PAGE行政審批檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政審批檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及行政審批事項(xiàng)所形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政審批檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映行政審批過程和結(jié)果，確保檔案的完整性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案檢索和利用體系，便于公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司行政審批檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司行政審批檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。4.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）行政審批業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門行政審批文件材料的收集、整理，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交。2.明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)指導(dǎo)和督促本部門工作人員做好文件材料的形成、積累和歸檔工作。3.在辦理行政審批事項(xiàng)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理要求，確保文件材料的真實(shí)、完整和規(guī)范。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案管理工作的正常開展。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等，保證檔案的安全和完整。3.積極為公司各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱和利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，做好查閱登記工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序做好檔案銷毀的相關(guān)記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在行政審批過程中形成的各類文件、材料，包括申請(qǐng)文件、審批文件、批復(fù)文件、會(huì)議紀(jì)要、專家評(píng)審意見、現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄等。2.與行政審批事項(xiàng)相關(guān)的合同、協(xié)議、承諾書等。3.行政審批過程中產(chǎn)生的各類證照、批文、證書等原件及復(fù)印件。4.其他與行政審批事項(xiàng)有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各行政審批業(yè)務(wù)部門應(yīng)在辦理完相關(guān)審批事項(xiàng)后，及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于重要的行政審批文件材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）整理方法1.按照行政審批事項(xiàng)的類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，同一事項(xiàng)的文件材料應(yīng)集中在一起。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來(lái)源等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。4.對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各行政審批業(yè)務(wù)部門整理好的文件材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的文件材料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理人員按照檔案分類方案，將歸檔的文件材料放入相應(yīng)的檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。（二）保管期限1.行政審批檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及公司重大利益、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律憑證作用的文件材料，如公司設(shè)立、變更、注銷的相關(guān)文件，重大項(xiàng)目的審批文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般性行政審批文件材料，如常規(guī)業(yè)務(wù)的審批文件、年度總結(jié)等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時(shí)性或一次性行政審批事項(xiàng)的文件材料。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱行政審批檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密或重要事項(xiàng)的行政審批檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位因工作需要查閱公司行政審批檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱人到檔案管理部門查閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效證件，并填寫《檔案查閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表或批準(zhǔn)文件的要求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱和利用服務(wù)，根據(jù)查閱人的需求，及時(shí)提供檔案原件或復(fù)印件。2.對(duì)于需要利用檔案進(jìn)行證明、決策等工作的，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況出具檔案利用證明。3.鼓勵(lì)公司各部門及相關(guān)人員充分利用行政審批檔案，發(fā)揮檔案的信息資源作用，為公司的發(fā)展提供支持。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司行政審批檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率，方便檔案的查閱和利用，提升檔案管理水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行日常管理工作。2.公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員可通過網(wǎng)絡(luò)終端查詢和利用檔案管理信息系統(tǒng)中的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司的決策提供數(shù)據(jù)支持。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的行政審批檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)