PAGE經(jīng)紀(jì)人公司檔案制度一、總則（一）目的為加強本經(jīng)紀(jì)人公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本經(jīng)紀(jì)人公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指本經(jīng)紀(jì)人公司在業(yè)務(wù)活動、行政管理等過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、客戶資料、業(yè)務(wù)記錄、財務(wù)報表、人事檔案、行政文件等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司的業(yè)務(wù)活動和行政管理情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集和整理公司在各個階段形成的檔案，確保檔案的完整性，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策的需要。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)公司檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護工作，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對公司各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)能力。8.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)，辦理檔案的移交、接收等相關(guān)事宜。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.業(yè)務(wù)檔案客戶檔案：包括客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來記錄、服務(wù)合同等。項目檔案：涵蓋項目策劃方案、執(zhí)行記錄、成果報告等。演出檔案：涉及演出活動的策劃、組織、實施等相關(guān)資料。藝人檔案：包含藝人個人資料、演藝經(jīng)歷、形象宣傳等。2.行政檔案公司文件：如公司章程、股東會決議、董事會決議、總經(jīng)理辦公會紀(jì)要等。行政公文：包括各類通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。人事檔案：員工入職登記表、勞動合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核評價等。財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。固定資產(chǎn)檔案：固定資產(chǎn)購置合同、發(fā)票、驗收報告、折舊記錄等。證照檔案：公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、各類資質(zhì)證書等。3.其他檔案聲像檔案：照片、錄音、錄像等資料。電子檔案：存儲在電子介質(zhì)上的各類文件資料。（二）檔案編號1.檔案編號采用“分類代碼+年度+流水號”的方式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.分類代碼按照檔案分類設(shè)置，如業(yè)務(wù)檔案用“YW”表示，行政檔案用“XZ”表示，其他檔案用“QT”表示。3.年度采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。4.流水號按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開始。5.例如，一份2023年形成的業(yè)務(wù)類客戶檔案，其編號為“YW23001”；一份2023年的行政類人事檔案，編號為“XZ23001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.在業(yè)務(wù)活動和行政管理過程中形成的檔案材料，承辦人應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將檔案材料移交至本部門檔案管理人員。3.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門移交的檔案材料進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知承辦人補充或修正。4.對于重要的檔案材料，檔案管理人員應(yīng)提前介入，指導(dǎo)承辦人做好收集和整理工作。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.每份檔案應(yīng)保持其完整性，按照文件材料的形成順序進行排列，依次為封面、目錄、正文、附件等。3.對于紙張破損、字跡模糊的檔案材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并便于檢索和利用。5.整理后的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限等，以便于查閱和核對。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案移交至檔案管理部進行歸檔。2.歸檔時，檔案管理人員應(yīng)按照檔案編號順序?qū)n案上架存放，確保檔案存放有序，便于查找。3.同時，檔案管理人員應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的相關(guān)信息，建立電子檔案目錄，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（二）檔案保管1.檔案管理部應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。3.對不同保管期限的檔案應(yīng)進行分區(qū)存放，便于管理和查閱。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。5.對于電子檔案，應(yīng)定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱檔案的用途和范圍，經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，由檔案管理部安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。（二）查閱程序1.申請人提交《檔案查閱申請表》后，檔案管理部根據(jù)審批意見，確定是否提供查閱服務(wù)。2.如同意查閱，檔案管理部應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接待，并提供必要的查閱場所和設(shè)備。3.查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)公司書面同意，檔案查閱人員不得將檔案用于非申請用途的其他任何目的。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，查閱人員應(yīng)按照公司保密規(guī)定進行管理和使用，不得擅自傳播或披露。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部牽頭，組織公司相關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要程度等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，確定檔案的保管期限。4.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動、核心資產(chǎn)等具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案；長期保管的檔案保管期限一般為[X]年，主要是對公司經(jīng)營管理有一定參考價值的檔案；短期保管的檔案保管期限一般為[X]年，主要是時效性較強、保存價值相對較低的檔案。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，檔案管理部應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)檔案，一般采用焚燒或粉碎等方式銷毀；對于電子檔案，應(yīng)進行徹底刪除或格式化處理。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過檔案信息化建設(shè)提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策提供有力支持。（二）數(shù)字化處理1.對公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容清晰、完整。2.掃描后的電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并與檔案管理系統(tǒng)進行對接。3.在數(shù)字化處理過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)對數(shù)字化處理的質(zhì)量進行檢查，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、歸還、鑒定、銷毀等基本功能，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化流程。2.系統(tǒng)應(yīng)提供靈活的檢索功能，支持按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.具備權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.能夠生成各類檔案統(tǒng)計報表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計、利用情況統(tǒng)計等，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)