PAGE氣象局檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)氣象局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于氣象局各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、直屬單位及其工作人員在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：氣象局檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映氣象局各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理和保管與氣象局工作相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、工作秘密等重要檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為氣象工作的決策、研究、業(yè)務(wù)開展等提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門氣象局設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全局檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.組織開展檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)，確保檔案的安全和完整，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點和維護(hù)。4.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.按照規(guī)定做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性。6.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度，做好借閱登記和歸還檢查。7.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。8.參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高全局檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。9.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.氣象業(yè)務(wù)類檔案：包括氣象觀測記錄、氣象預(yù)報資料、氣象服務(wù)產(chǎn)品、氣象災(zāi)害調(diào)查與評估報告等。2.行政管理類檔案：涵蓋氣象局各類會議文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等。3.科研項目類檔案：涉及氣象科研項目立項申報材料、研究過程記錄、成果鑒定與推廣應(yīng)用材料等。4.基建項目類檔案：包括基建項目規(guī)劃設(shè)計文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗收報告等。5.設(shè)備儀器類檔案：設(shè)備儀器的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄、報廢處置文件等。6.聲像檔案：氣象工作中的照片、錄音、錄像等資料，如重大氣象災(zāi)害現(xiàn)場照片、氣象觀測站建設(shè)影像資料等。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等，如氣象業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)文件、辦公自動化系統(tǒng)中的電子文檔等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時將本部門工作中形成的各類檔案收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.對于重要活動、重大項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后[X]個工作日內(nèi)收集整理，并移交檔案管理部門。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、抽取或丟失。對于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法進(jìn)行整理。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如氣象業(yè)務(wù)類、行政管理類、科研項目類等。每個大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號：為每一份檔案或一組檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。編號方法可采用年度類別順序號等形式。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于查詢和統(tǒng)計。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響檔案的查閱和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時修復(fù)或更換，以保證檔案的安全存放。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映氣象局主要職能活動和歷史面貌的，對氣象事業(yè)發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值或者涉及國家利益和安全的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：主要是在較長時間內(nèi)對氣象工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)對氣象工作有參考價值的檔案，保管期限為[X]年。2.各部門應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限，并在檔案整理過程中予以明確標(biāo)注。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，核對檔案數(shù)量、編號、保管期限等信息，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份管理，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分開存放，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，并制定相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，確保在突發(fā)情況下能夠有效保護(hù)檔案安全。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員因工作需要進(jìn)入庫房時，應(yīng)做好登記記錄。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保檔案利用工作合法、合規(guī)。2.服務(wù)氣象工作原則：檔案利用工作應(yīng)緊密圍繞氣象業(yè)務(wù)、行政管理、科研等工作需求，為氣象事業(yè)發(fā)展提供有力支持。3.保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及國家秘密、工作秘密等重要檔案，要采取必要的保密措施，防止泄密。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請要求，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。2.借閱：對于確需借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得涂改、轉(zhuǎn)借、丟失或擅自銷毀檔案，按時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)制件上加蓋“復(fù)制件與原件核對無誤”印章。復(fù)制件應(yīng)與原件內(nèi)容一致，確保其真實性和有效性。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用方式、利用內(nèi)容、審批意見等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便于查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等因素，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.價值評估原則：根據(jù)檔案對氣象事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實利用價值和歷史研究價值，科學(xué)評估檔案的價值，確定其是否需要繼續(xù)保存。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成，對擬鑒定的檔案進(jìn)行集體審議，形成鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已過保管期限且確無保存價值的檔案。2.內(nèi)容重復(fù)、無查考利用價值的檔案。3.因自然災(zāi)害或其他不可抗力因素導(dǎo)致?lián)p壞且無法修復(fù)的檔案。4.涉及國家秘密、工作秘密等重要信息，已失去保密價值且解密的檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.組織檔案鑒定小組對擬鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對鑒定為銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。4.將《檔案銷毀清冊》報經(jīng)氣象局分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可實施檔案銷毀工作。（四）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)刪除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀，防止數(shù)據(jù)泄露。（五）銷毀監(jiān)督檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)?！稒n案銷毀清冊》應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料，永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的氣象檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。2.推進(jìn)檔案信息資源共享，為氣象業(yè)務(wù)、科研、行政管理等工作提供便捷的信息支持，促進(jìn)氣象事業(yè)的信息化發(fā)展。（二）數(shù)字化檔案采集1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描后的檔案圖像及相關(guān)元數(shù)據(jù)信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、編目等操作，并與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、編號等進(jìn)行檢索，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。2.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱工作的效率和規(guī)范性。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對檔案的查閱、借閱、修改等操作進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的利用情況、保管期限、數(shù)量等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢測、