PAGE征集檔案資料管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料管理方面的工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案資料的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則建立健全檔案資料的檢索體系和利用制度，方便公司員工查閱和利用檔案資料。二、檔案資料的分類與編號(hào)（一）檔案資料的分類1.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定等，會(huì)議紀(jì)要、決議、通知等，人事檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄等，行政公文、信函、報(bào)表等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表等，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等，稅務(wù)申報(bào)、繳納記錄等，資金管理、資產(chǎn)管理等相關(guān)文件。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類包括市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、銷售合同等，產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制等相關(guān)文件，采購(gòu)合同、供應(yīng)商管理等文件，客戶資料、售后服務(wù)記錄等。4.技術(shù)研發(fā)類包括技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等，專利申請(qǐng)、技術(shù)創(chuàng)新記錄等，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件。5.項(xiàng)目管理類包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告等，項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，項(xiàng)目文檔、資料等。（二）檔案資料的編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式，如“2023XG001”，其中“2023”表示年份，“XG”表示行政管理類，“001”表示該類別下的第1份檔案資料。2.類別代碼行政管理類（XG）、財(cái)務(wù)審計(jì)類（CW）、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類（JY）、技術(shù)研發(fā)類（JS）、項(xiàng)目管理類（XM）。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作中形成的各類文件、資料、報(bào)表、記錄等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。3.公司員工個(gè)人提交的工作報(bào)告、總結(jié)、論文等。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)項(xiàng)、專利等相關(guān)資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自修改、偽造或銷毀。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止丟失。（三）整理方法1.分類整理按照檔案資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.編號(hào)標(biāo)注對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)標(biāo)注，并在檔案資料上加蓋編號(hào)章。3.編制目錄根據(jù)檔案資料的分類和編號(hào)，編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。4.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，確保檔案資料的整齊、美觀。四、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放檔案資料。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，并按照檔案資料的編號(hào)順序排列。檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清理和維護(hù)，防止檔案資料的霉變和損壞。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案資料的分類和編號(hào)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，便于查找和利用。3.特殊檔案保管對(duì)于一些特殊的檔案資料，如機(jī)密文件、重要合同等，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）保管期限1.永久保管對(duì)于公司的重要文件、資料、合同等，應(yīng)永久保管。2.定期保管對(duì)于一般性的檔案資料，保管期限為[X]年，到期后經(jīng)鑒定可進(jìn)行銷毀。（四）檔案資料的鑒定與銷毀1.鑒定工作定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限和價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由公司綜合管理部門組織，相關(guān)部門人員參加。2.銷毀程序?qū)τ谝堰^保管期限且無保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)填寫《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并做好銷毀記錄。五、檔案資料的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱和利用公司的檔案資料。（二）利用流程1.申請(qǐng)員工如需查閱和利用檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱和利用的檔案資料名稱、編號(hào)、用途等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)員工的申請(qǐng)內(nèi)容，進(jìn)行審批。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案資料，審批權(quán)限應(yīng)適當(dāng)提高。3.查閱經(jīng)審批同意后員工持《檔案資料查閱申請(qǐng)表》到公司綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。綜合管理部門工作人員應(yīng)按照員工的申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。4.利用員工查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門工作人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。5.歸還員工查閱和利用完檔案資料后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還綜合管理部門，并在《檔案資料查閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案資料，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱和利用。2.檔案資料的查閱和利用應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。六、檔案資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案資料管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案資料管理的效率和水平。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案資料錄入將紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料錄入信息化系統(tǒng)，建立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檢索查詢通過信息化系統(tǒng)提供的檢索功能，快速查詢所需的檔案資料。3.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案資料借閱的在線申請(qǐng)、審批和管理，提高借閱管理的效率。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案資料的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司的決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理采取必要的安全防護(hù)措施，確保信息化系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止檔案資料的泄露和丟失。（三）信息化系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)，提高操作人員的業(yè)務(wù)水平和安全意識(shí)。七、檔案資料管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作是否符合本制度的要求。2.檔案資料的信息化管理工作是否正常運(yùn)行。3.檔案資料管理人員的工作是否認(rèn)真負(fù)責(zé)，是否存在違規(guī)行為。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查公司綜合管理部門定期對(duì)檔案資料管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告。2.不定期抽查公司綜合管理部門不定期對(duì)檔案資料管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（四）違規(guī)處理對(duì)于違反本制度的部門和個(gè)人，公