PAGE司法所檔案保管制度一、總則（一）目的為加強司法所檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于司法所各項工作中形成的各類檔案的保管。（三）檔案定義司法所檔案是指司法所履行職能活動中直接形成的、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：司法所檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映司法所的工作實際，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案保管職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案保管期限表，定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。3.做好檔案的安全防護(hù)工作，確保檔案的實體安全和信息安全。4.積極提供檔案利用服務(wù)，為司法所各項工作提供支持。5.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按時移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案利用規(guī)定，合理利用檔案資料。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與司法所工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.司法所制定的工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度等文件材料。3.各類業(yè)務(wù)工作中形成的法律文書、調(diào)解記錄、社區(qū)矯正檔案等。4.會議記錄、紀(jì)要、簡報等。5.聲像資料，如照片、錄音、錄像等。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.對重要文件材料應(yīng)及時收集，避免遺漏。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和工作流程進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗。3.聲像檔案：按照內(nèi)容、時間等進(jìn)行分類整理，注明拍攝時間、地點、人物等信息。4.電子檔案：按照電子文件管理要求進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔期限1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后及時歸檔。3.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行歸檔備份。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理要求。2.歸檔文件應(yīng)編制歸檔章，注明年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等信息。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保數(shù)據(jù)的一致性。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映司法所主要職能活動和基本歷史面貌的，對本所工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：凡是反映本所一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的檔案。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的檔案。保管期限為5年以下。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和保管期限進(jìn)行排列。2.聲像檔案應(yīng)存放在防潮、防火、防蟲的專用存儲設(shè)備中。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。（五）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度適宜。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。3.檔案庫房應(yīng)專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)工作原則：檔案利用應(yīng)圍繞司法所工作實際，為各項工作提供支持。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全，防止泄密。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)。查閱檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。（三）利用登記檔案利用應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限表和檔案的實際價值，對檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見。2.報經(jīng)司法所負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，編制銷毀清冊。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合司法所檔案管理的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)具備一定的計算機操作技能和信息化管理知識。2.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。3.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體司法所應(yīng)定期對檔案保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、歸檔、保管等工作是否符合規(guī)定。2.檔案利用與借閱是否規(guī)范。3.檔案庫房管理是否安全。4