PAGE檔案管理制度套裝微胖一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案管理制度套裝。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在不同階段形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)公司/組織檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負責(zé)收集公司/組織各部門在工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理：按照檔案管理的規(guī)范要求，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案的安全存放，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案鑒定：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.檔案統(tǒng)計：建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案利用：積極為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。7.檔案信息化建設(shè)：推進檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案的及時歸檔。2.在日常工作中，各部門應(yīng)妥善保管本部門形成的檔案，防止檔案丟失、損壞。3.按照檔案管理部門的要求，積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案，具體包括業(yè)務(wù)合同、項目文檔、市場調(diào)研資料、財務(wù)報表、員工培訓(xùn)記錄、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告、技術(shù)文件等。3.基本建設(shè)類：涉及公司/組織基本建設(shè)項目的檔案，如項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收文件等。4.會計檔案類：按照國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，對公司/組織的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計檔案進行分類管理。5.聲像檔案類：包括公司/組織在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.實物檔案類：公司/組織獲得的各類獎杯、獎牌、榮譽證書、紀念品等實物檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的四級編號方式。2.全宗號：由檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司/組織檔案的整體編號。3.目錄號：根據(jù)檔案分類，對每一大類檔案編制目錄號，用于區(qū)分不同類別的檔案目錄。4.案卷號：在每一類檔案目錄下，對案卷進行編號，一個案卷號代表一組相關(guān)的檔案材料。5.件號：在案卷內(nèi)，對每份文件或資料進行編號，以便于查找和管理。（三）編號示例例如，某份行政管理類文件的編號為：00101001001，其中“001”為全宗號，“01”為行政管理類檔案的目錄號，“001”為該類檔案下的案卷號，“001”為案卷內(nèi)該文件的件號四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)在工作完成后及時將形成的檔案材料移交檔案管理部門。移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案移交情況進行檢查，確保檔案及時、完整歸檔。3.對于一些重要的臨時性工作或項目形成的檔案，檔案管理部門應(yīng)提前介入，及時指導(dǎo)相關(guān)部門做好檔案的收集工作。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對檔案材料進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。對于紙張規(guī)格不一致或破損的檔案材料，應(yīng)進行裱糊、修復(fù)等處理。4.按照檔案保管期限的要求，對檔案進行劃分，分別編制永久、長期、短期檔案目錄。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜，按照檔案類別和編號順序排列檔案，便于查找和管理。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行數(shù)據(jù)維護，確保電子檔案的完整性和可用性。3.嚴格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。檔案管理人員進入檔案庫房時，應(yīng)做好登記，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、用火和存放易燃、易爆物品。（三）檔案保密管理1.對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)設(shè)置專門的保密專柜存放，并嚴格限制查閱權(quán)限。2.查閱機密檔案時，必須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，并在檔案管理部門指定的地點查閱，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照機密檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案機密信息。對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.檔案鑒定工作應(yīng)形成鑒定報告，詳細記錄檔案鑒定的過程、結(jié)果及處理意見。（二）檔案銷毀1.對已鑒定失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息。2.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字，并報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，由檔案管理部門人員、監(jiān)銷人員共同簽字確認。4.銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)長期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱，并在檔案查閱登記簿上做好記錄，注明查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱檔案名稱等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。4.如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。摘抄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司/組織檔案時，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明借閱檔案的名稱、用途、期限等信息，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。2.檔案管理部門與借閱單位或個人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱檔案的范圍、期限、歸還時間、保密責(zé)任等內(nèi)容。3.借閱人員應(yīng)按照借閱協(xié)議的要求及時歸還檔案。如因特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、出賣檔案，不得擅自更改檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準確、及時、完整，報表內(nèi)容應(yīng)包括檔案類別、數(shù)量、增減變化情況、利用人次等信息。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理決策的重要依據(jù)，通過統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，采取有效措施加以改進。（二）檔案移交1.公司/組織因機構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因需要進行檔案移交時，應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，辦理檔案移交手續(xù)