行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行分類、整理、存儲和檢索，提高管理效率。3.服務(wù)利用原則：方便公司各部門及員工對檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案庫房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案庫房管理制度，并組織實(shí)施。2.對公司各部門形成的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的齊全、完整。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作，包括檔案的整理、存儲、保管、查閱、借閱等。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案賬實(shí)相符。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、存儲有序。3.做好檔案庫房的安全防范工作，定期檢查庫房設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。4.為檔案查閱、借閱人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確地移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作，按照規(guī)定填寫檔案查閱、借閱申請表。三、檔案庫房建設(shè)與設(shè)施設(shè)備（一）庫房選址檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方，避免建在地下室或低洼地帶。（二）庫房布局1.檔案庫房應(yīng)分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等不同功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)木嚯x，便于管理和操作。2.檔案存儲區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行合理劃分，設(shè)置不同的檔案架（柜），并標(biāo)明檔案存放位置。（三）設(shè)施設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，以及溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等。2.檔案架（柜）應(yīng)符合檔案存儲要求，具備防火、防潮、防蟲等功能，能夠有效保護(hù)檔案。3.應(yīng)配備計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，以及檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時將本部門形成的檔案收集齊全，并定期移交至檔案管理部門。2.檔案收集范圍包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、照片、音像資料等各類載體的檔案。3.在檔案收集過程中，應(yīng)注意檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、有效。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對接收的檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。2.檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)合理、便于管理和利用的原則，可根據(jù)檔案的形成年度、保管期限、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。3.檔案編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。4.檔案編目應(yīng)包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等信息，以便于查閱和檢索。5.檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，保持檔案的原貌，便于長期保存。五、檔案存儲與保管（一）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放在檔案架（柜）上，不得隨意堆放。2.不同類別、年度、保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。3.檔案存儲應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，定期對檔案進(jìn)行倒架、清理，確保檔案存儲的合理性和有序性。（二）檔案保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，如有問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃地面、擦拭檔案架（柜），保持庫房整潔。4.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到查閱申請表后，應(yīng)及時安排檔案管理人員協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。（二）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成鑒定小組共同進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管狀況等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案是否仍具有保存價值。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門