PAGE檔案制度規(guī)范體系情況一、總則（一）目的本檔案制度規(guī)范體系旨在加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)工作和活動(dòng)，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的歷史和現(xiàn)狀，涵蓋各項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的決策和業(yè)務(wù)工作提供及時(shí)、有效的支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司/組織設(shè)立檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)公司/組織的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的檔案管理制度和規(guī)范。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定公司/組織的各類(lèi)檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。5.對(duì)公司/組織各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案的收集、整理、保管和利用工作。（二）檔案管理人員檔案管理部門(mén)配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.做好檔案的安全保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。4.按照規(guī)定的程序和要求，為公司/組織內(nèi)部和外部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。5.協(xié)助檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，指導(dǎo)其他部門(mén)兼職檔案管理人員做好檔案管理工作。（三）各部門(mén)兼職檔案管理人員公司/組織各部門(mén)設(shè)立兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作。兼職檔案管理人員應(yīng)接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，熟悉檔案管理的基本要求和方法。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類(lèi)整理。2.定期對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。3.妥善保管本部門(mén)的檔案，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將本部門(mén)整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。三．檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書(shū)檔案：包括公司/組織的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度等。2.科技檔案：包括科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.人事檔案：包括員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、職稱(chēng)證書(shū)、勞動(dòng)合同、考核評(píng)價(jià)等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、客戶服務(wù)檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案等。6.其他檔案：包括公司/組織的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、印章檔案、照片檔案、音像檔案等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無(wú)效或不符合歸檔要求的文件。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段等進(jìn)行分類(lèi)，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。3.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)，裝訂成冊(cè)。4.人事檔案：按照員工類(lèi)別、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，建立個(gè)人檔案袋。5.業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)類(lèi)型、客戶等進(jìn)行分類(lèi)，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗。6.其他檔案：根據(jù)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)，采用相應(yīng)的整理方法進(jìn)行分類(lèi)整理。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)藥、滅火器等，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。2.對(duì)破損、褪色、字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案的保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處置，確保檔案的有效性和完整性。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。3.配備必要的消防設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。4.做好檔案的防蟲(chóng)、防霉、防鼠等工作，定期投放防蟲(chóng)藥、防霉劑等，防止檔案受到蟲(chóng)害和霉菌的侵害。5.對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，確保信息安全。五、檔案的檢索與利用（一）檢索體系檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案檢索體系，包括紙質(zhì)檔案目錄、電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、索引卡片等，方便檔案的查閱和利用。檔案檢索體系應(yīng)具備多種檢索途徑，如題名檢索、作者檢索、日期檢索、文號(hào)檢索等，提高檢索效率。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，并做好借閱登記和跟蹤工作。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為復(fù)制人員辦理復(fù)制手續(xù)，并做好復(fù)制登記工作。復(fù)制人員應(yīng)按照規(guī)定的用途使用復(fù)制的檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。（三）利用限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司/組織授權(quán)，不得查閱、借閱或復(fù)制。2.檔案的查閱、借閱和復(fù)制應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，不得擅自更改或簡(jiǎn)化手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案的查閱、借閱和復(fù)制情況進(jìn)行記錄和跟蹤，防止檔案信息泄露。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系、便于利用的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織檔案管理部門(mén)應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門(mén)代表組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織的檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和處置建議。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的價(jià)值和保存意義。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，確定檔案的存毀范圍。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組提出的檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)和處置建議，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。3.銷(xiāo)毀完