PAGE檔案離崗審核制度及流程一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，規(guī)范人員離崗時檔案的審核工作，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門及人員，包括但不限于檔案管理人員、各業(yè)務(wù)部門負責(zé)檔案整理與移交的人員以及因工作變動涉及檔案交接的離崗人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面審核原則對離崗人員所涉及的各類檔案進行全面細致的審核，涵蓋文件檔案、電子檔案等所有相關(guān)資料。3.責(zé)任明確原則明確各環(huán)節(jié)審核人員的職責(zé)，確保審核工作有序進行，責(zé)任落實到人。4.安全保密原則在檔案審核過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露，保障公司/組織的商業(yè)秘密和敏感信息安全。二、檔案范圍及分類（一）檔案范圍1.文件檔案包括公司/組織在日常運營過程中形成的各類紙質(zhì)文件，如合同協(xié)議、規(guī)章制度、會議紀要、工作報告等。2.電子檔案以電子形式存儲的各類文檔，如電子合同、電子報表、電子郵件等，涵蓋辦公軟件生成的文件以及特定業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)記錄。3.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)部門的特點，所產(chǎn)生的具有業(yè)務(wù)針對性的檔案，如銷售業(yè)務(wù)中的客戶檔案、采購業(yè)務(wù)中的供應(yīng)商檔案、項目檔案等。4.人事檔案員工個人的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、績效考核等相關(guān)資料。（二）檔案分類1.按年度分類將檔案按照形成的年度進行劃分，便于查找和管理。例如，20XX年度檔案單獨存放，依此類推。2.按部門分類根據(jù)公司/組織內(nèi)部的部門設(shè)置，將檔案分為各部門專屬檔案。如行政部檔案、財務(wù)部檔案、業(yè)務(wù)一部檔案等，明確檔案歸屬部門，方便歸口管理。3.按類別分類在上述分類基礎(chǔ)上，進一步細分檔案類別。如文件檔案可分為行政文件、業(yè)務(wù)文件等；電子檔案可分為辦公文檔、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件等；人事檔案可分為入職資料、晉升記錄等。三、審核職責(zé)分工（一）離崗人員所在部門1.整理檔案離崗人員所在部門負責(zé)組織該人員對其在工作期間所產(chǎn)生和保管的各類檔案進行全面整理。要求按照檔案分類標準，將文件資料進行分類、編號、編目，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.初步自查部門指定專人對整理后的檔案進行初步自查，重點檢查檔案資料是否齊全、有無缺失頁、編號是否連續(xù)、編目是否準確等。對于發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改補充，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.提交審核申請在完成檔案整理和初步自查后，離崗人員所在部門向檔案管理部門提交檔案離崗審核申請，附上整理后的檔案清單及自查報告。（二）檔案管理部門1.接收申請檔案管理部門負責(zé)接收離崗人員所在部門提交的檔案離崗審核申請及相關(guān)資料，對申請材料進行形式審查，確認申請手續(xù)完備后予以受理。2.組織審核檔案管理部門組建審核小組，成員包括檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家。審核小組依據(jù)本制度及相關(guān)檔案管理規(guī)定，對提交審核的檔案進行全面細致的審核。審核內(nèi)容包括檔案的真實性、準確性、完整性、規(guī)范性以及保密性等方面。3.反饋審核意見審核小組在審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，及時記錄并與離崗人員所在部門溝通反饋。對于一般性問題，要求所在部門限期整改；對于重大問題或涉及檔案內(nèi)容真實性、完整性存疑的情況，則需進一步調(diào)查核實，并形成詳細的審核意見反饋給離崗人員所在部門。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)部門1.協(xié)助審核在檔案管理部門組織審核過程中，如涉及其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門的檔案內(nèi)容或需要其他部門提供佐證材料時，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極協(xié)助配合。例如，涉及業(yè)務(wù)合同審核時，業(yè)務(wù)部門需提供合同執(zhí)行情況說明等相關(guān)資料。2.參與問題處理對于審核過程中出現(xiàn)的與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的問題，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)參與問題的調(diào)查處理，提供專業(yè)意見和解決方案，確保審核工作順利進行。四、審核流程（一）申請受理1.離崗人員所在部門將整理好并經(jīng)初步自查的檔案及審核申請?zhí)峤恢翙n案管理部門。2.檔案管理部門對申請材料進行形式審查，包括申請手續(xù)是否齊全、檔案清單是否清晰、自查報告是否完整等。如申請材料不符合要求，通知離崗人員所在部門補充完善后重新提交。3.經(jīng)形式審查合格后，檔案管理部門予以受理，并向離崗人員所在部門出具受理回執(zhí)。（二）審核實施1.檔案管理部門組建審核小組，明確審核人員分工及審核時間安排。2.審核小組按照檔案分類，對各類檔案進行逐卷、逐件審核。審核方式包括查閱紙質(zhì)檔案、電子檔案，核對相關(guān)業(yè)務(wù)記錄，詢問離崗人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員等。3.在審核過程中，審核人員認真填寫審核記錄，詳細記錄發(fā)現(xiàn)的問題及相關(guān)證據(jù)。對于存在疑問的檔案內(nèi)容，及時與離崗人員所在部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通核實。（三）問題整改1.審核小組完成審核后，將審核意見反饋給離崗人員所在部門。審核意見應(yīng)明確指出檔案存在的問題、整改要求及整改期限。2.離崗人員所在部門針對審核意見組織整改。整改過程中，安排專人負責(zé)跟進，確保整改措施落實到位。對于能夠立即整改的問題，應(yīng)及時處理；對于需要一定時間和資源整改的問題，制定詳細的整改計劃，明確整改責(zé)任人及時間節(jié)點。3.整改完成后，離崗人員所在部門向檔案管理部門提交整改報告及整改后的檔案資料，申請復(fù)查。（四）審核復(fù)查1.檔案管理部門收到整改報告及整改后的檔案資料后，安排原審核小組或其他專業(yè)人員進行復(fù)查。2.復(fù)查人員依據(jù)審核意見及整改報告，對整改情況進行逐一核實。如整改后的檔案符合要求，審核復(fù)查通過；如仍存在問題，要求離崗人員所在部門繼續(xù)整改，直至審核復(fù)查合格。（五）審核結(jié)果確認1.審核復(fù)查通過后，檔案管理部門出具檔案離崗審核結(jié)果確認書，明確檔案審核結(jié)論為合格，并將審核結(jié)果通知離崗人員所在部門及離崗人員本人。2.審核結(jié)果確認書應(yīng)作為檔案交接及后續(xù)檔案管理的重要依據(jù)，存入檔案管理部門的檔案記錄中。五、檔案交接（一）交接準備1.在檔案審核結(jié)果確認合格后，由檔案管理部門與離崗人員所在部門共同組織檔案交接工作。2.雙方提前確定交接時間、地點及交接人員名單，并通知相關(guān)人員做好準備工作。交接人員應(yīng)熟悉檔案交接流程及要求，確保交接工作順利進行。3.準備好檔案交接清單，清單應(yīng)詳細列出交接檔案的類別、數(shù)量、編號等信息，一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。（二）現(xiàn)場交接1.交接雙方在指定地點進行現(xiàn)場交接。交接過程中，按照檔案交接清單逐一核對檔案資料，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整、載體完好。2.對于紙質(zhì)檔案，雙方應(yīng)逐卷清點，檢查有無破損、缺頁等情況；對于電子檔案，應(yīng)檢查存儲介質(zhì)是否可讀，數(shù)據(jù)是否完整。3.在核對無誤后，交接雙方在檔案交接清單上簽字確認，完成檔案交接手續(xù)。（三）交接后事項1.檔案交接完成后，檔案管理部門負責(zé)對接收的檔案進行重新整理和歸檔，確保檔案存放有序、便于查找利用。2.離崗人員所在部門應(yīng)將檔案交接情況告知本部門相關(guān)人員，確保工作的連續(xù)性和檔案管理的一致性。3.檔案管理部門對檔案交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行總結(jié)分析，如有必要，對檔案管理制度及流程進行優(yōu)化完善。六、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，成員由公司高層管理人員、內(nèi)部審計人員及檔案管理專家組成。監(jiān)督小組定期對檔案離崗審核制度及流程的執(zhí)行情況進行檢查監(jiān)督。2.監(jiān)督小組通過查閱檔案審核記錄、抽查檔案交接情況、聽取相關(guān)部門匯報等方式，全面了解檔案離崗審核工作的開展情況，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題并提出改進意見。（二）責(zé)任追究1.對于在檔案離崗審核過程中，因故意或重大過失導(dǎo)致檔案缺失、損壞、信息泄露等問題的人員，按照公司/組織相關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任。責(zé)任追究方式包括警告、罰款、降職、辭退等，情節(jié)嚴重的依法追究法律責(zé)任。2.對于未按照本制度及流程要求進行檔案整理、審核、交接的部門，責(zé)令限期整改，并視情節(jié)輕重對部門負責(zé)人進行問責(zé)。3.因檔案審核不嚴或交接不清，給公司/組織造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并采取措施消除不良影響。七、附則（一）解釋權(quán)本制度及流程由公司/組織檔案管理部門負責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇具體問題或需要進一步明確相關(guān)規(guī)定，由檔案管理部門會