PAGE大學(xué)檔案室借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大學(xué)檔案室檔案的管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校實(shí)際情況，特制定本借閱制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學(xué)院、部門及全體教職工、學(xué)生因教學(xué)、科研、管理等工作需要借閱檔案的行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案借閱工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在借閱過程中的安全，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)利用原則：在保證檔案安全的前提下，最大限度地滿足學(xué)校各方面工作對檔案的利用需求。二、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、課程大綱、教案、學(xué)生成績冊等。2.科研檔案：科研項(xiàng)目申請書、研究報(bào)告、論文發(fā)表記錄等。3.行政管理檔案：學(xué)校各類規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。4.人事檔案：教職工履歷表、考核材料、工資變動(dòng)記錄等（根據(jù)人事檔案管理規(guī)定，部分內(nèi)容需按特定程序借閱）。5.學(xué)生檔案：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲材料等（學(xué)生本人一般僅限查閱涉及自身的部分檔案）。（二）限制借閱的檔案情況1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案：嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱。2.正在進(jìn)行密級鑒定或尚未解密的檔案：待鑒定或解密后，按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.破損、褪色或字跡模糊，影響查閱的檔案：需經(jīng)檔案管理人員修復(fù)或復(fù)制后提供借閱。三、借閱申請與審批（一）借閱申請流程1.教職工借閱：填寫《大學(xué)檔案室檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.學(xué)生借閱：填寫《大學(xué)檔案室檔案借閱申請表》（可由輔導(dǎo)員或班主任協(xié)助指導(dǎo)填寫），詳細(xì)說明借閱目的、所需檔案內(nèi)容等。經(jīng)輔導(dǎo)員或班主任審核同意后，交至檔案室所在學(xué)院辦公室蓋章。（二）審批權(quán)限1.一般檔案借閱：借閱期限在一周以內(nèi)的，由檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限超過一周的，需經(jīng)學(xué)校分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審批。2.涉及重要、機(jī)密檔案借閱：無論借閱期限長短，均需經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）特殊情況借閱因特殊緊急情況需要借閱檔案且無法提前辦理申請審批手續(xù)的，借閱人應(yīng)電話聯(lián)系檔案室說明情況，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意后，可先行借閱，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦申請審批手續(xù)。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限規(guī)定1.短期借閱：一般檔案的短期借閱期限為一周，特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)可延長至兩周。2.長期借閱：因教學(xué)、科研等工作需要長期使用的檔案，借閱期限最長不超過一個(gè)月。如需繼續(xù)使用，應(yīng)在期滿前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還檔案室。如有特殊情況不能按時(shí)歸還，需提前向檔案室提出書面延期申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)確保檔案的完整、整潔，無損壞、涂改、丟失等情況。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。五、借閱方式與檔案使用（一）借閱方式1.現(xiàn)場借閱：借閱人憑有效證件到檔案室辦理借閱手續(xù)，在檔案室指定地點(diǎn)查閱檔案。2.電子檔案借閱：對于已數(shù)字化的檔案，經(jīng)檔案室同意，借閱人可通過學(xué)校檔案管理系統(tǒng)在線查閱或下載相關(guān)電子檔案，但不得擅自復(fù)制、傳播。（二）檔案使用規(guī)定1.借閱人只能在規(guī)定的借閱范圍內(nèi)使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.對于涉及知識產(chǎn)權(quán)等問題的檔案，借閱人應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)，不得侵犯他人權(quán)益。六、檔案安全與保密（一）安全保障措施1.檔案室應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全。2.借閱人在借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案帶出檔案室指定區(qū)域，防止檔案丟失或損壞。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）保密要求1.借閱人應(yīng)對所借閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案，必須嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。2.借閱結(jié)束后，借閱人應(yīng)將檔案歸還原位，不得私自留存或傳播檔案副本。對于電子檔案借閱，借閱人應(yīng)在使用完畢后及時(shí)刪除相關(guān)信息，確保檔案信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案借閱工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對借閱記錄進(jìn)行核對，確保借閱手續(xù)完備、檔案歸還及時(shí)。2.學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門有權(quán)對檔案借閱工作進(jìn)行不定期抽查，對違反借閱制度的行為進(jìn)行調(diào)查處理。（二）違規(guī)處理1.對于違反本借閱制度的借閱人，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予批評教育、暫停借閱資格等處理。2.如因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的，將依法依